Het is verstandig om een fotograaf op je evenement te hebben. Een foto kan duizend mensen transformeren in bezoekers—zoals het oude gezegde luidt.
Hoeveel woorden je ook gebruikt om het evenement te beschrijven, er is niets beters dan foto’s die bewijzen hoe geweldig het was. Maar hoe vind je de juiste evenementenfotograaf?
Dit artikel geeft informatie over…
- Waarom je een evenementenfotograaf nodig hebt
- De verschillende soorten evenementenfotografen
- Hoeveel geld je moet reserveren
- Hoe je moet beoordelen welke fotograaf geschikt is
- Waar je de beste evenementenfotografen vindt
- Hoe je met de fotografen moet communiceren en werken
Foto’s als bewijs!
1. Waarom je een evenementenfotograaf nodig hebt
Een fotograaf is om verschillende redenen een goede investering voor je evenement. De meest voordehandliggende reden is dat je op deze manier mooie herinneringen met je bezoekers kunt delen na je evenement.
Maar er is ook een meer praktische reden: Foto’s van evenementen zijn goed voor marketing. Er is geen betere reclame dan foto’s of video’s van mensen die het naar hun zin hebben.
Je kunt de foto’s van je evenement gebruiken in je nieuwsbrieven, je social media berichten, en zelfs voor je gedrukte marketing materiaal, waaronder posters, flyers, banners, enzovoort.
Tip: Lees onze handleiding over het promoten van je evenement op Facebook en Twitter voor voorbeelden van het gebruik van foto’s.
2. De verschillende soorten evenementenfotografen
Fotografie is meer dan weten hoe je een camera gebruikt. Fotografen specialiseren zich in verschillende velden, net als andere professionals. Je moet de meest geschikte fotograaf voor jouw evenement vinden.
Hier zijn een aantal van de verschillende soorten fotografen die je tegenkomt:
- Bruiloftsfotografen
- Commerciële fotografen
- Voedselfotografen
- Sportfotografen
De meeste fotografen kunnen mooie foto’s nemen. Maar als je echt waar voor je geld wilt, moet je een fotograaf kiezen die gespecialiseerd is in jouw soort evenement.
Tip: Kijk naar de website van de fotograaf om hun specialisatie te zien.
3. Hoeveel geld vraagt een evenementenfotograaf?
Wereldklasse professionals hebben een bijpassend prijskaartje, dus denk aan de prijs voor je zomaar iemand inhuurt.
Wat is je budget?
Je evenementenbudget is het eerste waar je aan moet denken als je op zoek gaat naar een evenementenfotograaf. Een goede fotograaf brengt al snel €1.000 in rekening voor een dag werken.
Als je budget krap is, is het misschien beter om op zoek te gaan naar een alternatief. Ken je iemand die een vriendenprijs zou rekenen voor evenementenfotografie?
Tip: Lees onze handleiding over hoe je een evenementenbudget plant en beheert.
Vraag offertes aan bij verschillende fotografen
Goede fotografie mag wat kosten, maar je moet toch de tijd nemen om goed rond te kijken. Vraag een offerte aan bij iedere fotograaf op je lijstje, en vergelijk deze dan met anderen.
Je moet zoveel mogelijk details geven als je een offerte aanvraagt, zoals:
- Hoe lang je de fotograaf nodig hebt
- Waar het evenement plaatsvindt
- Wat de lichtomstandigheden zullen zijn
- Hoeveel foto’s je nodig hebt
- Wat voor soort foto’s je nodig hebt
- Hoe je de foto’s wilt gebruiken
Zorg dat het je duidelijk wordt of je per uur of per evenement moet betalen. Misschien hebben ze ook speciaal materiaal of een assistent nodig, wat kan zorgen voor een hogere prijs.
Tip: Deze handleiding geeft een goed beeld van de prijsklasse van evenementenfotografen en andere dingen om rekening mee te houden.
4. Hoe evalueer je evenementenfotografen
Het is verstandig om goed onderzoek te doen voor je geld uitgeeft. Fotografen zijn geen uitzondering op deze regel. Laten we kijken naar een aantal indicatoren van een goede evenementenfotograaf.
