Billetto Blog

Go out more.

dag van het evenement

by on Geef een reactie

12 Punten om te Winnen: Hoe Host Je Een Sportevenement

Het hosten van een evenement kan stressvol zijn, maar er komt bij weinig evenement zoveel actie kijken als bij een sportevenement.

Dus we hebben een handleiding samengesteld voor het hosten van een sportevenement, zodat je op de dag zelf niets over het hoofd ziet.

Lees verder om te leren over…

  • Wat je extra goed moet controleren op de dag van je evenement
  • Hoe je je team moet briefen
  • Wat je moet voorbereiden voor de bezoekers en de sporters
  • Hoe je een evenement met afbeeldingen promoot
  • Wat je na afloop moet doen

1. Kijk goed naar het weerbericht

Als je sportevenement buiten plaatsvindt, is het essentieel om op die dag naar het weerbericht te kijken.

Misschien heb je er al eerder naar gekeken, maar we weten allemaal dat het weer zomaar kan veranderen.

Dit is vooral zo in een grote stad, waar je in één dag vier seizoenen kunt meemaken.

Tip:Je kunt bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk gebruik maken van de Met Office website om het weerbericht te checken, maar je moet ook andere bronnen gebruiken, zoals BBC Weather enAccuweather.

2. Brief het team voor je sportevenement

Het is belangrijk dat je eerst een briefing doet, voor de sporters en de bezoekers arriveren.

Je kunt een planning voor het evenement uitprinten en het uitdelen aan alle teamleden en vrijwilligers, zodat iedereen op één lijn zit.

Zorg dat EHBO-vrijwilligers alles hebben wat ze nodig hebben bij een ongeluk of een blessure van een speler.

Je vrijwilligers moeten toegang hebben tot alle tools die ze nodig hebben voor het werk. Ze moeten ook weten wie de contactpersoon is, voor als zich problemen voordoen tijdens het evenement.

Je moet het team goed briefen zodat je op de dag van het evenement zo min mogelijk micromangement hoeft te doen.

Tip:Lees onze handleiding over hoe je de prestaties van het evenemententeam evalueert, zodat je precies weet waar je het over moet hebben tijdens de briefing.

3. Doe een rondje gezondheid en veiligheid

Als je een sportevenement host, is het een goed idee om gezondheid en veiligheid te controleren op de dag van het evenement zelf.

Als goede evenementenplanner heb je alles hiervoor van tevoren al gepland. Maar het is altijd goed om nog een keer te kijken, voor het geval er iets mis gaat.

Hoe Host Je Een Sportevenement: Check alles wat te maken heeft met gezondheid en veiligheid.
Check alles wat te maken heeft met gezondheid en veiligheid

Tip:Kijk naar onze handleiding gezondheid en veiligheid voor evenementen om alles te leren wat je moet weten.

4. Controleer technisch materiaal

Als je een groter sportevenement organiseert, heb je misschien microfoons, geluidssystemen en een podium nodig om te communiceren met de bezoekers.

Zorg dat al het technische materiaal naar behoren werkt. Zo weet je dat er geen technische problemen zullen zijn als je aankondigingen moet doen.

Je wilt ook niet dat er problemen zijn met het geluid als je een er iemand van op de hoogte moet stellen dat er een speler geblesseerd is geraakt tijdens de wedstrijd.

Tip:Lees deze handleiding over hoe je een soundcheck doet zonder stress, zodat je overal op voorbereid bent.

5. Bereid het sportmateriaal voor

Lever jij het materiaal voor de sporters? Zorg dan dat alles klaar staat als ze aankomen. Als de sporters hun eigen materiaal meenemen, moet je ze een ruimte aanbieden om het in op te slaan.

Tip: Je vindt online goede deals voor sportmateriaal, of goed tweedehands sportmateriaal op eBay.

6. Zorg voor consumpties

Wat voor sportevenement je ook organiseert, het is belangrijk dat de sporters (en bezoekers) genoeg drinken.

Als de tickets voor je evenement inclusief consumpties zijn, moet je zorgen dat er welkomstdrankjes klaar staan voor de gasten.

Er moeten ook genoeg flesjes water zijn voor de sporters. Ze zullen ook blij zijn met een paar snacks, zoals fruit en proteïnerepen.

