Er zijn als evenementenplanner een miljoen dingen waar je voor moet zorgen. Evenementenregistratie is er slechts één van. Het is natuurlijk een van je topprioriteiten, maar het kan veel van je tijd kosten.
Laten we het dus hebben over evenementenregistratie en ticketsoftware.
Wat doen online sites voor evenementenregistratie?
Online sites voor evenementenregistratie kunnen je leven op verschillende manieren gemakkelijker maken.
Allereerst kost het veel moeite om je eigen registratieformulier of -pagina voor een evenement te maken Je hebt nog steeds een evenementenwebsite nodig, maar je hoeft je geen zorgen te maken over ticketverkoop — alleen de promotie.
Ten tweede integreren de meeste sites voor evenementenregistratie vrij gemakkelijk met frameworks zoals WordPress en sociale mediaplatforms zoals Facebook en LinkedIn.
Ze hebben natuurlijk veel meer dan dat.
Maar omdat websites voor het boeken van evenementen heel gewoon zijn geworden, zitten ze nu vast in een digitale wapenwedloop om evenementenplanners zoals jij de meest uiteenlopende voordelen te bieden.
Laten we de belangrijkste eens bekijken.
Wanneer moet je een site voor evenementenregistratie gebruiken?
Het korte antwoord is: als je het druk hebt. En als je, zoals de meeste evenementenplanners, je altijd in een horizontale staat bevindt, dan wil je naar de vele voordelen die deze sites bieden kijken.
1. Registratieformulieren
Sites voor evenementenregistratiesoftware bieden je bezoekers een eenvoudige manier om zich voor je evenement te registreren. Ze bieden sjablonen voor een registratieformulier voor evenementen die je snel en gemakkelijk in kunt vullen.
2. Aanpassingsmogelijkheden
Als de standaard eenvoudige registratieformulieren niet werken, zoek dan een site die aanpassingsmogelijkheden biedt. Geen technische expertise nodig. Drag-and-drop-systemen om registratieformulieren te maken zijn heel gebruikelijk.
3. Bezoekersgegevens
Online sites voor evenementenregistratie helpen je om gegevens van bezoekers te verzamelen die je voor toekomstige promotie van toekomstige evenementen kunt gebruiken. Velen zullen ook een manier bieden om de gegevens te analyseren om waardevolle inzichten te verkrijgen.
4. Bezoekersdatabases
Naast bezoekersgegevens bieden sommige sites een geïntegreerde database van al je bezoekers. Op die manier hoef je hun e-mailadressen en andere gegevens niet meer dan één keer vast te leggen.
5. Meerdere talen
Als je evenementen organiseert die een internationaal publiek aantrekken, dan is het goed om alle relevante details in meerdere talen te verstrekken. De meeste online conferentieregistratiesites kunnen dat aan.
6. Meerdere valuta’s
Net als bij talen, willen je internationale bezoekers misschien hun kaarten in hun eigen valuta kopen. Nogmaals, een goede online evenementenboekingssoftware maakt valutaconversie overbodig.
7. Betaalopties
Hoewel de meeste mensen debet- of creditcards gebruiken voor online betalingen, zijn er andere opties beschikbaar. Veel registratiesites stellen klanten in staat om met PayPal te betalen, waardoor evenementenregistratie en betaling een fluitje van een cent worden.
8. Gereserveerde zitplaatsen
Als je een evenement organiseert waar bezoekers zullen zitten, dan is het praktisch om een manier te hebben om hun zitplaatsen te reserveren. Sommige sites hebben zelfs een kaart van de plaatsindeling.
9. Functie “evenement kopiëren”
Doorgewinterde evenementenplanners die terugkerende evenementen organiseren, kunnen registratiesites gebruiken om evenementengegevens eenvoudig met een klik op de knop te kopiëren om zichzelf waardevolle tijd te besparen.
10. Marketing tools
De populairste sites voor evenementenregistratie bieden een hele reeks marketingtools die je kunt gebruiken om je bestaande tools aan te vullen. Veel van deze kunnen zelfs worden geautomatiseerd om je extra tijd te besparen.
11. E-mail marketing
Een van de gebruikelijke marketingtools die wordt aangeboden door websites voor evenementenregistratie is e-mailmarketing. Je kunt zelfs bestaande lijsten in het systeem importeren en je abonnees rechtstreeks berichten sturen.
12. App-integratie
Een goed registratiesysteem kan het je besparen om andere dure software te moeten kopen. Maar wat als je al over een CRM-systeem beschikt? Goede registratiesites integreren met gemeenschappelijke CRM- en marketingsoftware.
13. Inchecken van bezoekers
De meest populaire sites hebben ook on-site registratie die je op de dag zelf kunt gebruiken om je bezoekers in te checken. Zeg vaarwel tegen papieren incheckformulieren en zeg hallo tegen een stressvrij proces.
