Je hebt het grootste deel van de planning voor je aanstaande evenement gedaan en je hebt je gerealiseerd dat het heel gemakkelijk is om geld uit te geven.
Dus wat doe je dan?
Je onderhandelt over de prijs. De volgende vraag is hoe je dat gaat doen. Wel, beste lezer, daarom zijn we hier.
Lees verder om 16 nuttige tips te leren over hoe je met locaties en leveranciers kunt onderhandelen, zodat je het meeste uit het budget van je evenement kunt halen.
1. Stel je budget vast
De eerste stap is om het budget van je evenement te bepalen, zodat je weet waar je mee moet werken. Onderdeel hiervan is om wat voorbereidend onderzoek te doen, zodat je weet hoeveel je voor locatie en leveranciers moet reserveren.
2. Laat je kaarten niet zien
Hoewel je weet hoeveel geld je uit kunt geven, wil dat nog niet zeggen dat je het aan de locatie of de leverancier waarmee je onderhandelt moet vertellen.
Een betere aanpak is om ze te vertellen dat je het budget nog steeds aan het uitzoeken bent. Zij zullen je de standaardtarieven geven en je kunt vanaf daar onderhandelen.
3. Overweeg nieuwe bedrijven
Nieuwe locaties en leveranciers zullen meer verlangen hebben naar zaken dan de meer gevestigde bedrijven. Dat betekent dat ze ook meer bereid zijn om met je over de prijs te onderhandelen.
Als alternatief kun je ook naar bedrijven met gemiddelde of slechte online reviews kijken. Ze zullen evenveel honger hebben naar nieuwe klanten die hen kunnen helpen om hun reputatie te herstellen.
Pas op dat zowel nieuwe als slecht beoordeelde bedrijven het extra risico met zich meebrengen dat ze geen eersteklas service verlenen.
Tip: Overweeg een locatie-expert te vragen over nieuwe locaties die misschien wel met je bedrijf in zee willen.
4. Verzamel meerdere offertes
Je moet nooit genoegen nemen met de eerste de beste locatie of leverancier die je tegenkomt. Er is een breed scala aan bedrijven om uit te kiezen — en dus een breed scala aan kosten.
Nadat je meerdere offertes hebt verzameld, kun je beginnen met de bedrijven tegen elkaar uit te spelen. Het is een geweldige onderhandelingstactiek, omdat ze niet van hun concurrent willen verliezen.
5. Pas op voor verkooptactieken
Locaties en verkopers tegen elkaar uitspelen is geweldig, maar zij kunnen dit spel ook spelen. Wees voorbereid op verkopers die dezelfde truc bij jou proberen uit te halen.
Misschien wordt je verteld dat andere partijen geïnteresseerd zijn in het boeken van de ruimte of het inhuren van de leverancier voor dezelfde datum als die van jou — en dat ze daarom hun prijzen niet hoeven te verlagen.
6. Wees realistisch over de opkomst
Een deel van je invloed tijdens onderhandelingen is het aantal mensen dat je naar de locatie kunt brengen. Als je de opkomst bij het evenement overschat, dan gaat je invloed uit het raam.
Een realistisch aantal mensen zal je echter in een veel sterkere positie plaatsen om te onderhandelen over locatie- en leveranciersprijzen. Als je gasten kunt garanderen, dan kun je de prijs verlagen.
Tip: Bekijk deze tips voor het voorspellen van de opkomst bij een evenement.
7. Timing is de sleutel
De beste tijd om over de prijs te onderhandelen is tijdens de daluren en doordeweekse dagen. Locaties en leveranciers hebben geen reden om je korting te geven in perioden dat er veel vraag naar is.
Een ander goed moment om te onderhandelen is aan het einde van de maand of het kwartaal. Het zijn bedrijven, dus ze hebben maandelijkse en driemaandelijkse doelen om te halen en zullen dan flexibeler zijn in de prijs.
Als alternatief kun je de locatie en leveranciers informeren dat je met de datum flexibel bent. Op die manier kun je een tijdstip kiezen waarop ze het minder druk hebben en dus een lagere prijs voor hun diensten krijgen.
8. Wees duidelijk
Een beginnersfout die je niet moet maken, is vaag zijn over wat je wilt. Wees tijdens de onderhandelingen altijd duidelijk over wat je wilt doen.
