Live optredens zien er vaak zo moeiteloos uit dat het vaak makkelijk is om te vergeten hoeveel werk er bij komt kijken.
Misschien is er maar één muzikant, spreker, of komediant op het podium, maar achter de schermen is het druk.
In dit artikel leer je hoe je alles moet organiseren, zodat er tijdens de show niets fout gaat. Want er is niets leuks aan een slecht uitgevoerde show.
Behalve The Play That Goes Wrong.
In deze tekst hebben we het over…
- De voor- en nadelen van het gebruiken van een boekingsbureau (en kiezen voor direct)
- Op welke regels je van tevoren moet letten
- Hoe je een budget plant
- Wie je nodig hebt in je team
- Hoe je vertragingen verantwoordt
- Hoe je de juiste locatie vindt (en deze voorbereidt)
- Hoe je geluid en licht checkt
Laat de show nu maar van start gaan!
1. Boekingsbureau vs. direct
Bij het boeken van een artiest moet je een keuze maken. Je hebt twee opties: je boekt artiesten via een boekingsbureau of direct.
Beide opties hebben voordelen en nadelen, die we nu zullen bespreken.
Voordelen van een boekingsbureau
Een boekingsbureau is een goede opties als je niet precies weet wat je zoekt.
Boekingsbureaus…
- Kunnen je helpen bij het vinden van de juiste act voor je evenement
- Kunnen een vervangende act voor je zoeken in geval van annuleringen
- Hebben een marketingteam om te helpen met promotie
- Werken met een adequate wervingsprocedure en contracten
Anders gezegd, een boekingsbureau is professioneler (meestal).
Nadelen van kiezen voor een boekingsbureau
Met een boekingsbureau zijn er meer mensen bij betrokken, en dat betekent hogere kosten.
Boekingsbureaus…
- Voegen hun eigen tarief toe aan het salaris van de artiest
- Kunnen heel kort van tevoren opeens een vervangende act sturen
- Werken als bemiddelaars, wat de communicatie kan vertragen
Zoals men zegt, hoe meer mensen, hoe meer problemen.
Tip: The Unsigned Guide is één van de meest complete gidsen van niet-ondertekende akten in het Verenigd Koninkrijk.
Voordelen van direct te werk gaan
Als boekingsbureaus te bureaucratisch zijn voor jouw stijl, kun je het altijd direct aanpakken.
Met direct werken…
- Krijg je precies de artiest die je wilt
- Kun je goedkoper uit zijn, want er zijn geen bemiddelaars
- Kun je voor de show duidelijk communiceren
In andere woorden, je bespaart jezelf het gedoe van contact met “account managers”.
Nadelen van direct werken
Er zijn ook nadelen als je geen gebruik maakt van een bureau bij het boeken van een artiest.
Met direct werken…
- Heb je misschien geen backup plan als de artiest annuleert
- Zul jij verantwoordelijk zijn voor alle contactzaken
Met andere woorden, direct werken heeft meer risico’s. Maar het kan handig zijn, als je je huiswerk doet.
2. Pak het boek met regels erbij (of schrijf er één)
Het is een goed idee om de regels erbij te houden, of je nu via een bureau of direct boekt.
Regels om te bespreken met de artiest of het bureau zijn…
- Hoeveel voorprogramma acts je nodig hebt (als je die nodig hebt)
- De tijdsduur van het optreden (inclusief het voorprogramma)
- Beperkingen in taalgebruik of onderwerpen die besproken mogen worden
- Betalingen (vaste prijs of percentage van de entree of bar-opbrengst)
- Openbare aansprakelijkheidsverzekering
Het is altijd beter om op veilig te spelen als het om de regels gaat. Zo weet iedereen voor de show wat ze moeten verwachten.
Let op: Download dit spiekbriefje om te zien wat je moet bespreken bij het boeken van een artiest.
3. Plan je budget
Ga nooit raad-schatten. En gebruik nooit het woord “raad-schatten”, want dat woord bestaat niet.
Probeer zo specifiek (en realistisch) mogelijk te zijn bij het plannen van het budget voor je show. Kijk naar vergelijkbare shows, om je voorspellingen hierop te baseren.
Bel artiesten, locaties, cateraars en andere mensen die je nodig hebt voor het evenement. Verzamel zoveel mogelijk specifieke offertes.
Ga dan prijzen vergelijken en bepaal het budget. En wees voorbereid op onverwachte uitgaven. Je krijgt hier zeker mee te maken.
Het is ook een goed idee om te werken met een ticketverkoopsysteem dat je in realtime updates geeft (later meer hierover). Zo kun je je budget aanpassen terwijl de tickets verkocht worden.
4. Een bekwaam team recruteren
Met vele handen zorg je dat een live show zonder problemen verloopt. En vele geesten werken beter dan één, hoe geweldig die van jou ook is.
