een evenement plannen

by Frederik Nielsen on april 24, 2019 Geef een reactie

Hoe Kies Je Een Evenemententhema (En Waar Je Aan Moet Denken)

Als je je evenement aan het plannen bent, vraag je je waarschijnlijk af hoe je een thema moet kiezen.

Geen zorgen, daar hebben we ook aan gedacht.

Lees dit artikel om erachter te komen hoe je je evenemententhema moet kiezen door…

Naar het doel van je evenement te kijken
Denk aan je doelpubliek
De juiste locatie vinden
Binnen je budget blijven
Rekening houden met de seizoenen en het weer

We kijken ook naar hoe je je evenemententhema moet toepassen door…

Creatief te zijn met uitnodigingen
Social media te gebruiken om een verhaal te vertellen
Versiering te gebruiken om een sfeer te creëren
Eten en drinken aan te bieden dat bij het thema past
Te zorgen voor passend entertainment
Leuke activiteiten binnen het thema te activeren

We geven je ook een paar tools om mee te beginnen.

Hoe kies je een evenemententhema

Voor je zomaar een thema kiest, moet je bedenken waarom je eigenlijk een thema wilt. Trekt het een bepaald publiek aan?

Het is ook verstandig om te denken aan beperkingen waar je mee te maken kunt krijgen. Je evenementenbudget kan een beslissende factor zijn.

Hier zijn een aantal dingen om aan te denken bij het kiezen van een evenemententhema.

1. Doel

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is wat het doel van het evenement is. Een fondsenwerving voor een goed doel heeft een andere doelstelling dan een buurtfeest.

Tip: Lees dit artikel om je te helpen bij het bepalen van de doelen van je evenement. Het is dan makkelijker om een goed thema te kiezen.

2. Publiek

Je moet bij het kiezen van een thema ook rekening houden met het publiek wat je wilt aantrekken. Een verkleedfeest is niet echt toepasselijk voor een zakelijk evenement.

Tip: Stel jezelf de wie, wat, waarom en waar vragen om je doelpubliek te definiëren. Baseer je thema op de mensen die je naar je evenement wilt laten komen.

3. Locatie

De locatie van je evenement beperkt ook de thema’s die je kunt kiezen. Je kunt geen overdekt strandfeestje organiseren in een museum. (Nou ja, het kan wel, maar…)

Hoe kies je een evenemententhema: Kies een locatie die bij je thema past. — Kies een locatie die bij je thema past.

Je thema moet passen bij de locatie die je kiest. Zorg dat het thema en de locatie elkaar aanvullen, en elkaar niet in de weg zitten.

4. Budget

Je moet ook rekening houden met het B-woord. Hoeveel geld gaat een bepaald thema kosten? Heb je genoeg budget?

Exotische decoraties en mooie versieringen zijn al snel duur. Denk aan je evenementenbudget bij het bedenken van je thema

5. Seizoen

Het weer kan ook invloed hebben op je keuze. Als je evenement buiten plaatsvindt, kunnen regen, wind en sneeuw een rol spelen.

Maar je thema hoeft niet bij het seizoen te passen. Het zou heel interessant zijn om dat overdekte strandfeestje in december te organiseren.

Wat je moet verwerken in je evenemententhema

Als je een thema hebt gekozen, moet je kijken hoe je het kunt toepassen. Gelukkig heb je veel opties.

Hoe meer elementen om je thema op toe te passen, hoe sterker en gedenkwaardiger het is. Eigenzinnige uitnodigingen, decor, en eten worden waarschijnlijk gedeeld op social media.

Hier zijn een aantal dingen waar je thema invloed op kan hebben.

1. Uitnodigingen

Gebruik de uitnodigingen als een voorproefje voor je thema. Als je gaat schatzoeken, kun je bijvoorbeeld een schatkaart als uitnodiging sturen.

Hoe kies je een evenemententhema: Wees creatief met de uitnodigingen. — Wees creatief met de uitnodigingen.

Je kunt ook interessante onderwerpregels voor je e-mails schrijven of schrijven in een specifieke toon.

Tip: Gebruik een aantal van deze ideeën voor creatieve uitnodigingen als inspiratie.

2. Marketing

Het thema moet onderdeel zijn van je marketing. Je kunt op social media je thema gebruiken om een verhaal te vertellen over je evenement.

Als je een jaren ’70 disco feestje organiseert, kun je afbeeldingen van geweldige outfits delen. Of mensen vragen om hun favoriete disco nummer te delen en hier een gesprek over beginnen.

