Je hebt de fases voor planning en promotie van je evenement voor eten en drinken afgesloten. Je hebt de tickets verkocht. Nu is de dag aangebroken, en jij moet de gasten ontvangen.
Het leven van een gastheer of gastvrouw is niet makkelijk.
Je moet zorgen dat alles vloeiend en op tijd verloopt. Maar belangrijker nog, je moet zorgen dat iedereen het naar hun zin heeft.
We hebben 24 geweldige tips opgesteld voor het organiseren van een evenement voor eten en drinken dat mensen zich zouden herinneren. Volg ze voor het creëren van de juiste sfeer en het aansturen van de gesprekken.
1. Dek de tafels
De tafel is jouw doek voor de culinaire kunst. Zorg dat de tafels op zo’n manier gedekt zijn dat het past bij wat je serveert. Dek de tafels vroeg op de dag, zodat dat maar gebeurd is.
2. Stel de zitplaatsen op
Het is optioneel om zitplaatsen toe te wijzen, maar het kan helpen bij het op gang helpen van de conversatie. Koppel mensen aan elkaar die iets gemeen hebben.
3. Organiseer zitplaatsen en tafels op alfabet
Als je werkt met tafelplannen en zitplaatsen toewijst, moet je geen gebruik maken van naamkaartjes. Dit kan lastig zijn op een groot evenement. Maak het makkelijker voor je gasten door op alfabetische volgorde te organiseren.
4. Zorg voor muziek
Muziek is niet alleen belangrijk voor de juiste sfeer. Het kan ook zorgen dat er geen pijnlijke stiltes vallen tijdens de maaltijd. Gebruik Spotify om een afspeellijst te vinden die past bij het thema van het etentje.
5. Zorg voor transport en accommodatie
Als de locatie ver of moeilijk te bereiken is, moet je goed voor je gasten zorgen door onderzoek te doen naar transport en accommodatie. Zorg dat je de nummers van lokale taxi’s en hotels bij de hand hebt.
6. Voedselveiligheid
Zorg dat je je houdt aan de standaarden voor voedselveiligheid. Houd koud eten altijd in de koelkast, tot het tijd is om het te serveren. Vul snacks in kleine hoeveelheden aan, zodat ze niet bederven.
7. Zorg dat iedereen zich speciaal voelt
Al je gasten zijn VIP’s bij je evenement, en zo moet je hen ook behandelen. Groet iedereen aan het begin van de avond altijd persoonlijk, en zorg dat verlegen gasten voorgesteld worden aan anderen.
8. Begin goed
Als de gasten er zijn, is het tijd om met het feest te beginnen. Je moet een lekker welkomstdrankje en wat knabbeltjes voor de gasten klaarzetten, zodat ze trek krijgen.
9. Hors d’oeuvres
De hors d’oeuvres die je bij aankomst aan je gasten aanbiedt moeten klein maar lekker zijn. Schalen met kaas en crudité zijn altijd goed. Zorg dat deze goed verspreid zijn door de ruimte.
10. Kondig het menu aan
Het is nu ook een goed moment om je gasten te laten weten wat ze te wachten staat. Je kunt hier twee vliegen in één klap slaan. Ten eerste maak je mensen enthousiast voor het eten. En ten tweede kun je achter eventuele dieet-eisen van je gasten komen.
11. Houd de wijn goed op temperatuur
Het is belangrijk om te zorgen dat de wijn de juiste temperatuur heeft. Over het algemeen moet rode wijn bewaard worden in een temperatuur van 12–18 graden, en witte wijn in 8–12 graden. Zorg dat je rode wijn 30–60 minuten voor het serveren ontkurkt.
12. Combineer de wijn met het juiste eten
Denk erover na wat voor eten er past bij de wijn die je serveert. Zelfs als je evenement een wijnproeverij is, moet je kaas en druiven aanbieden.
13. Breek het ijs
Tenzij iedereen elkaar al kent, moet je proberen om het ijs al vroeg te breken. Stel gasten aan elkaar voor of bereid een spelletje voor.
14. Laat de gasten je helpen
Laat de gasten je vooral helpen als ze dit voorstellen. Het lijkt intuïtief misschien onprofessioneel, maar het kan ook ongemakkelijk zijn als je erop staat om alles zelf te doen.
15. Bied geen excuses aan
Tenzij er iets serieus mis gaat, moet je geen excuses maken voor het eten. De gasten zullen het niet waarderen als ze bij ieder gerecht een disclaimer krijgen.
16. Serveer het eten snel
Je moet zorgen dat iedereen binnen een korte tijd eten krijgt. Zo hoeft er niemand op zijn of haar eten te wachten terwijl anderen al eten…of wachten zodat hun eten koud wordt.
17. Veranderen van zitplaats
Het is optioneel om halverwege de avond van zitplaats te veranderen. Maar het kan een handige manier zijn om mensen aan te sporen om het gesprek aan te gaan met anderen mensen, in plaats van de hele avond bij dezelfde mensen te zitten.
18. Houd het gesprek in goede banen
Als gastheer of gastvrouw is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft. Als het over een zwaar onderwerp gaat (Thierry Baudet?), moet je proberen van onderwerp te veranderen als mensen zich ongemakkelijk voelen.
19. Let goed op lichaamstaal
Om subtielere manier om te zorgen dat het leuk is, is letten op de lichaamstaal van je gasten. Als de gasten er verveeld uitzien, is het tijd om verder te gaan naar het toetje.
20. Eindig met het toetje
Het is altijd een goed idee om af te sluiten met een toetje. Het hoeft niet heel deftig te zijn, maar iets zoets gaat er altijd in. Serveer het met koffie of thee, maar zorg dat de koffie cafeïnevrij is.
21. Ontspan je
Je hebt veel verantwoordelijkheden, maar het is belangrijk dat je je ook kunt ontspannen. Je hebt het dan meer naar je zin, en het is ook niet fijn om te zien dat de gastheer of gastvrouw steeds stress heeft.
22. Bedank de gasten voor het komen
Als de avond voorbij is, is het belangrijk om iedereen te bedanken voor het komen. Ze voelen zich dan gewaardeerd, en het is dan waarschijnlijker dat ze naar je volgende evenement komen.
23. Vraag om feedback
Je moet op de dag na het evenement altijd om feedback vragen, maar je kunt ook een paar gasten benaderen op de avond zelf. Vraag hen om wat feedback en kijk of er dingen zijn die je in de toekomst kunt verbeteren.
24. Loop met mensen mee naar de deur
Weet je die nummers van taxi’s en hotels nog? Misschien heb je daar nu wat aan. Je moet in ieder geval met mensen meelopen naar de deur.
Dat is alles!
Je weet nu hoe je een evenement voor eten en drinken host.
Hopelijk wordt het een geweldig evenement, zonder vervelende gespreksonderwerpen en ongemakkelijke situaties.
Als je nog tips hebt die hier niet tussen staan, kun je deze delen in de opmerkingen.