Je hebt mensen nodig om…
- Te communiceren met mediakanalen
- De evenementen te promoten via social media
- De voorverkoop van tickets te beheren
- Te zorgen voor technische aspecten
- Op de avond zelf bij de deur te staan
Je kunt op dit punt terugkomen als je een duidelijker plan hebt voor je show (zie #5).
5. Verantwoord mogelijke vertragingen
Net als bij het budget, moet je ook het onverwachte verwachten als het gaat om tijdsbeheer. Je hebt veel factoren niet in de hand.
Misschien komt de artiest op weg naar de locatie wel vast te zitten in het verkeer. Hetzelfde geldt voor het cateringbedrijf en andere mensen waar je niet zonder kunt.
Het enige wat je wel in de hand hebt is voorbereiding. Bedenk een noodplan, zodat gasten zich niet gaan vervelen terwijl ze wachten tot er iets gebeurt.
6. Kies de juiste locatie
De locatie van de show moet passen bij het soort optreden dat je plant. Maar het kan ook goed uitpakken om wat conventioneel te zijn, als dit bij het thema past.
Je moet zorgen dat de locatie…
- Toegankelijk is en zich bevindt in de buurt van openbaar vervoer
- Genoeg ruimte heeft voor het aantal mensen dat jij verwacht
- Jouw evenement geloofwaardigheid verschaft
- Alle faciliteiten heeft die jij nodig hebt voor de show
- Bij je budget past
Maar dat is niet alles. Je moet de locatie en het podium ook voorbereiden voor de artiesten.
Tip:The Gig Guide heeft een goede lijst aan locaties voor live optredens in het Verenigd Koninkrijk.
7. Bereid de locatie voor
De positie van het publiek kan een grote impact hebben op hoe de show gaat.
Tijdens een rock concert zal er niet gepraat kunnen worden. Maar tijdens een komedie-avond is er misschien interactie met het publiek nodig.
Twee veelvoorkomende stijlen van zitplaatsindeling bij shows zijn cabaret (met tafels) en theater (in rijen). De eerste is handig als je denkt dat de show niet uitverkocht wordt, omdat de zaal dan voller lijkt.
Een sluw trucje om te zorgen dat mensen dichter bij het podium gaan zitten, is door de achterste rijen te markeren als ‘gereserveerd’. Als de voorste rijen gevuld zijn, kun je de bordjes met ‘gereserveerd’ weghalen.
Tot slot moet je zorgen dat de gasten genoeg ruimte hebben om zich te bewegen. Dus geen lange rijen met zitplaatsen zonder gangpad in het midden.
Het podium is het middelpunt van de avond, dus je moet zorgen dat het hoger staat dan de zitplaatsen. De enige uitzondering hierop is in een amfitheater.
Als de locatie die je hebt gekozen geen podium heeft, moet je proberen er één te regelen. Een geïmproviseerd podium is voordelig te huren en binnen tien minuten opgezet.
8. Zorg voor podiumverlichting
Het podium vestigt de aandacht op de artiest, en de verlichting doet dit ook. Ook hierbij zijn uitzonderingen, zoals een jazz-avond met schemerige verlichting.
Maar laten we er vanuit gaan dat het optreden die avond centraal staat, en niet de achtergrondgeluiden. Je moet zorgen dat de spotlights op het podium gericht zijn.
Communiceer met het personeel van de locatie of je technische team om te zorgen dat het podium goed verlicht is. Als de artiest zich over het podium beweegt, moeten er geen plaatsen zijn waar hij of zij niet zichtbaar is.
Je moet ook de hoofdverlichting in de locatie kunnen dimmen voor het optreden. Dat is een signaal voor het publiek dat de show gaat beginnen.
Tip:The Stage heeft een goed overzicht van providers van podiumverlichting in het Verenigd Koninkrijk.
9. Controleer het geluid
Tijdens het optreden is het geluid net zo belangrijk als het licht. Als de locatie zelf geen geluidssysteem heeft, moet je hier van tevoren voor zorgen.
Het type microfoons hangt af van het optreden. Muzikanten hebben vaak het liefst draadloze microfoons met een verstelbare standaard. Komedianten houden van bekabelde microfoons met een rechte standaard. Acteurs of sprekers willen misschien dat de microfoon aan hen vastzit, zodat ze zich vrij kunnen bewegen.
Het geluidssysteem moet speakers hebben aan beide zijden van het podium en monitoren die op de artiest gericht zijn. Speakers achter het publiek zijn optioneel maar kunnen nodig zijn bij een grotere show.
Zorg dat je overal een reserve van hebt. Microfoons en kabels kunnen het op de slechtste momenten begeven.
Tip:The Stage biedt een goed overzicht van leveranciers van geluidssystemen in het Verenigd Koninkrijk.
Klaar om tickets te verkopen voor de show?
Je hebt de artiest en de locatie geregeld. De zitplaatsen zijn goed georganiseerd. De verlichting en het geluid zijn voorbereid.
Nu is het tijd om die plaatsen te vullen.
Laat je show noteren op een site voor evenementennotering zoals Billetto en promoot het overal!
Veel succes!