3. Decor

De aankleding is één van de belangrijkste aspecten voor je thema. Samen met de locatie zorgt het decor voor de juiste sfeer.

Een etentje met een Halloween thema heeft geesten, pompoenen en schedels nodig. Voor een Cinco de Mayo feest is een piñata nodig.

Tip: Kijk naar deze voorbeelden voor meer visuele ideeën.

4. Eten en drinken

Het menu tijdens je evenement is ook een geweldige manier om gebruik te maken van je thema. Eten en drinken kunnen net zo goed bij het decor horen als het decor zelf.

Je kunt de manier van serveren ook aanpassen. Waarom serveer je geen pina colada in een uitgeholde ananas voor je Halloween evenement?

5. Entertainment

De sprekers of entertainers die naar je evenement komen moeten ook bij het thema passen. Op een Kerstfeest zijn zingende elfen nodig, enzovoort.

Hoe kies je een evenemententhema: Verklede artiesten zijn altijd leuk. — Verklede artiesten zijn altijd leuk.

Tip: Als je niet zeker weet wat voor soort entertainment er bij je thema past, moet je op zoek gaan naar een entertainmentbureau dat gespecialiseerd is in evenementen met thema’s.

6. Activiteiten

Je kunt ook leuke activiteiten plannen voor je evenement. Als je gaat schatzoeken, is de activiteit het evenement. Maar de deelnemers kunnen zich ook verkleden als piraten.

De activiteiten moeten natuurlijk bij je thema passen.

Tip: Als je het even niet weet, kan deze lijst met activiteiten voor evenementen je helpen.

Tools om je te helpen bij het kiezen van een thema

Als je meer inspiratie nodig hebt, zijn er een aantal websites die je aan ideeën kunnen helpen.

1. Pinterest: Visuele thema ideeën

Pinterest is de beste plaats voor visuele inspiratie. Vind overzichten met ideeën voor evenementen en kijk wat andere mensen hebben gedaan met hun thema’s.

2. Hire Space: Locatie ideeën

Hire Space is een goede plaats om te beginnen als je de beste locaties zoekt. Er is iets voor alle gelegenheden, of je nu een conferentie of een zomerfeestje organiseert.

3. Home Cooked Happy: Menu ideeën

Home Cooked Happy heeft een lange lijst met verschillende menu ideeën voor thema feestjes. Gebruik deze als inspiratie voor je evenemententhema, of werk met een combinatie van verschillende ideeën.

Conclusie

Je evenement hoeft geen specifiek thema te hebben, maar dit maakt het wel leuk en memorabel.

Je gasten zullen hun vrienden op social media er ook eerder over vertellen.

Zorg ook dat je plezier hebt, zodat het niet geforceerd overkomt.

Veel plezier!

by Frederik Nielsen on maart 13, 2019 Geef een reactie

Hoe bereid je je voor op een evenement (met sjabloon voor evenementenplanning)

Je kunt jezelf makkelijk verliezen in het plannen van een evenement. Er zijn veel dingen om aan te denken en rekening mee te houden.

Daarom is het goed om een kader te hebben om je in focus te houden. Met een overzicht van wat je moet doen, heb je altijd iets om op terug te vallen.

Zie het als een kaart in de wildernis van het plannen.

We hebben een sjabloon voor evenementenplanning gemaakt die je kunt gebruiken als je de weg kwijtraakt. Ieder evenement is anders, dus dit sjabloon zal niet exact passen bij dat van jou.

Maar alle evenementen hebben gemeenschappelijke eigenschappen En deze componenten zijn vaak het belangrijkst.

Volg dit sjabloon voor evenementenplanning om te zorgen dat je geen stappen mist.

Vroege voorbereiding voor het evenement

Je moet zo snel mogelijk beginnen met het plannen van het evenement. Je kunt nooit te veel tijd hebben om je voor te bereiden.

Grote evenementen worden een jaar (of meer) van tevoren gepland. Kleine of medium evenementen hebben vaak nog steeds een voorbereidingstijd van zes maanden.

1. Bepaal een thema

Tenzij je gewoon een feestje geeft, zal er een thema zijn. Het kan een verkleedfeest zijn, of een politieke conferentie. Begin met je reden om het evenement te organiseren.

