Er zijn goede redenen om het inchecken van je gasten bij je evenementen te verbeteren. De ingang is het eerste contactpunt met je publiek. Het is je kans als organisator van evenementen om een goede eerste indruk op je gasten te maken.
Een soepele stroming bij het inchecken houdt de opwindingsniveaus hoog — en de lengte van de wachtrij laag. Het zet ook de toon voor wat er gaat komen.
Omgekeerd kan een negatieve indruk je reputatie schaden voordat het evenement begint. Lange wachttijden kunnen de atmosfeer, die je zo hard hebt geprobeerd te creëren, doen temperen.
Dus, als organisator van een evenement, zijn er veel dingen om te overwegen om een soepel beheer van wachtrijen te waarborgen.
Belangrijke overwegingen bij het inchecken van gasten bij evenementen
Voordat we ingaan op het “hoe” om je gasten in te checken, zijn er enkele voorbereidingen die je eerst moet bekijken.
1. Toegangspunten instellen
Er moet meer dan één incheckbalie beschikbaar zijn voor de gasten, vooral als we het over duizenden bezoekers hebben.
Dat vereist een locatie met meerdere deuropeningen of ingangen. Hoe eerder het publiek voorbij het punt van binnenkomst kan komen, des te gelukkiger ze zullen zijn.
Tip: Lees onze gids over hoe je de ideale locatie kunt vinden, zodat je deze van tevoren kunt bekijken.
2. Zorg voor meerdere incheck plekken
Meerdere incheck plekken voorkomen dat gasten op één punt worden overspoeld. Een lange wachtrij zorgt ervoor dat organisatoren van evenementen er incompetent uitzien. Het doel zou moeten zijn om de wachtrijen zo snel mogelijk te minimaliseren.
3. Kies de juiste mensen voor de klus
Als organisator van evenementen is het een van je taken om de juiste mensen in te huren om de gastenlijst van het evenement te beheren. Iemand die goed met mensen om kan gaan moet de face to face registraties afhandelen. Een teamlid dat uitzonderlijk nauwgezet is, moet het papierwerk afhandelen. En ga zo maar door.
4. Zorg voor voldoende mankracht
Bij elke ingang moet minstens één persoon de gasten inchecken. Bij grote mensenmassa’s is het in geval van nood ook essentieel om meer dan één persoon voor de taak te hebben.
5. Zorg bij het werken met software voor een back-up plan
Apps en software hebben de neiging om te crashen wanneer je het het minst verwacht — of wilt. What then? Zorg altijd voor een back-up plan, of het nu een persoonlijke hotspot is als de WiFi uitvalt of een vel papier om de ingecheckte gasten te tellen.
6. Kies de juiste bron
Zorg ervoor dat je de snelste manier gebruikt om bezoekers te registreren om vertragingen te voorkomen. Papier gebruiken is ouderwets, maar krijgt de klus wel geklaard. Maar het is misschien verstandiger om de namen van een digitale lijst in een app aan te vinken.
Tip: : Bekijk onze ticket-app om te zien of dat een oplossing is die voor je evenement geschikt is.
7. Sorteer de giveaways
Ga je je bezoekers als ze binnenkomen een polsbandje geven, drank kaartjes, goodiebags of andere materialen? Als je dat van plan bent, sorteer dit van tevoren om de mensenstroom op gang te houden en wachtrijen te voorkomen.
8. Houd bewegwijzering eenvoudig
Haten we niet allemaal een voordringer? Ze kunnen binnen enkele seconden het humeur van iedereen ruïneren. Als organisator van het evenement, wil je dat niet. Om te voorkomen dat iemand voordringt, moet je eenvoudige en duidelijke borden maken.
Tip: Lees onze gids voor bewegwijzering bij evenementen om beter te begrijpen wat wel werkt en wat niet.
Evenement incheck proces
Het incheck proces omvat vele taken, van het begroeten van de bezoekers tot het inchecken aan de poorten en het overhandigen van het evenementenprogramma.
Het lijkt eenvoudig: De bezoekers naar hun naam vragen, ze in de lijst of het systeem zoeken en ze het programma voor het evenement geven.
Hoe eenvoudig het ook mag lijken, er zijn onvoorziene omstandigheden die voor het overigens eenvoudige incheck proces een probleem kunnen vormen.