Tip:Gebruik deze handleiding voor zomerse drankjes bij sportevenementen ter inspiratie.

7. Zet de prijzen klaar

Als de sporters om prijzen spelen, moet je deze voorbereiden, zodat de bekers glanzen en netjes in een rij staan waar iedereen ze kan zien.

Hoe Host Je Een Sportevenement: Zet de bekers klaar.
Zet de bekers klaar.

Als je zeer waardevolle prijzen weggeeft, moet je zorgen dat je genoeg beveiliging hebt.

Tip: Heb je de bekers nog niet besteld? Bekijk deze leveranciers van bekers en medailles.

8. Registreer de bezoekers en geef ze een briefing

Bij een groot sportevenement, is het belangrijk om de registratietafel voor te bereiden, zodat je iedereen die aankomt in de gaten kunt houden. Dit maakt het ook makkelijker om aan follow-up te doen met no-shows.

Het is ook een goed idee om een paar programma’s bij de hand te hebben, zodat je de bezoekers informatie kunt geven. Geef ook een kaart mee, als er meer dan één wedstrijd tegelijkertijd plaatsvindt.

Tip:Je kunt gebruik maken van een website als Canva om snel enmakkelijk een programma voor je evenement te ontwerpen.

9. Maak foto’s en neem video’s op

Het is heel belangrijk om video camera’s voor te bereiden en een fotograaf ter plaatse te hebben om het sportevenement vast te leggen.

Sportfans houden ervan om sportevenementen na afloop her te beleven. De afbeeldingen en video’s zijn ook heel belangrijk voor de follow-up van je evenement en social media promotie.

Tip:Lees onze handleiding over hoe je een goede evenementenfotograaf vindt.

10. Moedig mensen aan om te delen op social media

Je bent niet de enige die graag wil delen wat er gebeurt tijdens het sportevenement.

Je moet bezoekers, sporters en vrijwilligers aanmoedigen om updates over het evenement te delen op social media.

Maak een hashtag voor je evenement voor social media platforms zoals Instagram en Twitter. Dit maakt het makkelijker voor iedereen op social media om te volgen wat er gebeurt.

Tip:Lees deze handleiding om meer te leren over waarom en hoe je een hashtag voor je evenement moet maken.

11. Deel de prijzen uit

Als de sporters geweldige prestaties hebben geleverd, is het tijd om de prijzen uit te delen.

De prijsuitreiking is je kans om jezelf als host van je beste kant te laten zien. Als je niet graag in het openbaar spreekt, kun je een teamlid vragen om dit te doen.

12. Inpakken en afscheid nemen

Als alles achter de rug is, is het tijd om afscheid te nemen van de bezoekers. Bedank de sporters voor hun geweldige prestaties en pak al het materiaal in.

Als je het evenement buiten hebt georganiseerd, moet je zorgen dat je nergers afval achterlaat. Dit is niet alleen slecht voor het milieu, je kunt er ook boetes voor krijgen.

Ben je al moe?

Nog even volhouden.

Veeg je voorhoofd af, leg een voorraad elektrolyten aan, en bereid jezelf voor op de laatste ronde: de follow-up.

by on Geef een reactie

12 Geweldige Manieren om Social Media Tijdens Evenementen te Gebruiken

De dag van je evenement is aangebroken, maar je werk als organisator van het evenement is nog lang niet klaar. Naast het hosten en faciliteren, zou je ook over de vele manieren om social media op evenementen te gebruiken moeten weten.

Social media kunnen voor alle soorten evenementen nuttig zijn, maar zijn ronduit cruciaal voor grootschalige evenementen zoals muziekfestivals, zakelijke conferenties, tentoonstellingen en beurzen.

Hoe meer mensen je evenement bijwonen, hoe gemakkelijker het is dat iedereen zich niet verbonden voelt. Social media is jouw manier om iedereen te verbinden en een community te creëren.

In dit artikel bespreken we 12 geweldige manieren om social media tijdens evenementen te gebruiken, zodat je je bereik kunt uitbreiden en het gesprek online kunt voortzetten waar iedereen dan kan deelnemen.

1. Gebruik evenement hashtags

Met een evenement hashtag kunnen mensen op social media van je evenement op de hoogte blijven. Het stelt hen ook in staat om hun eigen inhoud met dezelfde stream als je marketingcontent te delen.