2. Definieer je publiek

Als het heel duidelijk is waarom het evenement organiseert, moet je je publiek bepalen. Wie is er geïnteresseerd in dit soort evenementen? Waarom zouden ze komen? Waarom brengen ze online tijd door?

3. Bepaal een datum en tijd

Kies de beste datum en tijd voor je evenement. Zorg dat er geen conflict is met officiële feestdagen, seizoensgebonden feestdagen of populaire vakantietijden. Let ook op vergelijkbare evenementen, zodat je geen concurrentie hebt voor hetzelfde publiek.

4. Onderzoek locaties

Je kent je publiek en hebt een geschatte datum voor het evenement. Nu is het tijd om een locatie te vinden. Als je evenement buiten is, heb je de juiste vergunningen nodig. Als het binnen is, kun je een lijst maken met locaties om offertes te verzamelen.

5. Onderzoek catering

Het is ook een goed moment om het menu voor het evenement te bepalen. Is het een openlucht picknick en nemen mensen hun eigen eten mee? Of is het eten het centrale onderdeel van je etentje? Maak een lijst van plaatselijke catering bedrijven en verzamel offertes voor je budget.

6. Rekruteer een evenemententeam

Als je een klein evenement organiseert, kun je het misschien alleen. Anders is het een goed idee om een team te rekruteren. Maak een takenlijst en begin met delegeren.

7. Maak een budget

Je wilt dat het geld ook in orde is. Hoeveel kost de huur van de locatie? Hoe zit het met het eten? Betaal je je team? Je budget is ook afhankelijk van of je geld vraagt voor de toegang of winst probeert te maken.

Een paar maanden voor het evenement

Je kunt een maand of twee voor het begint naar specifieke aspecten van je evenement gaan kijken.

1. Maak een overzicht van het programma

Het is een goed idee om een programma te hebben, of je nu een feestje of een zakelijke conferentie organiseert. Zorg dat gasten 30–60 minuten later kunnen komen. Maar zorg ook dat er entertainment is voor mensen die op tijd zijn. Maak een ontwerp van het programma van het evenement.

2. Bepaal een locatie

Je hebt onderzoek gedaan, een lijst gemaakt met locaties en offertes verzameld. Nu is het tijd om een besluit te nemen. Doe de boeking en teken het contract. Zorg dat je weet wat er inbegrepen is in de prijs.

3. Zorg dat er eten en drinken is

Net als bij het bepalen van de locatie, moet je beslissen wat voor eten en drinken je gaat bestellen. Maak je het zelf? Ga je een cateraar inhuren? Bespreek de levering van het eten, en eventuele additionele versiering.

4. Huur materiaal

Als je entertainment verzorgt, het je materiaal nodig. Onderzoek en boek geluidssystemen, microfoons, projectors, en alle andere dingen die je nodig hebt.

5. Maak een pagina voor je evenement

Maak een pagina of website voor je evenement en maak social media profielen aan. Voeg ook een countdown timer toe voor de datum van het evenement.

6. Verstuur uitnodigingen

Als je evenement privé is (of als je een gastenlijst hebt), moet je ook gepersonaliseerde uitnodigingen versturen.

7. Begin met de promotie van je evenement

Nu moet je ook beginnen met de promotie. Zorg voor advertenties op social media, print flyers, en begin met een e-mailcampagne.

8. Zorg voor een systeem voor ticketverkoop

Als je een evenement met tickets hebt, moet je die tickets ergens kunnen verkopen. Zoek een platform voor ticketverkoop dat integreert met jouw evenementenwebsite en social media.

Gebruik dit sjabloon voor evenementenplanning om te zorgen dat je evenement op schema blijft. — Gebruik een sjabloon voor evenementenplanning om te zorgen dat je evenement op schema blijft.

Een paar weken voor het evenement

Een paar weken voor je evenement moet je zorgen dat alles in orde is.

1. Bevestig bezoekers

Als je persoonlijke uitnodigingen hebt verstuurd, moet je bevestigen dat ze komen. Dit helpt bij het plannen van de logistiek van het evenement.

2. Plan de logistiek

Denk erover na waar mensen moeten parkeren en waar ze de locatie binnenkomen. Waar laten ze hun jassen als ze binnen zijn? Passen de zitplaatsen bij de opstelling van het podium? Staat er eigenlijk al een podium?

3. Controleer gezondheid en veiligheid

Afhankelijk van de locatie, kun je zelf controles uitvoeren voor gezondheid en veiligheid. Zorg dat er geen gevaar is van vuur of andere risico’s.

