evenementenlocaties vinden

by Frederik Nielsen on juni 9, 2019 Geef een reactie

12 Soorten Locaties Voor Evenementen (En Hoe Je de Kosten van de Locatie Kunt Begrijpen)

Als je onze handleiding hebt gelezen over hoe je een locatie vindt, vraag je je waarschijnlijk af hoeveel geld je moet uitgeven.

Prijzen voor de locaties lopen net zo uiteen als de verschillende soorten evenementen die er georganiseerd worden. Dus om de prijzen voor locaties te begrijpen, moeten we kijken naar de locaties die beschikbaar zijn.

De 12 meest voorkomende soorten evenementenlocaties

Een evenementenlocatie kan iedere plaats zijn waar je evenement plaatsvindt. (Het hoeft geen muren of een plafond te hebben.) Er zijn wel bepaalde soorten locaties die ideaal zijn voor evenementen.

Lees verder om erachter te komen welke soort locatie er het beste bij jouw volgende evenement past.

1. Bars, cafés en clubs

Als je een feest of live show organiseert, zijn er weinig plaatsen die hier beter bij passen dan bars en clubs. Het kan ook voordelig zijn om deze locaties overdag te huren.

Meest geschikt: feestjes, live muziek, cabaretavonden en proeverijen.

2. Restaurants

Je kunt een privé-eetkamer boeken of, als je evenement groot genoeg is, het hele restaurant afhuren.

Meest geschikt voor: etentjes, verjaardagen, bruiloftsrecepties, zakelijke vergaderingen en proeverijen.

3. Hotels

Veel hotels hebben restaurants, bars, balzalen, conferentiezalen en andere evenementenruimtes, zodat ze ideaal zijn voor veel verschillende soorten evenementen.

Soorten locaties voor evenementen: Hotels. — Hotels zijn heel geschikt voor allerlei verschillende evenementen.

Meest geschikt voor: feestjes, etentjes, proefevenementen, zakelijke vergaderingen, conferenties, presentaties, netwerk evenementen en bruiloftsrecepties.

4. Conferentiecentra

Veel conferenties vinden plaats in hotels, maar speciale conferentiecentra zijn ook een populaire keuze. Ze hebben hier alle AV middelen die je nodig hebt en zorgen vaak ook voor de catering.

Meest geschikt voor: conferenties (duh), zakelijke vergaderingen, presentaties en netwerk evenementen.

5. Bedrijfscentra

Er bestaat enige overlap tussen bedrijfscentra en conferentiecentra. Over het algemeen zijn bedrijfscentra meer gericht op dagelijks activiteiten zoals vergaderingen en samenwerking.

Meest geschikt voor: zakelijke vergaderingen, netwerk evenementen en presentaties.

6. Buurtcentra

Gemeentes en organisaties (zoals kerken) hebben beschikbare ruimtes voor privé verhuur. De locaties zijn niet altijd opvallend, maar je kunt vaak een hele goede deal krijgen.

Meest geschikt voor:vergaderingen en buurtevenementen.

7. Sportclubs

Plaatselijke sportclubs, bijvoorbeeld voor golf, voetbal en rugby, kunnen extra ruimte hebben die ze willen verhuren voor privé-evenementen om meer inkomsten te genereren voor hun leden.

Meest geschikt voor: sportgerelateerde evenementen.

8. Kunsthallen

Kunsthallen zijn ruimtes die voornamelijk leeg zijn zodat er ruimte is voor de kunstprojecten. Daarom is er ook ruimte om allerlei evenementen te organiseren, en je kunt misschien ook onderhandelen over een schappelijke prijs.

Meest geschikt voor:workshops, ontmoetingen met artiesten en netwerk evenementen.

9. Academische locaties

Net als sportclubs, verdienen academische instellingen graag wat extra geld. Je zult merken dat scholen en universiteiten graag een gedeelte van hun ruimte te huur aanbieden voor privé-evenementen.

Soorten locaties voor evenementen: Universiteiten. — Academische locaties kunnen een slimme keuze zijn voor evenementen.

Meest geschikt voor: schrijfworkshops, netwerk evenementen en presentaties.

10. Statige huizen

Als je een luxe locatie zoekt waar niet iedereen kan komen, kun je op zoek gaan naar statige huizen om je volgende evenement in te organiseren. Ze zien er geweldig uit…maar er zit ook een prijskaartje aan.

Meest geschikt voor: bruiloftsrecepties, etentjes en bedrijfsuitjes.

11. Stadions en arena’s

Als je een groot concert organiseert met duizenden bezoekers, kun je het beste kiezen voor stadions en arena’s. Maar je vindt hier ook kleinere ruimtes voor kleinere evenementen.