De social mediaplatforms waar hashtags het meest relevant zijn, zijn:

  • Instagram
  • Twitter
  • LinkedIn

Je moet je best doen om de hashtag van je evenement vóór, tijdens en na het evenement te promoten.

Manieren om sociale media te gebruiken bij evenementen: Maak een evenement hashtag aan.
Maak een evenement hashtag

Zorg ervoor dat je de hashtag van je evenement op de volgende plaatsen gebruikt:

  • Website van evenement
  • Social media accounts
  • Marketingmateriaal
  • Kaarten voor evenementen
  • Locatieborden

Tip: Lees deze gids over hoe je een hashtag voor evenementen kunt maken om je te helpen om de juiste hashtag te kiezen.

2. Maak social mediagroepen aan

Naast hashtags moet je social mediagroepen gebruiken om de gesprekken rondom je evenement op één plek te houden. Moedig groepsleden aan om de hashtag van het evenement te gebruiken.

Hier zijn enkele voorbeelden van social mediagroepen die je voor je evenement aan kunt maken:

Net zoals de hashtag van het evenement, creëren social mediagroepen een ruimte voor je deelnemers om de hoogtepunten van het evenement te bespreken en je waardevolle inzichten te geven over hun ervaring en verwachtingen.

3. Maak een selfie muur

Alle grote evenementen hebben een “selfie muur”: dit is meestal een muur met de titel van het evenement, logo en hashtag. Bezoekers kunnen bij deze muur selfies nemen en deze met hun profiel op social media delen.

Enkele alternatieven voor de klassieke selfie muur zijn:

Zorg ervoor dat elke selfie gelegenheid die je maakt goed geadverteerd wordt. Je kunt bijvoorbeeld borden plaatsen die in de juiste richting wijzen.

4. Plaats een fotocabine

Een goed alternatief voor de selfie muur (of vergelijkbare selfie plek) is een speciale fotocabine. Bezoekers kunnen het gebruiken om foto’s van zichzelf en hun vrienden te maken.

Fotocabines worden met veel toeters en bellen geleverd, waaronder de optie om filters en hashtags toe te passen, net als op social media. Je kunt ook magische spiegels en een selfiebox vinden.

5. Maak delen op social media gemakkelijk

De beste methode voor het verkopen van kaarten voor je evenement is om zo min mogelijk stappen te hebben tussen mensen die je evenement ontdekken en een kaartje kopen. Hetzelfde geldt voor het delen op social media.

Gebruik de volgende hulpmiddelen om het mensen zo gemakkelijk mogelijk te maken om je evenement te delen:

6. Delen op social media stimuleren

Je kunt het aantal keer dat mensen tijdens je evenement op social media delen vergroten door bezoekers een stimulans te geven om afbeeldingen en beeldmateriaal met je evenement hashtag te delen.

Manieren om sociale media tijdens evenementen te gebruiken: delen op social media stimuleren.
Delen op social media stimuleren

De beste manier om dat te doen, is door een wedstrijd op te zetten. Je kunt bijvoorbeeld voor de beste selfie of leukste video van het evenement een prijs of cadeaubon uitgeven.

Tip: Bekijk deze gids over hoe je een wedstrijd kan opzetten om delen op social media tijdens evenementen te stimuleren.

7. Deel inhoud van spreker of artiest

Veel evenementen hebben sprekers of artiesten. Dit is een geweldige kans om van hun volgers op sociale mediaplatforms gebruik te maken.

Je kunt tweeten (of foto’s maken) met de beste citaten van je spreker. Op dezelfde manier kun je afbeeldingen en beelden van de artiesten delen. Vergeet de hashtag niet.

Tip: Gebruik online tools zoals Canva of Pablo om snel en eenvoudig merkafbeeldingen te maken.

8. Deel inhoud van achter de schermen

Laat mensen zien hoe de worst gemaakt is. Het hoeft niet per se glamoureus te zijn, maar het voegt aan het werk dat je doet een persoonlijke en een menselijke toets toe. En raad eens: mensen zijn daar gek op.

Hier zijn een paar ideeën:

  • Neem ze mee backstage voordat een spreker of artiest het podium opgaat
  • Laat ze zien hoe het voedsel in de keuken wordt bereid
  • Doe een time-lapse van je team die de locatie decoreert

We zijn allemaal nieuwsgierige wezens, dus gebruik je social mediakanalen om aanwezigen een kijkje achter de schermen te geven.

