Billetto Blog

Go out more.

geheime evenementen

by on Geef een reactie

De Ultieme Handleiding Voor Een Succesvol Privé-evenement

Heb jij ooit de leiding gehad over het organiseren van een bruiloft, verjaardag, of familiereünie? Of misschien wil je een leuk feestje plannen voor je collega’s op het werk?

Je bent hier aan het juiste adres. Dit is onze ultieme handleiding voor een succesvol privé-evenement. Het is dan misschien klein en privé, maar er zijn nog steeds veel dingen te regelen.

Wat je zult leren met deze handleiding:

  • Hoe je het eten, entertainment, en de locatie plant (en hoe je zorgt voor privacy).
  • Waar en hoe je je privé-evenement promoot, ook als het klein is.
  • Wat je als organisator moet doen op de dag van je evenement.
  • De verschillende manier om aan follow-up te doen na het feest.

1. Je privé-evenement plannen

De eerste stap voor het plannen van je privé-evenement is het bedenken van het thema, het doel en het doelpubliek. Als je dat weet, kun je beginnen met het opstellen van een realistisch budget en tijdlijn.

Hier zijn de belangrijkste vragen om aan te denken bij het plannen van een privé-evenement:

Locatie

Is de locatie geschikt voor het thema van het evenement?

Privacy

Is er genoeg privacy in de locatie?

Menu

Wat staat er op het menu en hoe wordt het geserveerd?

Entertainment

Ga je zelf spreken of een entertainer inhuren?

Budget en tijdlijn

Hoeveel geld en tijd heb je?

Ultieme handleiding voor een succesvol privé-evenement: Plannen.
Zelfs voor privé-evenementen is er een plan nodig.

Privé-evenementen kunnen heel verschillend zijn, dus je moet altijd plannen volgens het concept van het evenement.

Wat je nu moet doen

Onze uitgebreide handleiding zal deze vragen beantwoorden en je helpen met het maken van een plan voor je privé-evenement.

Lees meer:Hoe Plan Je Een Privé-evenement: 11 Dingen Om Te Bedenken.

2. Je privé-evenement promoten

Het promotie aspect van je privé-evenement is vaak gericht op de exclusiviteit. Of het nu gaat om een bruiloft of een etentje met sterren, mensen zullen het waarderen dat het niet voor iedereen is.

Hier zijn een paar manieren om je privé-evenement te promoten:

Timing

Denk aan de timing van je evenement en promoot lang van tevoren.

Doelpubliek

Richt je op de marketing kanalen die gebruikt worden door jouw publiek.

Merkvertegenwoordigers

Schakel voorgaande bezoekers in om je te helpen bij het promoten van je evenement.

Exclusiviteit

Leg nadruk op de exclusiviteit van het evenement om interesse te wekken.

Influencers

Nodig influencers uit voor het evenement en gebruik hun naam voor de promotie.

Competities

Creëer een wedstrijd voor tickets, zodat mensen het evenement kunnen delen.

Kaartverkoop

Gebruik een platform voor ticketverkoop om tickets te verkopen en data inzichten te krijgen.

Ultieme handleiding voor een succesvol privé-evenement: Promotie.
Promotie op social media is maar één optie.

Niet al deze methodes zijn van toepassing op jouw evenement. Nodig geen social media influencer uit voor je bruiloft of je familiereünie…tenzij het een bekende is.

Wat je nu moet doen

Wat voor privé-evenement je ook organiseert, de kans is groot dat je inspiratie kunt vinden in onze uitgebreide handleiding over promotie.

Meer lezen:12 Manieren Om Een Privé-evenement Te Promoten.

3. Een privé-evenement hosten

Als de host van je privé-evenementen, ben jij verantwoordelijk voor de ervaring van je gasten. Als je een verjaardag of bruiloft organiseert, is het heel belangrijk dat je voorbereid bent.

Probeer zoveel mogelijk dingen van tevoren te plannen, zodat je op de dag zelf zo min mogelijk stress hebt:

Toegang

Zorg dat de locatie goed toegankelijk is en dat belangrijke locaties met borden aangegeven zijn.

Zitplaatsen

Organiseer de tafels en zitplaatsen zodat alle bezoekers weten waar ze moeten zijn.

Sfeer

Zorg voor een goede sfeer met muziek en verlichting.