Meest geschikt voor:sportevenementen, concerten, cabaretshows, theaterproducties en presentaties.

12. Parken en velden

Je kunt veel soorten evenementen in de open lucht organiseren—hier is genoeg beschikbare ruimte voor. Neem contact op met je gemeente om erachter te komen welke parken of velden je kunt gebruiken.

Meest geschikt voor: markten, beurzen, festivals, concerten, cabaretshows en theaterproducties.

Prijs van de locatie

Als je een locatie hebt uitgekozen voor je evenement, is het tijd om naar de verschillende prijsstructuren te kijken. Niet alle locaties rekenen een vaste prijs voor de huur.

Hieronder vind je een paar van de vaakst voorkomende prijsstructuren.

1. Huurbedrag

Een huurbedrag is een vaste prijs die je betaalt op basis van hoe lang je de locatie nodig hebt. Je kunt de locatie meestal huren voor een paar uur, een halve dag of een hele dag.

Je kunt vanaf 10 euro per uur in goedkope locaties alles doen wat je maar wilt…tot duizenden euro’s per dag als je het prestigieuzer wilt aanpakken.

Huurbedragen kunnen kaal zijn (zie #2 hieronder) of inclusief catering en technisch materiaal. Het hangt allemaal af van jouw deal met de locatie.

2. Kale huur

Kale huur is hetzelfde als een huurbedrag (zie #1 hierboven), behalve dat er naast de gehuurde ruimte niets in de prijs is inbegrepen. In veel gevallen betekent dit dat er niet eens decoratie is.

Het is een goede oplossing als je eten, drinken, decoratie en technisch materiaal zelf wilt organiseren. Maar je moet goed uitrekenen of je op deze manier wel geld bespaart.

3. Pakket per persoon

Pakket per persoon is een prijsstructuur die precies doet wat er op de verpakking staat: je betaalt een bepaald bedrag voor iedere bezoeker.

Dat betekent dat de prijs inclusief het eten en drinken voor de gast is. Pakket per persoon prijzen zijn meestal tussen €30–100 per gast.

Soorten locaties voor evenementen: Prijsstructuur van de locatie. — Bepaal de beste prijsstructuur voor de locatie van jouw evenement.

4. Dagarrangement

Hotels en conferentiecentra die zich richten op zakelijke evenementen bieden dagarrangementen. Deze hebben ongeveer dezelfde prijsklasse als pakket per persoon deals (zie #3 hierboven).

Dagarrangementen zijn anders omdat ze vaak inclusief AV materiaal zijn, plus andere materialen die de bezoekers nodig kunnen hebben, zoals pennen en notitieboekjes.

5. Minimaal uitgavebedrag

Veel hotels, restaurants, bars en clubs bieden je een minimaal uitgavebedrag. Dat betekent dat je van tevoren niets hoeft te betalen voor de huur van de ruimte, maar je moet wel zorgen dat je gasten een bepaalde hoeveelheid geld uitgeven.

Als je gasten hun eigen drankjes en eten gaan kopen, is dit misschien een goede oplossing voor jou. Zorg wel dat de items op het menu niet te duur zijn.

Het nadeel van deze prijsstructuur is dat jij het verschil moet betalen als je het minimale uitgavebedrag niet haalt. Minimale uitgavebedragen kunnen variëren van €200 op een werkdag tot duizenden euro’s in het weekend.

6. Minimaal aantal gasten

Bij sommige locaties moet je in plaats van een minimaal uitgavebedrag een minimaal aantal gasten halen. Dit is misschien nog wel een betere deal dan het minimale uitgavebedrag.

Hierbij hoef je alleen maar te zorgen dat er een bepaald aantal gasten komt. De locatie berekent dat iedere gast genoeg uit zal geven om de kosten te dekken en te zorgen voor winst.

Maar net als bij de optie voor een minimaal uitgavebedrag, moet je het verschil betalen als er niet genoeg gasten naar de locatie komen.

Tip: Lees deze uitgebreide handleiding over de prijzen van locaties om beter te begrijpen hoeveel je opzij moet zetten in je evenementenbudget.

Laat de zoektocht naar locaties beginnen…

Je weet nu wat voor soort locaties er beschikbaar zijn voor je evenement en welke prijsstructuren zij bieden, dus je hebt een veel betere positie om een goede deal te vinden en te onderhandelen.

Als je zelf een ervaring hebt met het huren van locaties waar we het in dit artikel niet over hebben gehad, kun je dit aangeven in de opmerkingen hieronder!

by Ben Jacklin on februari 24, 2019 Geef een reactie

De juiste locatie voor je evenement vinden: Tips om de perfecte ruimte te vinden

De juiste evenementenlocatie vinden is zelden makkelijk. Bij ieder evenement zijn er andere eisen.