9. Gebruik social media peilingen

Peilingen en vragen op social media zijn ook geweldige manieren om tijdens het evenement met je bezoekers te communiceren. Met name Twitter-peilingen zijn goed voor live peilingen.

Hier zijn enkele dingen die je hen kunt vragen om het gesprek te starten:

  • Welke spreker / artiest vond je het leukst?
  • Wat was tot nu toe het hoogtepunt van het evenement?
  • Wat is je favoriete onderdeel van de locatie?

Het is belangrijk dat een lid van je team klaar staat om alle opmerkingen van de bezoekers te beantwoorden en de discussie te vergemakkelijken.

10. Live stream (delen van) het evenement

Als je tijdens het evenement toegang tot geweldige wifi hebt, dan moet je zeker overwegen om belangrijke delen van het evenement live te streamen. Dit kunnen toespraken, optredens of reacties van het publiek zijn.

Houd er rekening mee dat veel social mediaplatformen, zoals Facebook en Instagram, de livestreams een limiet geven van ongeveer 60-120 minuten per keer. Zorg ervoor dat je de belangrijkste momenten deelt.

Via livestreams zorgen ervoor dat bezoekers (en diegenen die er niet konden zijn) opmerkingen kunnen plaatsen en vragen kunnen stellen. Zorg ervoor dat er iemand van je team klaar staat om ze allemaal te beantwoorden.

Tip: We hebben in onze ultieme gids het live streamen van evenementen uitvoerig behandeld.

11. Activeer je team

Je evenemententeam moet tijdens het evenement een integraal onderdeel van je social mediacampagne spelen. Het team bestaat uit personeel, vrijwilligers, sponsors en anderen die bij het evenement betrokken zijn.

Je moet teamleden hebben die zich op het volgende toeleggen:

  • Je live stream beheren
  • Reageren op reacties op social media
  • Mensen helpen met het gebruik van de fotocabine
  • Het opnemen van achter de schermen materiaal
  • Mensen aanmoedigen om de selfie muur te gebruiken

Zorg ervoor dat ze allemaal worden ingelicht over de punten die in dit artikel worden genoemd en speel een actieve rol bij het promoten van het evenement en het reageren op de betrokkenheid van de bezoekers.

12. Beschik over alle juiste hulpmiddelen

Tot slot is het belangrijk dat je over alle juiste tools beschikt. Test voorafgaand aan het evenement de wifi verbinding van de locatie. Het zal tijdens de festiviteiten waarschijnlijk tot het uiterste worden gepusht.

Je moet ook investeren in een tool voor het monitoren van social media, zodat je alle gesprekken op de verschillende social mediaplatforms kunt bijhouden. Enkele goede tools zijn onder andere:

Laten we sociaal doen

Boem. Dat was alles wat je moest weten over het gebruik van social media op evenementen. Je kunt met elk van deze ideeën zo creatief zijn als je wilt – zorg er gewoon voor dat je ze gebruikt!

Hebben we iets gemist dat je op evenementen wel hebt gezien? Deel het met ons in de reacties hieronder en we zullen het aan de lijst toevoegen!

by on Geef een reactie

20 Geweldige Teambuilding Activiteiten Voor Je Volgende Evenement

Teambuilding activiteiten. Kreeg je zojuist de koude rillingen? Kom, zeg eens eerlijk. Teambuilding activiteiten hebben een negatieve reputatie.

De slechtste activiteiten willen te graag. Ze creëren nep-vriendschappen tussen verveelde, ongemakkelijke mensen. Maar het hoeft niet zo te zijn.

Wij hebben een lijst gemaakt van teambuilding activiteiten voor je volgende evenement. Grote en kleine evenementen worden meestal beter van natuurlijk teamwork. We zijn sociale wezens en het voelt goed om samen te werken.

Maar denk eraan, het is belangrijk om je publiek te kennen. Stel geen teams van bingo-oma’s samen voor je raft-avontuur.

Niet als je wilt dat ze het naar hun zin hebben. Laten we kijken naar een paar geweldige teambuilding activiteiten voor je volgende evenement.