Entertainment

Zorg voor accommodatie voor entertainers of sprekers en zorg dat ze een ruimte hebben om uit te rusten en voor te bereiden.

Technisch materiaal

Controleer al het technische materiaal, zoals een microfoon, geluidssysteem, projector, spotlights, en IT systemen.

Drinken en snacks

Zet welkomstdrankjes en hapjes voor de gasten klaar.

Social media

Maak foto’s, neem video’s op en moedig bezoekers aan content te delen op social media.

Ultieme handleiding voor een succesvol privé-evenement: Hosten.
Controleer je technische materiaal.

Als je geen tijd hebt om dit allemaal voor de dag zelf voor te bereiden, moet je zorgen dat je die dag genoeg tijd hebt voor de gasten aankomen.

Wat je nu moet doen

Als je dit als veel tegelijk vindt klinken, maak je geen zorgen. We hebben een gedetailleerde handleiding gemaakt om je te helpen met alle stappen.

Meer lezen: Handleiding Voor Het Hosten Van Een Privé-evenement (in 9 Stappen).

4. Follow-up na je privé-evenement

Hoe je aan follow-up doet na een privé-evenement hangt voor een groot deel af van het soort evenement. Voor een familiereünie kun je Facebook gebruiken. Voor zakelijke vergaderingen misschien LinkedIn. Hier zijn een aantal belangrijke taken om uit te voeren in de follow-up fase van een privé-evenement:

Bedank iedereen

Bedank je gasten voor het komen, en vergeet niet om je team en de locatie ook te bedanken. Je moet ook sponsoren, verkopers en influencers die je hebben geholpen bedanken.

Evalueer doelen

Kijk of je de doelen van het evenement hebt bereikt. Was je doel het ontmoeten van een klant? Of misschien wilde je gewoon plezier maken met je vrienden en familie?

Feedback

Vraag iedereen om feedback over hoe je het hebt gedaan zodat je jezelf kunt verbeteren voor volgende evenementen.

Maak online connecties

Je moet connecties die je hebt gemaakt sterker maken door de mensen online op te zoeken.

Budget

Zet je uitgaven en inkomsten naast elkaar, om te zien of je in de zwarte of rode cijfers zit. Gebruik je platform voor ticketverkoop om dat te doen (als je er één hebt).

Promoot het volgende evenement

Maak je gasten enthousiast voor je volgende evenement. Je kunt hen merkvertegenwoordigers maken door stimulansen te bieden zoals een korting.

Zorg voor highlights

Verzamel alle foto’s en video’s van het evenement en deel deze met je gasten zodat ze de momenten die jullie hebben gedeeld kunnen herbeleven.

Ultieme handleiding voor een succesvol privé-evenement: Follow-up.
Bedank alle betrokkenen.

Maak gebruik van je inschattingsvermogen bij follow-up. Selfies van het evenement met je zakenpartner delen is misschien niet toepasselijk. Maar misschien is het precies wat ze van je willen zien!

Wat je nu moet doen

We hebben in een handleiding veel ideeën besproken om je connecties na het evenement sterker te maken. Lees deze handleiding door op de link hieronder te klikken.

Meer lezen: Je Connecties Versterken: Hoe Doe Je Aan Follow-up Na Een Privé-evenement.

Afronden

Dat was een overzicht van alles wat je moet weten voor een succesvol privé-evenement. Hopelijk heb je wat aan deze kennis bij het organiseren van je eigen privé-evenement.

De belangrijkste punten

Hier zijn een aantal van de belangrijkste punten om aan te denken bij het plannen:

  • Denk aan het niveau van privacy dat je locatie biedt voor je deze afhuurt.
  • Richt je bij het promoten van je evenement op exclusiviteit.
  • Zorg dat de locatie voldoende toegankelijk is en creëer een goede sfeer.
  • Maak je connecties sterker door na het evenement contact te maken met mensen.

Heb je nu minder zorgen over het organiseren van je privé-evenement? Laat ons in de opmerkingen weten wat je vindt!

by on Geef een reactie

Hoe organiseer je geheime evenementen (+welke tools moet je gebruiken)

Waarom zou je een geheim evenement organiseren? Is het niet de bedoeling dat mensen samenkomen?

Ja en nee.

