Geld houdt de wereld draaiende, en het kan je evenement maken of breken. Dus laten we het hebben over hoe je je evenementenbudget voorbereidt en beheert.
In dit artikel hebben we het over…
- Hoe je een strategie voor je evenementenbudget creëert
- Welke kosten je ter plaatse kunt verwachten
- Met welke kosten van technologie je rekening moet houden
- Waar je je marketingbudget op moet richten
- Hoe je wat geld kunt verdienen met je evenement
- Tips voor het rekken van je evenementenbudget
- Waar je gratis sjablonen voor je evenementenbudget vindt
Er is veel te behandelen, dus laten we beginnen.
Maak een strategie voor je evenementenbudget
Het is belangrijk om een strategie te hebben voor je berekeningen gaat doen. Kijk naar het grote plaatje en zorg dat je een overzicht hebt.
Hier zijn dingen om rekening mee te houden bij het maken van een strategie voor je evenementenbudget:
1. Begin met je doel
Wat is het doel van het evenement? Is het winst maken, fondsen werven of aandacht vragen?
2. Kijk naar de data
Kijk naar inkomsten en uitgaven van je vorige evenementen. Je kunt ook kijken naar casussen van andere evenementen.
3. Schrijf alles op
Het is belangrijk om iedere euro om te draaien bij het opstellen en beheren van je evenementenbudget.
4. Communiceer met je team
Zorg dat je team het budget begrijpt. Communiceer duidelijk met belanghebbenden van het evenement.
5. Let op trends in de evenementenindustrie
Kijk naar waar anderen hun budget aan uitgeven. Zo krijg je een indicatie van trends waar je op moet letten.
6. Zorg voor een opzet van je evenementenbudget
Voor we specifiek worden, is het een goed idee om een opzet te maken van hoe je kosten eruit gaan zien. Gebruik dit sjabloon ter ondersteuning.
Kosten van je evenement ter plaatse
Waarschijnlijk gaat het grootste gedeelte van je evenementenbudget op aan kosten ter plaatse. Maar geef gerust meer aan marketing uit als je overheadkosten laag zijn.
Hieronder vind je een aantal kosten op locatie waar je rekening mee moet houden in je berekeningen.
1. Locatie
The evenementenlocatie is vaak de grootste kostenpost ter plaatse. Onderzoek jouw opties en onderhandel zo goed mogelijk over de prijs.
2. Sprekers en entertainers
Het boeken van sprekers of entertainers kan ook duur zijn, afhankelijk van wat zij vragen.
3. Personeel
Voor kleine evenementen is niet veel personeel nodig—misschien kun je het alleen. Maar het kan duurder worden voor grotere evenementen, zoals conferenties en festivals.
Evenementenleveranciers kosten
Misschien heb je de hulp van externe leveranciers nodig. Het is een goed idee om offertes te verzamelen en prijzen te vergelijken voor je een keuze maakt.
1. Catering
Eten en drinken wordt altijd gewaardeerd (vooral als je evenement over eten gaat). Of het nu wel of niet in de prijs is inbegrepen, je hebt een cateraar nodig om het te organiseren.
2. Fotografie
Het is essentieel om iemand ter plekke te hebben die foto’s en video’s maakt van het evenement. Dit is na afloop van het evenement heel waardevol voor social media en marketing.
3. Borden en decoratie
Er gaat ook veel budget op aan branding tijdens je evenement, dus je moet op zoek gaan naar goede deals.
Tip: AddToEvent is een goede plaats om leveranciers te vinden voor je evenement en hun prijzen te vergelijken.
Kosten van technologie
Dit artikel bestaat in de digitale ruimte…en hetzelfde zal gelden voor een groot gedeelte van je evenement. Daarom moet je ook rekening houden met kosten van technologie tijdens je evenement.
Hieronder zie je technologische aspecten waar je voor moet budgetteren.
1. Tools voor evenementenmanagement
Software voor evenementenmanagement is één van de beste dingen om geld aan uit te geven. Het maakt je leven makkelijker door te helpen bij het verkopen van tickets en het verzamelen van data.