Zakelijke teambuilding activiteiten voor een professioneel evenement

Deze activiteiten zijn geweldig voor een zakelijke setting. Seminars, vergaderingen en andere professionele bijeenkomsten kunnen heel stijf of formeel zijn. Maar door het verbeteren van relaties, verbetert ook de productiviteit. Maak je volgende bedrijfsevenement losser met een aantal van deze ideeën.

1. Team lunches

Vrij standaard, maar ook natuurlijk en simpel. Ga met je team lunchen! Met een digitale poll kun je mensen laten meebeslissen.

2. Bordspelletjes

Neem een uur pauze om een spelletje te spelen. Spelletjes met concurrentie en samenwerking kunnen zorgen voor echte relaties tussen collega’s.

3. Mysterie restaurant

Verdeel willekeurig medewerkers uit verschillende afdelingen in groepen. Daarna host iedere groepsleider een etentje in een uniek plaatselijk restaurant. Ontmoet een aantal van je collega’s die je nog niet kent op een nieuwe plaats!

4. Workshop professionele ontwikkeling

Er is altijd ruimte voor verbetering. Kies de vaardigheden waar je nadruk op wilt leggen en host een workshop om deze te verfijnen. Een voorbeeld is om medewerkers van “Afdeling A” een “Afdeling B” probleem op te laten lossen.

Dan kan het echte team van Afdeling B ze een aantal tips geven. Wisselen en herhalen!

professionele ontwikkelingsworkshops zoals deze zijn vaak teambuilding activiteiten voor binnen
Grappige zaken of zakelijk georiënteerde teambuilding? Idealiter, beide!

Bijzondere teambuilding activiteiten voor een vernieuwend evenement

Deze activiteiten zijn geen mainstream teambuilders. Voor evenementen die draaien om vrije geesten en nieuwe ervaringen, kunnen deze helpen bij het positief verrassen van vreemdelingen. Bijzondere activiteiten werken heel goed om mensen samen te brengen.

1. Volwassen spreekbeurt

Nee, niet dat soort “volwassen.” Het normale soort. Spreekbeurten voor volwassenen kunnen heel leuk zijn. Neem iets interessants mee en praat erover.

2. Escape rooms

Escape rooms zijn helemaal in. Speciale puzzelkamers met een thema zijn gemaakt voor teams. Je hebt een tijdslimiet en je moet zien te ontsnappen.

Escape rooms zoals als deze zijn bijzondere en opwindende teambuilders.
Met een beetje teamwork, is hij in een oogwenk ontsnapt.

3. Karaoke avond

Niet verrast zijn als al je gasten extravert blijken te zijn. Beklim het podium, kies een nummer, en geef je artistieke ik alle vrijheid. Haal eruit wat erin zit.

4. Keukencreaties

Maak teams, zorg voor ingrediënten, en klaar ben je! Er zijn veel opties, dus je kunt het net zo competitief en creatief maken als je wilt.

5-minuten teambuilding activiteiten voor een efficiënt evenement

Wie heeft er tijd voor twee uur lang schatzoeken? Je hebt samenwerking en gemeenschapszin nodig, en wel nu! Zorg voor de beste resultaten voor een korte tijdslimiet. Op een vriendschappelijke manier, natuurlijk. Voor evenementen met een drukke planning, zoals workshops, kun je deze activiteiten doen met een oog op de klok.

1. Knipoog moord

Iedereen staat in een kring. Er wordt een detective gekozen, en hij of zij verlaat de ruimte voor dertig seconden. De andere mensen kiezen een moordenaar. De detective komt terug. Zijn of haar enige aanwijzing is dat als de moordenaar naar iemand knipoogt, hij of zij “dood” neervalt.

2. Sorteren

Teams worden willekeurig verdeeld. Ze moeten zichzelf indelen op leeftijd, lengte, naam, of wat je maar wilt. Prijzen voor het snelste en meest accurate team. Sluit af met een kort overzicht van het proces van het winnende team.

3. Papieren toren

Deel papier uit aan de deelnemers. Vervolgens heeft ieder team vijf minuten om een zo hoog mogelijke papieren toren te bouwen. Zonder dat deze omvalt.

4. Overeenkomsten

Tijdens dit spel hebben groepen vijf minuten om alles te ontdekken wat ze gemeen hebben. De groep die de meeste overeenkomsten vindt, wint. “We ademen allemaal zuurstof” telt niet.