Vraag niet om “een korting”. Vraag wel om een korting van 10%. Vraag niet om een beter pakket. Vraag wel om specifieke items die moeten worden toegevoegd of verwijderd uit het pakket waar je een offerte voor hebt gekregen.
9. Maak gebruik van gecombineerde evenementen op de locatie
Het is niet ongewoon dat locaties meerdere evenementen op dezelfde dag of binnen een relatief korte periode hosten. Onderzoek welke andere evenementen op de locatie die je overweegt plaatsvinden.
Als je bijvoorbeeld voor hetzelfde menu kiest als een ander evenement op die locatie, dan kun je de prijs misschien prijs verlagen omdat, de catering minder werk zal hebben.
10. Neem je eigen personeel mee
Veel locaties hebben een lijst met voorkeursleveranciers die ze graag willen huren als je hun ruimte boekt. Deze leveranciers hebben een overeenkomst met de locatie en hun prijzen zullen vaak hoger zijn.
Vraag de locatie of je je eigen personeel mee kunt nemen of een externe leverancier kunt inhuren. Als ze niet toegeven, verzamel dan offertes van externe leveranciers om over de prijs van de voorkeursleverancier van de locatie te onderhandelen.
11. Vraag om extra’s
Het is niet altijd mogelijk om over de prijs van een locatie of een service te onderhandelen. Soms is het beter om extra’s aan te vragen voor het pakket dat je met hen bespreekt.
Veel bedrijven zullen een basisprijs hebben die ze nodig hebben om hun uitgaven te dekken en winst te maken. Ze kunnen vaak extra diensten verlenen met weinig tot geen extra kosten voor zichzelf.
12. Bespreek de annuleringsclausule
Het is de moeite waard om de annuleringsclausule van je contract met de locatie of leverancier te bespreken. Je verliest vaak je aanbetaling als je het evenement om welke reden dan ook moet annuleren.
Vraag een annuleringsclausule met een variabele schaal. Dat betekent dat hoe eerder je je boeking annuleert, hoe meer je van je aanbetaling behoudt.
Tip: Raadpleeg deze handleiding voor annuleringsbepalingen voor een meer gedetailleerd overzicht.
13. Bied terugkerend werk aan
Als je meerdere evenementen organiseert of van plan bent om een vervolgevenement te houden, vergeet dan niet om dit te benadrukken. Het vooruitzicht van een terugkerende klant is een geweldig hulpmiddel om te onderhandelen over de prijs van het eerste evenement.
14. Bied iets in natura aan
Geld is niet alles en dat geldt ook voor onderhandelingen. Overweeg of je iets anders hebt dat je de locatie of leveranciers kunt aanbieden om de deal aantrekkelijker te maken.
Misschien heb je een veel volgers op social media die je kunt gebruiken om ze te promoten. Of misschien zal je evenement bekende influencers hebben, die er goed uitzien in hun staat van dienst.
15. Wees bereid om weg te lopen
Wees niet bang om weg te lopen. Niet alle locaties en leveranciers zijn even flexibel of bereid om met je te onderhandelen. Sommigen van hen kunnen ronduit onredelijk zijn.
Weet wanneer je alle onderhandelingstactieken hebt geprobeerd en je opties hebt uitgeput. Verspil geen tijd met het trekken aan een dood paard. Er zijn tal van locaties en leveranciers om uit te kiezen.
16. Follow-up na het evenement
Je hebt meestal vooraf een aanbetaling gedaan en de uiteindelijke rekening zal na het evenement geregeld worden. Het is belangrijk dat je de uiteindelijke resultaten controleert tegen hetgeen je overeen bent gekomen.
Vraag als je niet tevreden bent een korting op de uiteindelijke prijs. Geen enkele onderneming wil de negatieve beoordelingen die gepaard gaan met een slechte ervaring en zal je graag tegemoet komen om dit te voorkomen.
Gebruik deze tips goed
Het is niet altijd gemakkelijk om te onderhandelen over de prijs van locaties en services. Maar met een beetje moeite is het zeker mogelijk om een betere deal te krijgen.
Laat ons weten of deze tips over hoe je kunt onderhandelen met locaties en leveranciers, voor je hebben gewerkt. En voel je vrij om een bijdrage te leveren met een paar eigen tips in de reacties hieronder.