You only get one shot, do not miss your chance to blow, this opportunity comes once in a lifetime, yo…
– Eminem, “Lose Yourself”
Als live artiest begrijpt Eminem de waarde van een generale repetitie. Niets is gênanter dan over je eigen woorden struikelen voor een opgewonden (en oordelend) publiek.
Als organisator van evenementen zou je een generale repetitie net zoveel moeten waarderen als Eminem. Hoewel jullie beroepen anders zijn, is het resultaat van een mislukt evenement hetzelfde: mensen zullen boe gaan roepen. En met dingen gaan gooien.
Laten we daarom een kijkje nemen naar de generale repetitie voor evenementen, waarom ze belangrijk zijn en hoe ze moeten worden uitgevoerd.
Lees verder om te ontdekken…
- Wat een generale repetitie is
- Waarom je er een voor je evenement moet doen
- Hoe een succesvolle generale repetitie te doen
- De verschillende soorten generale repetities
- Voor welke evenementen een generale repetitie het meest geschikt is
- Een checklist voor een generale repetitie van evenementen
De waarheid is dat je niet maar een kans hebt om een succesvol evenement te organiseren. Tenminste niet als je goed repeteert.
Wat is een generale repetitie voor evenementen?
Degenen onder jullie die bekend zijn met de wereld van het theater zullen weten wat de term ‘generale repetitie’ is. Het is waar de acteurs het hele stuk doorlopen alsof het publiek aanwezig is.
Tijdens een generale repetitie zijn er geen pauzes, opmerkingen of veranderingen toegestaan. Het is een briljante oefening in wat er op de dag kan gebeuren en hoe iedereen met eventuele fouten zal omgaan.
Een generale repetitie voor je evenement moet vergelijkbaar zijn met een generale repetitie in het theater. Op deze manier kun je controleren of jij en je personeel goed zijn voorbereid op wat er gaat komen als de daadwerkelijke gasten arriveren.
Zie het als een brandoefening. Het is niet de bedoeling om extra stress te veroorzaken, maar eerder om het te verminderen, omdat iedereen al precies weet wat ze moeten doen.
Waarom zou je een generale repetitie voor je evenement doen?
Enige tijd geleden kwam Barack Obama’s limousine met de bijnaam “The Beast” op een verkeersdrempel vast te zitten. (Of niet, afhankelijk van wie je het vraagt.) Het leek voor de meeste mensen een hilarisch scenario — en belachelijk in de ogen van zijn critici.
Stel je voor dat de veiligste auto ter wereld door een kleine verkeersdrempel uitgeschakeld wordt. Dit scenario benadrukt hoe belangrijk generale repetities zijn voor het succes van een evenement.
Hoe een succesvolle repetitie van een evenement te doen
Behandel elk aspect van je evenement om ervoor te zorgen dat het antwoord van jezelf en je team is zoals je wilt. Het team van Obama had waarschijnlijk verschillende grondige repetities gedaan.
Dat was echter vóór het noodlottige bezoek aan Ierland. Ze zijn die dag iets vergeten en het resultaat is nu overal op internet voor mensen te zien.
Een generale repetitie van een evenement legt die kleine kiertjes in het harnas bloot die mogelijk tijdens het planningsproces niet duidelijk zijn. Ze komen niet tevoorschijn totdat je aan de daadwerkelijke uitvoering begint.
Om te weten hoe je een geslaagde repetitie van een evenement doorloopt, is het belangrijk dat je de verschillende soorten repetities voor een evenement begrijpt en ook voor welke evenementen ze het meest geschikt zijn.
De verschillende soorten generale repetities
De soort generale repetitie die je voor je evenement zult doen, zal grotendeels afhangen van het soort evenement dat je organiseert. Maar als algemene vuistregel zijn er twee soorten generale repetities.
Technische generale repetitie
Hier test je alle technische apparatuur die je van plan bent tijdens het hoofdevenement te gebruiken. Dat omvat geluid, verlichting, speciale effecten en automatisering.
In het theater zullen de ontwerpers bijvoorbeeld een speciale repetitie uitvoeren om te zien hoe licht de kleur van de rekwisieten en kostuums beïnvloedt, zodat ze de benodigde veranderingen kunnen aanbrengen.