1. Evenement crashers
Stel je voor dat iemand zonder een uitnodiging of kaartje toegang probeert te krijgen tot het evenement. Het zoeken naar hun naam op de lijst zal niet alleen een doodlopende weg zijn, maar ze zullen ook de wachtrij ophouden en ieders tijd verspillen.
Tip: Je kunt je hierop voorbereiden door meer te lezen over hoe je evenement crashers weg kan houden.
2. Materialen uitdelen
Als je van plan bent om bij de ingang badges, polsbanden of kaarten uit te delen, zorg er dan voor dat je deze van tevoren uitzoekt. Wanneer je gepersonaliseerde materialen uitdeelt, zet dan een aparte tafel op om de bezoekers naar voren te begeleiden.
Tip: : In dit artikel wordt beschreven hoe je je evenementenmaterialen georganiseerd kunt houden.
3. Onverwachte (maar graag geziene) gasten
Heeft een prominente gast iemand meegebracht? Heeft een gast zich verontschuldigd, omdat hij de deadline van de RSVP heeft gemist? Wil hij of zij zich nu registreren?
Dit alles kan het proces van vlot inchecken voor andere bezoekers van je evenement belemmeren. Bespreek voorafgaand aan het evenement met je evenementenmanager hoe je dergelijke verzoeken moet afhandelen. Dit bespaart je tijd op de dag zelf.
Ideeën voor het inchecken van gasten bij evenementen
Er zijn veel manieren om bezoekers bij evenementen in te checken, van de traditionele pen-en-papier methoden tot de meer geavanceerde methoden voor planners met technische vaardigheden.
1. Handmatig inchecken
Hoewel het tegenwoordig niet zo erg gewaardeerd wordt, is het handmatig inchecken nog steeds erg handig en voor kleine mensenmassa’s kosteneffectief. Ze omvatten het gebruik van een eenvoudige pen en een afgedrukte gastenlijst.
2. RFID
RFID-armbanden hebben de laatste tijd aan populariteit gewonnen. Ze vereisen een NFC compatibele tablet of smartphone om te scannen. Ze gebruiken de informatie van een bezoeker en stellen hen in staat om afgesloten gebieden te betreden. Dankzij RFID-armbanden kunnen organisatoren van evenementen het voetverkeer volgen.
3. Incheckkiosken
Kiosken voor zelf registratie maakt individueel inchecken mogelijk zonder hulp van je evenemententeam. Registranten kunnen hun QR-codes gebruiken om zichzelf in te checken en te voorkomen dat ze in de wachtrij hoeven te gaan staan.
4. Tablets
Een technisch onderlegde demograficus zal het waarderen dat tablets op een voetstuk of tafel worden gemonteerd. Deze zullen met een eenvoudig te gebruiken interface zelf registratie toestaan. Ze zijn ook eenvoudig te verplaatsen en nemen weinig ruimte in beslag.
5. Draaihekken
Draaihekken zijn ideaal wanneer de meeste van je evenementen op dezelfde locatie plaatsvinden. Ze worden geleverd met een ingebouwde barcodelezer, zodat je eenvoudig kunt scannen. Ze hebben ook geen personeel nodig. Omdat ze geen handmatige controle vereisen, zijn deze geweldig voor VIP-evenementen zoals liefdadigheidsballen en gala’s.
6. Apps voor evenementen
Apps voor evenementen maken het proces van registratie probleemloos. Sommigen hebben zelfs een zelf incheck optie ingebouwd om het proces verder te vergemakkelijken. Ze hebben de behoefte aan logistiek, zoals bij wachtrijen en registratiebalies, verminderd. Zulke applicaties zijn ideaal als het om grote mensenmassa’s gaat, want bezoekers kunnen kaarten op hun telefoon scannen.
Tip: Bekijk onze lijst met de beste apps voor evenementen zodat je weet welke je voor je evenement moet kiezen.
7. Barcodescanners
Barcodescanner zijn draagbare gadgets die QR-codes en barcodes scannen. Het zijn apparaten voor één doel, die zijn bedoeld voor het scannen van kaarten en die kunnen helpen om veel barcodes tegelijk te scannen.
Maak je klaar voor het inchecken
Inchecken kan stressvol zijn, maar dat hoeft het niet te zijn. We hopen dat je met deze tips en richtlijnen het inchecken bij evenementen beter kunt beheren.
Laat ons in de reacties weten hoe je omgaat met incheckpunten en deel wat het beste bij je past.