Teambuilding activiteiten voor studenten

Misschien komen de studenten uit je doelgroep net van de bus. Misschien rijden ze zelf naar campus. Deze teambuilding activiteiten zijn in ieder geval ontworpen voor een studentenevenement. Gelegenheden zoals carrièrebeurzen, schoolreizen, of campus tours voor nieuwe studenten kunnen profiteren van wat teamwork.

1. In theorie

Eén manier om teambuilding aan te pakken is gewoon praten. Stel een leuke of uitdagende vraag en krijg inzicht in het denkproces van de studenten. Hoe interessanter de vraag is, hoe betrokkener de studenten zullen zijn.

2. Is er een vrijwilliger?

Vrijwilligerswerk doen is al een evenement op zich. Oké, maatschappelijke dienstverlening wordt niet door iedereen leuk gevonden. Maar het kan een geweldige manier zijn voor studenten om te brainstormen over ethische en inventieve nieuwe ideeën.

Als je bijvoorbeeld een schoolreis organiseert, kun je er een wedstrijdelement aan toevoegen. Studentengroepen kunnen een wedstrijd houden voor het bedenken van de beste ideeën voor vrijwilligerswerk. Het plan van de winnende groep wordt dan realiteit, en de eer gaat dan naar die groep.

3. Er was eens

Zorg voor samenwerking met een leuk verhaal! Eén student begint aan het verhaal, een ander gaat verder, enzovoort. Je kunt zorgen voor vaste punten die in het verhaal voor moeten komen, zodat de studenten samen moeten werken voor de juiste verhaallijnen.

4. Slagzin

Dit spel heeft zelfs een elektronische versie. Maar je kunt het makkelijk zonder spelen. Eén van de studenten krijgen in het geheim een woord door. Dan moet hij of zij het de anderen laten raden zonder het woord te zeggen.

Studenten na goede teambuilding
Goede teambuilding kan de ervaringen van een student maken of breken.

Openlucht teambuilding activiteiten voor een levendig evenement

Ah, de frisse lucht. Ga met je groep naar buiten, de natuur in. Deze activiteiten kunnen ook gebruikt worden als beleefde manieren om van bezoekers af te komen (niet dat je ze zo zou gebruiken).

1. Schatzoeken

Niet alleen voor harde overlevers van de apocalyps! Ouderwets schatzoeken kan leuk zijn voor alle leeftijden. Er is veel ruimte voor creativiteit. Organiseer de teams, geef ze een lijst, en ga zoeken.

2. Kajakken

Deze activiteit is ideaal voor iedere groep. Je kunt veel hotspots voor kajakken vinden als je op de juiste plaats zoekt.

3. Minesweeper

De echte versie is beter dan het oude computerspel. Een geblinddoekte speler wordt langs “explosieve objecten geleid”. Teamleden mogen deze speler alleen met woorden begeleiden.

4. Papieren vliegtuigjes

Kun je binnen een wedstrijdje houden met papieren vliegtuigjes? Ja. Is het beter dan je vliegtuigje in de wind laten vliegen? Echt niet. Er zijn handige hulpmiddelen voor het maken van vliegtuigen als je niets weet van luchtvaartkunde.

Veel werkbare activiteiten

Eén van de beste dingen aan deze activiteiten? De meeste zijn een beetje raar. Even samen lachten is de beste manier om teamwork en samenwerking aan te moedigen. Vooral als iemands papieren vliegtuigje tegen het hoofd van een ander is aangevlogen.

Hebben we je favoriete teambuilding activiteit niet genoemd? Vertel ons in de opmerkingen hieronder hoe jouw activiteit werkt!

by on

24 Tips voor het Organiseren van een Evenement voor Eten en Drinken

Je hebt de fases voor planning en promotie van je evenement voor eten en drinken afgesloten. Je hebt de tickets verkocht. Nu is de dag aangebroken, en jij moet de gasten ontvangen.

Het leven van een gastheer of gastvrouw is niet makkelijk.

Je moet zorgen dat alles vloeiend en op tijd verloopt. Maar belangrijker nog, je moet zorgen dat iedereen het naar hun zin heeft.

We hebben 24 geweldige tips opgesteld voor het organiseren van een evenement voor eten en drinken dat mensen zich zouden herinneren. Volg ze voor het creëren van de juiste sfeer en het aansturen van de gesprekken.