We leven in een wereld zonder mysteries, waar alles met iedereen gedeeld wordt via social media. TMI (too much information) hoort bij onze dagelijkse routine, dus er is weinig van “het onbekende”.

Onbekend terrein ontdekken zonder te weten wat je moet verwachten heeft iets magisch. We hebben al eerder geschreven over hoe exclusieve evenementen kunne zorgen dat mensen zich speciaal voelen.

Schaarsheid doet wonderen voor ticketverkoop.

Maar wat kan er exclusiever zijn dan een evenement waar maar een paar mensen van weten?

Geheime evenementen zijn niet alleen een goede manier om hype op te bouwen. Er zijn veel mogelijke redenen om een evenement te organiseren voor een selecte groep mensen.

Misschien is het bijzonder ordinair (Eyes Wide Shut, weet je nog?) of gewoon een bijeenkomst met je directe netwerk.

We hebben allemaal wel verhalen gehoord over evenementen die viral gingen op social media, en waar de hele buurt toen naartoe kwam.

Dus laten we het hebben over geheime evenementen. In dit artikel hebben we het over:

  • Waarom je een geheim evenement zou moeten organiseren
  • Welk gedeelte je geheim moet houden
  • Welke details je uit moet laten lekken en wanneer
  • Hoe je moet communiceren
  • Waar je de juiste locatie vindt
  • Hoe je mensen toegang verschaft tot de locatie
  • Hoe je influencers gebruikt om te helpen met promotie
  • Hoe je tickets voor geheime evenementen verkoopt
  • Hoe je follow-up doet na het evenement

Zoals je wel kunt zien, komt er meer bij kijken dan het gewoon niet tegen iedereen zeggen.

Dus laten we beginnen!

1. Waarom zou je een geheim evenement organiseren?

Heb je je ooit afgevraagd hoe ijssalons blijven draaien tijdens de koude wintermaanden?

Ze verkopen dan warme chocolademelk.

De meeste bedrijven zullen te maken krijgen met tijden dat het beter en minder goed gaat. De sleutel tot het minimaliseren van de minder goede tijden, is je aanpak van evenementen organiseren omdenken.

Geheime evenementen zullen een interessant element toevoegen en zorgen dat je relevant blijft tijdens het laagseizoen. Het zal ook een gevoel van mysterie en exclusiviteit aan je locatie of bedrijf verbinden.

Vrouwen die een geheim vertellen.
Bedenk wat het geheim is…en geef dan hints.

2. Wat is het geheim?

Het geheime element van je evenement is iets waar je heel goed over na moet denken. Je moet over bepaalde onderdelen mysterieus blijven

Maar je moet mensen ook genoeg laten weten om geïnteresseerd te raken. Je wilt dat ze erover gaan praten, zodat er hype opgebouwd wordt.

Secret Sessions is een singer-songwriter groep in Londen die maandelijks live evenementen organiseert. De tickets en locatie zijn alleen beschikbaar voor leden van de groep. Niemand weet wie er komt optreden—maar het is altijd een succes.

Dans Le Noir is een restaurantketen waar gasten in het donker eten en bediend worden door blinde obers. Afgezien van een paar algemene opties, weten de gasten niet precies wat ze te eten krijgen.

Secret Sessions en Dans Le Noir zijn perfecte voorbeelden van geheime evenementen. Denk erover na wat je geheim kunt houden om te interesse van je gasten op te wekken.

3. Onthul de details druppelsgewijs

Als onderdeel van je marketingcampagne, kun je de details in de aanloop naar het evenement langzaam lekken.

Begin met een algemene locatie of een algemeen thema. Maak de informatie daarna in de loop van de tijd steeds specifieker.

Bepaal een tijdlijn voor wat je wanneer gaat onthullen en kijk toe hoe de fascinatie online aanwakkert. Mensen zullen gaan uitkijken naar het volgende puzzelstukje.

4. Vind de juiste locatie

De locatie voor je geheime evenement hoeft geen geheim te zijn.

De bovengenoemde Secret Sessions worden gehouden in een bekende locatie (die we hier niet zullen onthullen) en Dans Le Noir vindt plaats in een internationale restaurantketen.

Maar het geeft wel een extra element van mysterie als je kiest voor één van de ondergrondse locaties in de stad.