De technische ploeg krijgt ook de kans om vertrouwd te raken met de stroom van het evenement en eventuele problemen op te lossen, zoals omkadering, helderheid van het licht, positie en hoeken.
Logistieke generale repetitie
Een logistieke generale repetitie is waar je team de kans krijgt om te oefenen door alle bewegingen van het evenement te doorlopen.
Dat omvat het voorbereiden van het menu, het dekken van de tafel en het decor, het mixen van de cocktails, het ophangen van borden en het doorlopen van alle evenement plannen.
Dit soort generale repetitie moet zo dicht mogelijk bij het echte evenement worden uitgevoerd, zodat niemand vergeet wat ze moeten doen voordat het moet gaan gebeuren.
Soorten evenementen waarbij een generale repetitie het meest relevant is
Allerlei evenementen kunnen van een generale repetitie profiteren, hoewel sommigen er waarschijnlijk meer behoefte aan hebben dan anderen. Laten we de vier soorten evenementen bekijken die de meeste waarde uit een generale repetitie halen.
Live demonstraties
Evenementen zoals een live productdemonstratie van een bedrijf moeten het publiek laten bruisen van anticipatie en opwinding voor het nieuwe product of de nieuwe service.
Niets is gênanter dan een nieuw product proberen te laten zien, alleen om het product voor de ogen van het publiek te laten falen. Publiek waaraan je hoopt het te verkopen. Wees niet zoals Apple hieronder:
Theateruitvoeringen
Zoals eerder vermeld, zijn theaters erg goed thuis in generale repetities. Dat komt, omdat het de suspensie van ongeloof van het publiek zal verbreken als het misgaat.
Even Het toneelstuk dat fout gaat, dat gebaseerd is op het concept van alles dat fout gaat, is zorgvuldig gepland (Dus geen rekwisieten die de acteurs op het hoofd raken.)
Muziekconcerten
Net als bij theatervoorstellingen, gaan de toeschouwers naar een muziekconcert met de verwachting dat iedereen weet wat ze doen, met name de muzikanten.
Als de zanger zijn tekst vergeet, de drummer te laat is en de gitarist zijn solo verprutst, dan komt er een “negatieve recensie” in hoofdletters.
https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk
Presentaties
Tijdens een presentatie kunnen veel dingen fout gaan. Niemand is misschien zo ongelukkig als het incident waarbij een schoolleraar per ongeluk een video van “bloemetjes en bijtjes” op een projector speelde voor een verbluft klaslokaal.
Wees niet zoals hij. Vooral niet als je presentatie over iets serieus gaat waarvan je wilt dat mensen het kopen of met een donatie steunen.
Een checklist voor een generale repetitie van evenementen
Nu je bekend bent met generale repetities, het belang ervan en hoe je ze toepast, is het tijd om te kijken naar de praktische kennis van generale repetities voor evenementen.
Hier is een lijst met dingen die je voorafgaand aan het evenement kunt doen als onderdeel van je generale repetitie:
- Doe de lichten aan en zorg dat ze op de juiste plaats vallen.
- Probeer de microfoons uit en let op feedback.
- Schik de tafels en zitplaatsen.
- Zorg ervoor dat iedereen kan zien wat er gebeurt, waar ze ook zitten.
- Zet het decor van de locatie op.
- Proef lees alle documenten, dia’s en bestanden.
- Controleer de WiFi snelheid.
- Voer de show uit met alle acteurs en rekwisieten.
Tip: Je kunt in dit artikel over elk van deze items meer lezen, inclusief een checklist voor een generale repetitie van een evenement.
Laat niets aan het toeval over
Vanwege het gevoel krap te zitten met geld, tijd of beide, kunnen sommige organisatoren van evenementen ervoor kiezen om af te zien van een generale repetitie van een evenement.
Dat kan in een fractie van een seconde een dure aangelegenheid worden. Je riskeert negatieve beoordelingen op social media, ontmoedigen van je team en het afschrikken van sponsors en donateurs.
Neem daarom een generale repetitie van het evenement in je budget op. Het kan je uiteindelijk geld besparen.