4. Bevestig catering en materiaal

Bevestig dat catering, AV materiaal, en andere leveranciers met wie je werkt allemaal in orde zijn.

5. Ga last-minute winkelen

Zijn er nog wat kleine dingen die je niet hebt? Ga deze dan een paar weken van tevoren kopen.

Een paar dagen voor het evenement

De laatste paar dagen voor het evenement zijn het drukst. Maak er het beste van en doe last-minute checks.

1. Maak de locatie klaar

Versier de binnen- en buitenkant van de locatie. Maak de zitplaatsen klaar en zorg zo nodig voor een selfie muur.

2. Test het materiaal

Zorg dat al het geluid, de verlichting, en het beeldmateriaal goed werken. Controleer of de WiFi-verbinding goed is.

3. Doorloop alles

Pak je evenementenprogramma erbij en doorloop alles dat er gaat gebeuren. Houd rekening met vertragingen en plan wat je in deze gevallen moet doen.

Laat de feestelijkheden beginnen

En dat is het! Je hebt met succes alle nodige stappen doorlopen voor je evenement. Maar je werk is nog niet klaar…

Nu moet je het evenement uitvoeren. Het plannen kost veel moeite, maar als de gasten er zijn kan er van alles gebeuren.

Hopelijk heeft dit sjabloon voor evenementenplanning je geholpen je voor te bereiden op ieder scenario.

Veel succes!

by Frederik Nielsen on februari 23, 2019 Geef een reactie

17 Tips voor evenementenplanning die je hard nodig hebt

Je kunt nooit te veel tips voor evenementenplanning hebben. Een evenement plannen en uitvoeren is niet makkelijk, dus je hebt zoveel mogelijk tools nodig.

We hebben een lijst gemaakt met 17 waardevolle tips voor evenementenplanning. We hopen dat ze je leven als evenementenplanner iets makkelijker zullen maken.

Met de tips in dit artikel leer je hoe…

Je een plan van aanpak opstelt
Gebruik maakt van planningssoftware
Je data verzamelt en gebruikt
Je tijd en geld beheert
Je een locatie vindt en voorbereid
Je de timing precies goed krijgt
Je een partner voor ticketverkoop vindt
Je apps synchroniseert
Je taken automatiseert

Klaar om te beginnen? Daar gaan we.

Tip #1: Denk groot (en schaal dan naar beneden)

Bedenk hoe het perfecte evenement eruit zou zien zonder beperkingen. Beschrijf ieder aspect van het evenement.

Ga dan terug met een rode pen en schrijf op waar je genoegen mee zou nemen. Je hebt nu een bereik om mee te werken en hebt je eigen verwachtingen gemanaged.

Tip #2: Gebruik software voor evenementenplanning

Er zijn een aantal programma’s voor evenementenplanning die je kunt gebruiken. Hiermee kun je je takenlijst, budget en deadlines beheren.

Lees onze handleiding over De beste gratis online tools voor evenementenplanning om er een aantal te bekijken.

Tip #3: Verzamel data (en gebruik deze)

Data zijn geweldig, want hiermee kun je je succes meten en resultaten voorspellen. Als je geen data hebt over voorgaande evenementen, moet je ze nu gaan verzamelen.

Kijk naar de aankooppatronen en online aanwezigheid van je gasten. Je kunt ook enquêtes houden en kijken naar casussen van evenementen die vergelijkbaar zijn met de jouwe.

Tip #4: Zorg voor efficiënt tijdbeheer

Je zult waarschijnlijk zelfstandig werken, dus zorg dat je dag gestructureerd is. Gebruik een kalender app om je taken in te plannen en pauzes te verantwoorden.

Je moet ook zorgen voor een buffer in geval van onverwachte vertragingen.

Tip #5 – Creëer een realistisch budget

Niemand houdt van spreadsheets, maar ze zijn wel nodig. Creëer een budget op basis van je visie (zie Tip #1).

Houd het vervolgens bij met een spreadsheet of software voor evenementenplanning (zie Tip #2) om te zorgen dat je je eraan houdt.

Een realistisch budget creëren is één van de belangrijkste tips voor evenementenplanning.

Tip #6: Denk aan extra fondsenwerving

Tijdens het plannen van een evenement is het zeker niet te vroeg om na te denken over fondsenwerving. Je hebt namelijk net een budget bepaald.