Communicatie
Kijk naar de communicatiekanalen die er zijn om de fotografen te bereiken. Hebben ze een website? E-mail? Telefoon? Social media? Hoe meer opties je hebt om ze te bereiken, hoe beter.
Portfolio
Kijk naar hun portfolio om de kwaliteit van hun werk te beoordelen. Richt je op de voorbeelden die relevant zijn voor jouw evenement. Kijk ook hoeveel evenementen ze al hebben gefotografeerd.
Reviews en referenties
Online reviews en persoonlijke referenties zijn misschien wel de beste manier om een evenementenfotograaf te beoordelen. Neem de tijd om eventuele negatieve reviews kritisch te bekijken—misschien zijn dit gewoon moeilijke klanten.
Tip: Als je echt details wilt, kun je dit fotografie beoordelingsformulier bekijken om criteria te zien voor een goed portfolio.
5. Waar vind je evenementenfotografen
De grote vraag is: Waar vind je evenementenfotografen? Gelukkig komen ze op dezelfde plaats als andere freelance professionals: online.
Freelance websites
Een goede plaats om te beginnen met zoeken is op één van de vele freelance banensites op internet.
Dit zijn de meeste vooraanstaande sites:
Fotografie agentschappen
Als je de gok niet wilt wagen om een freelance fotograaf in te huren, zijn er toegewijde agentschappen die je beste fotografen voor je zullen vinden.
Hier zijn er een paar om mee te beginnen:
- Racoon Event Photography
- Event Photos
- London Event Photography
- Add To Event
- The Photo Team
- Splento
- My Event Photo
- Event Photography Society
6. Hoe werk je met evenementenfotografen
Als je een lijst hebt met een paar goede fotografen, is het tijd om de details van het evenement te bespreken. Hieronder zie je een aantal gesprekken die je met je kandidaten moet hebben.
Manage verwachtingen
Jij en de evenementenfotografen moeten elkaars verwachtingen van het begin af aan managen. Zo hebben jullie allebei een betere positie om het evenement te plannen en achteraf te beoordelen.
Hier zijn een aantal dingen waar je het over moet hebben voordat je de fotograaf aanneemt:
- Wat zijn precies de te leveren producten die inbegrepen zijn in de prijs?
- Hoe vaak kunnen jullie elkaar bereiken?
- Wat moet de fotograaf (en eventueel de assistent) dragen tijdens het evenement?
- Wanneer moeten ze op locatie zijn?
- Zijn er specifieke momenten waar zeker foto’s van moeten worden gemaakt?
- Hoe en wanneer ontvang je de foto’s en/of video’s?
- Krijg jij de exclusieve en onbeperkte rechten over de foto’s?
Het is verstandig om een checklist te maken van alle vragen die je voor de fotograaf hebt voor je een contract tekent en samen gaat werken.
Bespreek het materiaal
Tenzij je zelf een fotograaf bent, weet je waarschijnlijk niet veel over het materiaal. Maar het kan geen kwaad om te vragen of de fotograaf al het juiste materiaal heeft om foto’s te maken.
Fotografen hebben in een situatie met weinig licht vaak ander materiaal nodig. Ze hebben ook speciale camera’s nodig om mensen en dingen die snel bewegen vast te leggen.
Controleer hun verzekering
Er kan tijdens een evenement van alles gebeuren. Vooral als er veel actie of alcohol bij komt kijken. Zorg dat de fotograaf de juiste verzekering heeft voor zijn of haar materiaal.
Zeg kaas!
Voor het inhuren van een evenementenfotograaf is er net zoveel onderzoek en oog voor detail nodig als bij andere leden van je evenemententeam. Zorg dat je grondig onderzoek doet voor je een contract tekent.
Het is ook verstandig om de bezoekers van je evenement (en sprekers en artiesten) te laten weten dat ze gefotografeerd worden. En het kan ook geen kwaad om ze te laten weten wat je met de foto’s van plan bent.
Veel succes!