Een locatie selecteren die groot genoeg (en beschikbaar) is, kan een uitdaging zijn. Bedenk vragen die je jezelf moet stellen als evenementenorganisator, en je zult zien hoe lastig het proces kan zijn.

Heeft de locatie de juiste technische installatie? Is het goed toegankelijk? Is er personeel? Moet ik zelf materiaal meenemen? Je kunt zomaar in paniek raken als je aan zoveel moet denken. Onze tips maken jouw leven makkelijker.

Er zijn twee aspecten om in gedachten te houden:

Hoe het proces van het zoeken van een locatie eruit ziet.
Hoe je locaties op geschiktheid beoordeeld.

Het proces van het vinden van een evenementenlocatie

Welke stappen moet je nemen om de juiste locatie te vinden? Waar begint en eindigt het proces? Laten we eens kijken.

1. Begin vroeg

We kunnen hier niet genoeg nadruk op leggen. Een populaire evenementenlocatie kan voor maanden of zelfs jaren helemaal volgeboekt zijn. Daarbij is het boeken van sprekers, verkopers of artiesten makkelijker als je vroeg begint.

Hoe eerder you boekt, hoe groter de kans is dat je de juiste locatie hebt…en hoe minder stressvol het proces zal zijn.

2. Werk met een aantal criteria

Als je naar een autodealer gaat, moet je ook nadenken over hoeveel kilometer per liter je wilt dat je auto rijdt, of hoeveel zitplaatsen je nodig hebt. Het zou dom zijn als je daar niet over nadacht. Je moet het zo goed mogelijk voorbereiden.

Hetzelfde geldt voor het zoeken naar een locatie. Je moet een lijst met criteria opstellen. Hier moet je alles op zetten, van capaciteit tot gezondheid en veiligheid, afstand, openbaar vervoer en personeel.

Om de metafoor nog even te gebruiken, zorg dat je niet wegrijdt in een sportauto terwijl je eigenlijk een functionele familiewagen nodig hebt.

Tip: Voor een goede lijst met dingen om aan te denken, kun je kijken naar “13 Belangrijke dingen om aan te denken bij het kiezen van je evenementenlocatie“

3. Bepaal een budget

Een budget hebben is handig bij alles wat je doet in zaken of het dagelijks leven. Dit is onderdeel van je criteria, maar verdient zijn eigen onderdeel. Je moet niet alleen budgetteren voor de huur van de locatie zelf, maar ook voor beveiliging, personeel en vergunningen.

Vind de juiste locatie door eerst een goed budget te bepalen — Je moet altijd nadenken over je budget bij het zoeken naar een locatie.

Tip: Hier is een goede tool om je te helpen bij het bepalen van het budget voor je volgende evenement (inclusief de locatie).

4. Maak een lijst en leg contact

Het kan heel verleidelijk zijn om gewoon een locatie te vinden die toepasselijk lijkt en ervoor te gaan. Dit betekent minder uren van discussie en evaluatie, maar het kan ook betekenen dat je een slechte deal sluit zonder dit te merken.

Het vinden van één locatie is al lastig, maar je moet zelfs meerdere locaties vinden en dan de beste uitkiezen.

Als je een paar plaatsen hebt gekozen die bij je criteria passen, kun je contact maken voor overleg.

Je moet zorgen dat ze zaken met je willen doen. Als dit zo is, wil de locatie misschien helpen met personeel en promotie. Tijdens overleg kun je het ook hebben over materiaal en wat ze je nog meer kunnen bieden.

Een locatie die begrijpt wat je nodig hebt en kan helpen met extra’s, kan je stress verminderen.

Tip: Kijk naar dit artikel voor tips over onderhandeling met locaties.

5. Ga kijken

Het is in feite een gouden regel: Boek geen locatie zonder eerst te gaan kijken. Een bezoek kan je uiteindelijke besluit bepalen. Zie je een gebrek aan parkeerplaatsen, een onhandige toegang, onvriendelijk personeel en kapot materiaal? Dan is dit niet de locatie voor jou.

Het kan veel tijd kosten om een bezoek te brengen, maar het is een voordeel om zelf te ervaren of deze locatie past bij jouw evenement of niet. Je onderbuikgevoel is belangrijk.

Tools voor het inspecteren van locaties (en hoe je ze gebruikt)

Er zijn veel tools om je te helpen bij het vinden van locaties. Sommigen liggen meer voor de hand dan anderen. Met de tools hieronder in je arsenaal, kom je al heel eind bij je inspectie.

1. Tagvenue

Tagvenue is een geweldige tool voor allerlei evenementen. Ze hebben een database voor het Verenigd Koninkrijk en Australië, en laten je kiezen uit meer dan 5.000 locaties.