14. Aanpasbare look
Als je budget krap is, zoek dan naar een registratiesite waarmee je de pagina lay-out kunt aanpassen. Op die manier hoef je misschien niet eens te investeren in je eigen evenementenwebsite om een uniek ontwerp te krijgen.
15. Ticketkortingen
Een deel van je marketingstrategie kan het aanbieden van vroegboek kortingen zijn om je kaartverkoop voor het evenement op gang te brengen. Een goede app voor kaartverkoop voor evenementen maakt promotiecodes en andere kortingen mogelijk.
16. Boekhoudsysteem
Alle evenementenplanners weten dat het budget een probleem is om bij te houden – en zich eraan te houden. Sommige sites bieden boekhouding samen met de registratie van evenementen en betalingsopties om je te helpen het proces te vereenvoudigen.
17. Enquêtes over evenementen
Ten slotte moet je op zoek naar een site waarmee je je bezoekers voor en na het evenement een enquête kunt geven. Op die manier kun je je aankomende en toekomstige evenementen op basis van hun feedback optimaliseren.
Wat zijn enkele voorbeelden van goede sites voor evenementenregistratie?
Omdat we ‘goede registratiesites’ hebben genoemd, is het gepast om je er enkele te laten zien. Op die manier hoef je niet onophoudelijk rond te googelen om te vergelijken en te contrasteren.
1. Event Smart
Event Smart is een gratis evenementenregistratiesysteem dat ook twee premium-versies biedt. De gratis functies omvatten onbeperkte evenementen, betalingsopties, gebruikers, registratieformulieren en rapportage.
2. Eventzilla
Eventzilla is een andere gratis inchecksoftware voor evenementen die gratis kan worden gebruikt voor gratis evenementen, en kost slechts $ 1 per verkocht kaartje voor betaalde evenementen. Functies zijn onder meer mobiel inchecken, enquêtes onder bezoekers en kortingsopties.
3. Billetto
Toet-toet, dat is het geluid van onze eigen hoorn. Weet je nog de 17 functies die we hierboven hebben besproken? Billetto biedt een scala aan functies om je evenement tot een succes te maken.
Hoe je het meeste uit de registratie van evenementen kunt halen
Nu je weet waar je naar moet zoeken en waar je ernaar moet zoeken, is het tijd om te kijken hoe je het meeste uit het registratieproces kunt halen. Volg de onderstaande tips.
1. Maak registratie eenvoudig
Hoe meer vakken mensen moeten invullen, hoe minder waarschijnlijk ze zijn om te kopen. Maak registratie zo eenvoudig mogelijk door alleen om gegevens te vragen die absoluut noodzakelijk zijn.
Tip: Gebruik een tool zoals JotForm om aangepaste registratieformulieren voor evenementen te maken.
2. Verzamel de gegevens die je nodig hebt
Hoewel je de registratie eenvoudig moet houden, mag dit niet ten koste gaan van waardevolle bezoekersgegevens. Zorg ervoor dat je alles verzamelt dat je nodig hebt om toekomstige evenementen op de markt te brengen.
Tip: Gebruik deze gids om te leren hoe je de meest waardevolle bezoekersgegevens kunt verzamelen.
3. Geef duidelijke ticketinformatie op
Geef zoveel mogelijk details over het evenement- of registratiesite zodat je bezoekers weten waarvoor ze betalen. Zorg ervoor dat je ook essentiële informatie op de kaarten zelf vermeldt.
Tip: Lees deze gids over hoe kaarten te ontwerpen met alle relevante details erop.
4. Neem geweldige CTA’s op
Ga er niet vanuit dat mensen die geïnteresseerd zijn in je evenement weten welke actie ze moeten ondernemen. Zorg ervoor dat je effectieve oproepen tot acties opneemt om de kansen op het verkopen van kaarten te vergroten.
Tip: Laat je inspireren door deze lijst met 31 roep-tot-actie en pas deze zo nodig aan.
5. Integreer social media
Vrienden brengen vrienden mee. Je wilt je bezoekers aanmoedigen om het woord te verspreiden in hun netwerk door elementen voor sociaal delen op te nemen. Maak het ook voor iedereen mogelijk om rechtstreeks kaarten op Facebook te kopen.
Tip: Gebruik Hootsuite’s complete gids voor social media voor evenementen om de verkoop te stimuleren.
Dat is alles!
Hopelijk begrijp je alle voordelen van het gebruik van online evenementenregistratiesites.
Als je het gevoel hebt dat we belangrijke functies hebben weggelaten waar je eenvoudigweg niet zonder kunt, stuur ons dan een reactie hieronder!