Gelukkig zijn er manieren om je financiën een boost te geven. Maak een lijst van potentiële evenementensponsoren of denk na over potentiële crowdfunding voor je evenement.

Tip #7: Onderzoek locaties (en faciliteiten)

Je moet je locatie kiezen op basis van het thema van je evenement en je budget. Maar het moet ook alle faciliteiten bieden die je nodig hebt.

Denk na over ligging, zitplaatsen, WiFi, veiligheid, catering, verlichting, geluid en alles wat je nog meer nodig kunt hebben. Zorg dat de locatie die je kiest alles heeft wat op je lijstje staat.

Tip #8: Stel gedetailleerde contracten op

Zorg altijd voor gedetailleerde contracten tussen jou, de locatie, de acts, en alle andere mensen die er bij komen kijken. Win zo nodig juridisch advies in.

Zorg dat offertes die je binnenkrijgt alles omvatten. Je wilt aan het einde van je evenement niet verrast worden door een rekening.

Lees de kleine lettertjes en zorg dat er geen misverstanden zijn

Tip #9: Bezoek de locatie voor het evenement

De meeste evenementen hebben websites met leuke plaatjes en misschien zelfs een 360-graden virtuele tour. Maar je moet er van tevoren eerst zelf naartoe gaan.

Verplaats jezelf in je gasten en probeer te bedenken wat indruk op hen zou maken. Dit kan je helpen bij het visualiseren van je evenement en de ervaring die je zal creëren.

Tip #10: Vind selfie spots

Ga in de locatie op zoek naar selfie spots. Je zult dan vaker getagd worden op social media, en dat kan later helpen met marketing.

Eén van onze favoriete tips voor evenementenplanning is het creëren van een selfie spot.

Je kunt een selfie-muur creëren door een achtergrond bij de ingang te zetten. Zo kunnen je gasten dit als eerste op Instagram zetten.

Tip #11: Verwacht het onverwachte

Er kunnen veel dingen fout gaan bij het plannen van een evenement. Als je evenement in de open lucht is, moet je op het weer letten.

Als je je evenement in een grote stad als Londen organiseert, moet je rekening houden met files en stakingen in de metro. Er kan van alles gebeuren. Zorg dat je er klaar voor bent.

Tip #12: Houd rekening met concurrerende evenementen (en feestdagen)

Je moet zorgen dat je je evenement niet op dezelfde datum plant als je concurrent.

Ook moet je rekening houden met officiële feestdagen die je evenement in de weg zouden kunnen zitten. Afhankelijk van je doelpubliek, moet je ook buiten populaire vakantieperiodes plannen.

Tip #13: Zoek een betrouwbare partner voor ticketverkoop

Kies een ticketverkoopsite of -platform dat je leven makkelijker zal maken. Zorg dat ze alle betaalmethodes accepteren en integreren met je andere platforms.

Een bekende naam zal je evenement ook geloofwaardig maken.

Tip #14: Koppel je social media accounts

Social media hoort bij de marketingfase van je evenement, maar je moet nu al beginnen met voorbereiden.

Gebruik een aggregator zoals Buffer of Hootsuite om al je accounts van tevoren te koppelen.

Gebruik een social media planner zoals Buffer om je accounts van tevoren te koppelen.

Tip #15: Automatiseren, automatiseren, automatiseren

Zoek uit hoeveel aspecten van je evenement je kunt automatiseren. Plan e-mails en social media berichten.

Synchroniseer je ticketverkoop app met jouw CRM of evenementenmangement software. Automatiseer alles.

Tip #16: Maak een checklist

Zorg voor een checklist, of papier of digitaal. Trello is een goede app voor checklists. Pen en papier is ook prima.

Zorg in ieder geval dat je altijd een checklist bij je hebt. Zo kun je je voortgang bijhouden.

Tip #17: Blijf leren

Het is makkelijk om vast te komen zitten in routines, vooral als je het al even doet. Maar trends en technologische vooruitgang staan niet stil. Jij moet ook meebewegen.

Lees ebooks (en echte boeken), volg korte cursussen, en stel een Google Alert in voor nieuws over de markt.

Heb je iets geleerd?

Dat waren onze tips voor evenementenplanning…voorlopig. We zijn altijd op zoek naar meer technieken om jouw leven als evenementenorganisator makkelijker te maken.

Als je een tip voor evenementenplanning hebt waar wij het niet over hebben gehad, horen we graag van je in de opmerkingen hieronder. Delen is goed!