Je kunt zoeken op evenementtype, aantal gasten en gewenste plaats, en je krijgt geschikte resultaten te zien. Als je bijvoorbeeld een live muziekconcert voor 200 gasten organiseert in Manchester, kun je deze criteria invoeren voor een kant-en-klare lijst.

Tagvenue.com locatie zoeken — Tagvenue.com is simpel, en toch heel gedetailleerd

Je kunt ook de resultaten die je krijgt filteren. Houd deze filters naast je lijst met criteria. Je kunt zoeken op specifiek A/V materiaal, alcohol licenties, beveiliging, en meer.

Je kunt ook kiezen voor Venue Scanner, een site met vergelijkbare functionaliteit. Als je moeite hebt met het vinden van resultaten bij jou in de buurt, kun je ook zoeken in hun database.

2. Websites voor evenementennotering

Websites voor evenementennotering zijn plaatsen waar je veel bestaande evenementen kunt vinden. Er is niets mis met je laten inspireren door evenementen die lijken op die van jou.

Om reverse engineering toe te passen op noteringen, kun je kijken naar vergelijkbare evenementen in de relevante omgeving. (Alle websites voor evenementennotering laten je resultaten filteren.)

The List evenementennoteringen — De Lijst is een geweldige plaats voor het vinden van evenementennoteringen en locaties

Je zult al snel zien welke locaties er worden gebruikt voor vergelijkbare evenementen. Dan kun je een lijst maken met locaties om te onderzoeken.

Voor deze techniek moet je wel vrij veel werk doen. Maar je vindt zo gegarandeert evenementenlocaties die actief zijn en worden gebruik door jouw markt.

Tip: Er zijn honderden websites voor evenementennotering. Voor de 10 beste in het Verenigd Koninkrijk, kun je kijken naar deze handleiding.

3. Zoekmachines

Het advies hier is niet alleen van toepassing op Google, maar laten we wel wezen: je dacht meteen aan Google.

Evenementenplanners hebben een haat/liefde-verhouding met Google. Dat is heel begrijpelijk.

Het is nog steeds de beste methode om naar van alles en nog wat te zoeken. Locaties zijn geen uitzondering. Je kunt veel resultaten vinden met een paar zoektermen, maar hier kun je meer werk door krijgen.

Als je zoekt naar “muzieklocatie Birmingham” of “conferentielocatie Southampton” moet je veel pagina’s met resultaten doorzoeken.

De locaties in je resultaten zijn helaas niet altijd gefilterd. Je moet misschien wat graafwerk doen om vast te stellen of ze wel geschikt zijn.

Google geeft ook geen garantie dat de locaties in je resultaten actief zijn. Het kan frustrerend zijn om een locatie te vinden die al maanden dicht is.

Tip: Om efficiënter op Google te zoeken, kun je kijken naar “Google Zoeken-hacks die je leven makkelijker maken“

Waar moet je nog meer aan denken

Nu weet je hoe je lijsten met locaties maakt en waar je moet zoeken naar eventuele evenementenruimtes. Hier volgen nog een paar dingen om aan te denken.

1. Doelpubliek

Een locatie lijkt misschien perfect op papier, maar misschien heeft het niet het juiste gevoel voor je doelpubliek. Organiseer je een metalconcert? Boek dan geen locatie die bedoeld is voor klassieke muziek. Organiseer je een evenement voor succesvolle zakenmensen? Denk chic. Houd rekening met wat je doelpubliek verwacht.

2. Vul de ruimte

Als je 100 bezoekers verwacht en een locatie vindt voor 500 mensen dat binnen je budget valt, moet je toch op zoek gaan naar een kleinere locatie. Het gaat misschien tegen je intuïtie in (en een beetje extra ruimte is prima), maar door een enorme ruimte lijkt het alsof je minder gasten hebt.

3. Faciliteiten, verkopers en andere diensten

Moet er eten geserveerd worden tijdens je evenement? Heb je tafels en stoelen nodig, of moeten de gasten staan? Kan de locatie zorgen voor beveiliging? Stel ver van tevoren vast welke faciliteiten er zijn, om later hoofdpijn te vermijden.

Tip: Add to event is een geweldige website voor het vinden van leveranciers als je zelf op zoek moet gaan.

Ga vandaag nog op zoek naar een locatie

Je kunt met deze tips een sterke lijst met opties gaan opstellen en eens goed op zoek gaan. Wees slim en bepaal vroeg wat je nodig hebt, voor meer tijd en minder stress.

Als je de juiste locatie vindt, kun je naar deze tips voor evenementenplanning kijken, om te zorgen dat je evenement een enorm succes wordt. Succes met je zoektocht!