Mensen komen nog steeds te laat opdagen en missen dan dingen, ondanks de technologische vooruitgang in tijdregistratie en instellen van datum.
Ze raken ook verdwaald ondanks het feit dat ze een GPS in hun auto hebben en Google Maps op hun telefoon. Zijn mensen gewoon hopeloos?
We weten het niet. Maar we weten wel dat er hulp is voor diegenen die op het juiste moment op de juiste plek willen zijn.
Lees verder om te ontdekken…
- Wat te vermelden op je evenementenagenda
- Suggesties voor het overzicht van je evenementenprogramma
- Hoe om te gaan met het ontwerp van het evenementenprogramma
- Voorbeeld van afdrukbare sjablonen voor evenementenprogramma’s
- Enkele voorbeelden van een evenementenprogramma
Laten we zonder meer kijken hoe we een evenementenprogramma kunnen maken.
Wat is een evenementenprogramma?
Een evenementenprogramma is eenvoudigweg een overzicht van wat er op de dag van je evenement gaat gebeuren. Als je een klein samenzijn organiseert, dan heb je er misschien geen behoefte aan.
Maar voor grote evenementen zoals muziekfestivals, zakelijke conferenties, theatervoorstellingen en zelfs bruiloften, is het een praktische aanwinst om aan je bezoekers uit te delen.
Waarom het een goed idee is om een evenementenprogramma te hebben
Evenementenprogramma’s worden traditioneel op een stuk papier afgedrukt of in een boekje opgenomen. Tegenwoordig hebben veel evenementen een app met het evenementenprogramma.
Er zijn echter nog steeds enkele toepassingen voor een gedrukt programma. Telefoonbatterijen hebben de neiging om na enig gebruik leeg te zijn — en hoe kunnen je bezoekers van het evenement de oplaadstations dan vinden?
Bovendien zullen niet alle doelgroepen een app waarderen. Oudere bezoekers waarderen misschien een papieren versie. App meldingen hebben ook de neiging om af te leiden van de taak die voorhanden is.
Ten slotte is er voldoende gelegenheid om met een evenementenprogramma extra inkomsten te genereren. Veel conferenties bieden sponsors de mogelijkheid om in de evenementenagenda te adverteren.
Wat op te nemen in je evenementenprogramma
Wat je in je evenementenprogramma opneemt, hangt grotendeels af van de hoeveelheid ruimte waar je mee moet werken. Een kaal programma met essentiële informatie is voldoende.
Dit moet je zeker in je evenementenprogramma opnemen:
- De naam, locatie en datum van je evenement.
- Het schema van wat er op de dag zal gebeuren.
- Een kaart van de locatie met de verschillende locaties.
- Je evenement branding, slogan en social media links.
Als je evenementenprogramma in een boekje wordt afgedrukt, dan heb je meer speelruimte. In dat geval kun je een paar praktische extra’s toevoegen.
Hier zijn enkele optionele items die je op kunt nemen in een uitgebreider evenementenprogramma:
- Extra afbeeldingen en branding
- Advertenties van evenementensponsors
- Korte beschrijvingen van evenementenaanbieders
- FAQ om veelgestelde vragen te beantwoorden
- Bios van sprekers of artiesten
- Lijst met mediapartners
- Contactgegevens voor noodgevallen
Met andere woorden, je moet alles opnemen waarvan je denkt dat het nuttig is voor je deelnemers om te weten. Hoe meer informatie je in het programma kunt inpakken, hoe meer tijd je hebt om je op andere dingen te concentreren.
Tips voor het structureren van je evenementenprogramma
Voordat we ingaan op de esthetiek van je evenementenprogramma, laten we enkele algemene richtlijnen bespreken voor het structureren ervan. Deze zeven tips halen het beste uit je agenda.
1. Blijf bij het merk
Denk aan het merk van je bedrijf voordat je in het ontwerp van je evenementenprogramma springt. Je merk heeft misschien een bepaalde stijl, kleurenschema, lettertype of andere dingen die uniek voor je zijn.
2. Hou rekening met partnermerken
Je eigen merk is niet de enige waar je rekening mee moet houden. Het ontwerp van je evenementenprogramma moet ook aansluiten bij de merken van je sponsors, partners, sprekers en liefdadigheidsinstellingen.
3. Gebruik afbeeldingen met een hoge resolutie
Niets schreeuwt meer amateuristisch dan korrelige afbeeldingen in het programma van je evenement. Zorg ervoor dat je weet welke afmetingen je nodig hebt voor de afbeeldingen zodat ze er in het programma goed uitzien.
4. Houd het kort
Zelfs als je voor een boekje hebt gekozen, onthoud dan dat het evenementenprogramma geen roman is. Houd alle informatie beknopt en to the point, zodat de agenda als een snelle referentie kan worden gebruikt.
5. Verwijs naar de website van het evenement
Als je op bepaalde punten moet ingaan, dan kun je mensen altijd naar de website van het evenement verwijzen. Dat omvat informatie over de locatie, sprekers, sponsors en liefdadigheidsinstellingen die je ondersteunt.
6. Gebruik visuele hiërarchieën
Het ontwerp van je evenementenprogramma moet op de belangrijkste elementen gericht zijn. Gebruik kaders, cirkels, sterke kleuren en vetgedrukte tekst om een visuele hiërarchie te maken waarin ze worden gemarkeerd.
7. Voer kwaliteitscontroles uit
Wat je ook doet, verstuur je evenementenprogramma niet om af te drukken voordat je wat kwaliteitscontroles hebt uitgevoerd. Proef lees de kopie, controleer de beeldkwaliteit en bekijk de opmaak.
Hulpmiddelen om je te helpen bij het ontwerpen van je evenementenprogramma
Er zijn een paar manieren waarop je met het ontwerpen van je evenementenprogramma kunt beginnen. Je kunt een professionele ontwerper inhuren, deze zelf ontwerpen of een aantal bestaande sjablonen voor evenementenprogramma’s aanpassen.
1. Huur een ontwerper in
Een ontwerper zal waarschijnlijk de beste resultaten produceren, maar zal ook de duurdere optie zijn. Als je nog geen inhouse ontwerper hebt, dan kun je freelance websites gebruiken om er een te vinden.
Hier zijn enkele van de meest populaire freelance websites:
Tip:: Lees deze gids over hoe je een freelance ontwerper kunt inhuren om te leren hoe je ze op kwaliteit kunt controleren.
2. Ontwerp het zelf
Als je met Adobe Photoshop, Illustrator of InDesign bekend bent, dan kun je wat geld besparen door je evenementenprogramma zelf te ontwerpen. Het is ook mogelijk om in geval van nood Microsoft Word te gebruiken.
Hier is een video waarin je leert hoe je met InDesign een evenementenprogramma maakt:
3. Gebruik een sjabloon
De goedkoopste en minst tijdrovende optie is om een sjabloon voor een evenementenprogramma te gebruiken. Er zijn er veel gratis online beschikbaar, en je kunt ze aan je evenement en merk aanpassen.
Hier zijn enkele websites met gratis sjablonen voor evenementenprogramma’s die je kunt downloaden, bewerken en afdrukken:
Conclusie
Het is geen hogere wiskunde om een evenementenprogramma te structureren en te ontwerpen, maar het kan voor je evenement een ongelooflijk waardevolle aanwinst zijn.
Zorg ervoor dat je deelnemers niets missen door hen een agenda te geven wanneer ze voor de festiviteiten opdagen.
Heb je tools voor het ontwerpen van een evenementenprogramma dat we hebben gemist? Deel ze in de reacties hieronder!