Maar je prioriteit moet altijd zijn om een locatie te kiezen die past bij het thema van je evenement. Het belangrijkste: Zorg dat het personeel van de locatie geen geheimen onthult!

Telefoons aan een muur.
Eén van deze telefoons zal je details over de locatie geven…de andere twee zullen pizza met ansjovis bestellen.

5. Zorg dat kennis nodig is voor toegang

Je kent dit concept al, als je weleens naar één van de vele speakeasies in grote steden bent geweest.

Eerst moet iemand je over de locatie vertellen. Dan moet je een steeg inlopen, je verstoppen in een container en wachten tot deze wordt opgehaald.

Maar het kan ook simpeler: Pak het juiste boek van een boekenplank in de pub en onthul een geheime deur die leidt naar de geheime locatie.

Je creativiteit is de enige grens. Voeg een kleine uitdaging toe voor je gasten. Dat zullen ze waarderen.

6. Denk na over communicatie

Aangezien je evenement geheim is, moet je slim communiceren. Je kunt hints geven op social media en aan je mailinglijst.

Maar je hebt een apart communicatiekanaal nodig voor mensen die zich echt inschrijven om te komen.

Je kunt kiezen uit meerdere opties:

  • SMS-berichten
  • Een WhatsApp groep
  • Telefonische hotline
  • Een aparte mailinglijst
  • Tickets op papier
  • Een gesloten Facebook groep
  • Directe post (slakkenpost)
  • Een speciale mobiele app

Je kunt er nooit 100% zeker van zijn dat bezoekers de geheime informatie niet delen. Maar het is in hun eigen belang om het geheim te houden, zodat hun vrienden later jaloers zullen zijn.

7. Maak gebruik van influencers (en journalisten)

Als je contact kunt maken met relevante social media influencers, kun je proberen hen in te huren voor de promotie.

Laat hen hints geven aan hun volgers, naast je andere marketing. Ze zullen veel bijdragen aan je campagne, want zij hebben de rol van “vertrouwde adviseur” naar hun fans toe.

Je kunt ook gebruik maken van journalisten of bloggers, die hetzelfde voor je kunnen doen met hun lezers. Zorg wel dat er niemand details onthult die jij nog niet hebt onthuld via je eigen kanalen.

8. Hoe verkoop je tickets voor een geheim evenement?

Bepaalde ticketverkoopsystemen geven je de optie om een privé (of geheim) evenement aan te maken.

Dat betekent dat je evenementennotering niet op de voorpagina terecht komt…en ook niet te zien zal zijn in de zoekresultaten.

Billetto biedt je de optie om dit te doen. Je kunt bepaalde tickets ook verbergen achter toegangscodes.

Billetto privé-evenementen.
Zoek een platform voor ticketverkoop waarmee je privé-evenementen kunt opzetten.

Je kunt deze toegangscode ook onderdeel maken van je promotiestrategie.

9. Na het evenement

Je wilt dat mensen na het evenement blijven praten, net als bij een niet-geheim evenement.

Je gasten zullen iedereen graag willen vertellen wat het geheim was, dus nu moet je creatief aan de slag gaan. Als je in de toekomst een vergelijkbaar evenement wilt organiseren, moet je een nieuw geheim bedenken.

Met andere artiesten, een andere locatie, of een heel nieuw concept. Het belangrijkste is dat zelfs mensen die naar het vorige evenement geweest zijn, niet weten wat ze moeten verwachten.

Een samenvatting…

Het organiseren van geheime evenementen heeft verschillende voordelen. Het zorgt voor hype tijdens een laagseizoen en geeft het nachtleven het nodige mysterie.

Hier zijn punten om rekening mee te houden bij het organiseren:

  • Bedenk wat het geheim moet zijn
  • Weet welke details je wanneer laat uitlekken
  • Denk na over je communicatie met bezoekers
  • Vind de juiste locatie, die bij je thema past
  • Maak toegang krijgen tot de locatie onderdeel van het mysterie
  • Maak gebruik van influencers en journalisten om hints te geven
  • Vind een platform voor ticketverkoop zoals Billetto, dat privé-evenementen faciliteert.
  • Zorg voor follow-up na het evenement, om de hype te behouden

Iedereen houdt van geheimen, en daar kun jij van profiteren. Veel succes!