2. Evenementen-app
Als je een groot evenement organiseert, zoals een conferentie of festival, heb je misschien een app nodig. Denk eraan om altijd geld opzij te zetten voor de ontwikkeling en promotie hiervan.
3. Systeemintegratie
Misschien moet je met veel apps tegelijk werken. Apps voor evenementenmanagement, apps voor social media management en website plugins. Misschien moet je iemand inhuren om te zorgen dat alles geïntegreerd is en soepel loopt.
4. Live streaming
Live streaming kan geweldige marketing voor een evenement zijn. Maar misschien heb je camera’s, microfoons, een camera crew, en een social media manager nodig.
Evenementenmarketing kosten
Je zult een gedeelte van je budget opzij moeten zetten voor marketing en promotie. Zonder marketing en promotie zal het moeilijk zijn om bezoekers te krijgen.
Laten we kijken naar een aantal dingen om je marketingbudget aan uit te geven.
1. SEO en SEM
SEO is belangrijk om je evenement vindbaar te maken op Google. Je moet misschien ook geld uitgeven aan wat PPC advertenties op Google Adwords.
2. PR campagne
Een public relations campagne kan zorgen dat mediakanalen je evenement oppikken. Je kunt een bureau inhuren of zelf tijd besteden aan het benaderen van media.
3. Social media advertenties
Je kunt je evenement promoten op alle social media platforms. Zet een gedeelte van je budget opzij voor advertenties op Facebook, YouTube, Instagram, en Twitter. Misschien heb je ook een social media management tool nodig.
Potentiële inkomsten van je evenement
Het is niet alleen maar ellende in budgettering. Misschien kun je ook geld verdienen met je evenement.
Hier zijn een aantal manieren om een ruimer budget te krijgen.
1. Sponsoren
Benader bedrijven die interesse hebben in het publiek van je evenement. Kijk of je ze als sponsoren kunt krijgen als je ze marketing aanbiedt.
2. Merchandise
Je kunt allerlei soorten merchandise verkopen. T-shirts, mokken, tassen…de mogelijkheden zijn eindeloos.
3. Donaties
Als je een evenement voor fondsenwerving organiseert, moet je je richten op het vinden van donateurs. Vraag om persoonlijke en zakelijke donateurs.
4. Eten en drinken
Tenzij eten en drinken inbegrepen zijn in de tickets, kun je er ter plaatse geld mee verdienen.
Hoe verruim je je evenementenbudget
Als je nog steeds moeite hebt met je budget, hebben we nog een paar tips voor je.
1. Influencers benaderen
Ken je iemand op social media? Heb je vaste klanten? Vraag deze mensen dan om je te helpen met je marketing door het nieuws over je evenement te verspreiden.
2. Gebruik gratis online tools
Niet alle apps kosten geld. Er zijn heel veel handige gratis apps. We hebben in feite een heel artikel geschreven over gratis tools voor evenementenplanning.
3. Gebruik freelancers of vrijwilligers
Je kunt personeelskosten besparen door bepaalde taken uit te besteden aan vrijwilligers en freelancers.
4. Zorg voor een reserve
Het is altijd goed om geld te sparen voor zware tijden. Houd 10% van je budget in een noodfonds, voor als er opeens dingen fout gaan.
Tip: Je kunt dit artikel lezen om meer te leren over hoe je evenementenkosten bespaart zonder de kwaliteit op te offeren.
Sjabloon voor evenementenbudget
De snelste manier om een evenementenbudget te creëren is door gebruik te maken van Google Sheets. Het is gratis, en je krijgt een spreadsheet met formules om berekeningen te doen.
Tip: Geen zorgen als je niet zelf een sjabloon voor je evenementenbudget wilt maken. Je kunt online veel gratis sjablonen downloaden.
Begin met het voorbereiden van je budget
Zoals we al eens eerder op dit blog hebben gezegd, het is belangrijk om te beginnen met de macro en dan naar micro toe te werken. Zorg eerst voor het grote plaatje en bekijk dan ieder detail apart.
Dit zal je helpen bij het formuleren van een strategie. Als je dat hebt, hoef je alleen nog maar prijzen te onderzoeken en te onderhandelen.
Succes met je evenementenbudget, en vergeet het noodfonds niet!