1. Dek de tafels

De tafel is jouw doek voor de culinaire kunst. Zorg dat de tafels op zo’n manier gedekt zijn dat het past bij wat je serveert. Dek de tafels vroeg op de dag, zodat dat maar gebeurd is.

2. Stel de zitplaatsen op

Het is optioneel om zitplaatsen toe te wijzen, maar het kan helpen bij het op gang helpen van de conversatie. Koppel mensen aan elkaar die iets gemeen hebben.

3. Organiseer zitplaatsen en tafels op alfabet

Als je werkt met tafelplannen en zitplaatsen toewijst, moet je geen gebruik maken van naamkaartjes. Dit kan lastig zijn op een groot evenement. Maak het makkelijker voor je gasten door op alfabetische volgorde te organiseren.

Hoe organiseer je een evenement voor eten en drinken: Maak het tafelplan op alfabet.
Maak het tafelplan op alfabet.

4. Zorg voor muziek

Muziek is niet alleen belangrijk voor de juiste sfeer. Het kan ook zorgen dat er geen pijnlijke stiltes vallen tijdens de maaltijd. Gebruik Spotify om een afspeellijst te vinden die past bij het thema van het etentje.

5. Zorg voor transport en accommodatie

Als de locatie ver of moeilijk te bereiken is, moet je goed voor je gasten zorgen door onderzoek te doen naar transport en accommodatie. Zorg dat je de nummers van lokale taxi’s en hotels bij de hand hebt.

6. Voedselveiligheid

Zorg dat je je houdt aan de standaarden voor voedselveiligheid. Houd koud eten altijd in de koelkast, tot het tijd is om het te serveren. Vul snacks in kleine hoeveelheden aan, zodat ze niet bederven.

7. Zorg dat iedereen zich speciaal voelt

Al je gasten zijn VIP’s bij je evenement, en zo moet je hen ook behandelen. Groet iedereen aan het begin van de avond altijd persoonlijk, en zorg dat verlegen gasten voorgesteld worden aan anderen.

8. Begin goed

Als de gasten er zijn, is het tijd om met het feest te beginnen. Je moet een lekker welkomstdrankje en wat knabbeltjes voor de gasten klaarzetten, zodat ze trek krijgen.

9. Hors d’oeuvres

De hors d’oeuvres die je bij aankomst aan je gasten aanbiedt moeten klein maar lekker zijn. Schalen met kaas en crudité zijn altijd goed. Zorg dat deze goed verspreid zijn door de ruimte.

10. Kondig het menu aan

Het is nu ook een goed moment om je gasten te laten weten wat ze te wachten staat. Je kunt hier twee vliegen in één klap slaan. Ten eerste maak je mensen enthousiast voor het eten. En ten tweede kun je achter eventuele dieet-eisen van je gasten komen.

11. Houd de wijn goed op temperatuur

Het is belangrijk om te zorgen dat de wijn de juiste temperatuur heeft. Over het algemeen moet rode wijn bewaard worden in een temperatuur van 12–18 graden, en witte wijn in 8–12 graden. Zorg dat je rode wijn 30–60 minuten voor het serveren ontkurkt.

12. Combineer de wijn met het juiste eten

Denk erover na wat voor eten er past bij de wijn die je serveert. Zelfs als je evenement een wijnproeverij is, moet je kaas en druiven aanbieden.

Hoe organiseer je een evenement voor eten en drinken: Bewaar de wijn op de juiste temperatuur en combineer het met het juiste eten.
Bewaar de wijn op de juiste temperatuur en combineer het met het juiste eten.

13. Breek het ijs

Tenzij iedereen elkaar al kent, moet je proberen om het ijs al vroeg te breken. Stel gasten aan elkaar voor of bereid een spelletje voor.

14. Laat de gasten je helpen

Laat de gasten je vooral helpen als ze dit voorstellen. Het lijkt intuïtief misschien onprofessioneel, maar het kan ook ongemakkelijk zijn als je erop staat om alles zelf te doen.

15. Bied geen excuses aan

Tenzij er iets serieus mis gaat, moet je geen excuses maken voor het eten. De gasten zullen het niet waarderen als ze bij ieder gerecht een disclaimer krijgen.

16. Serveer het eten snel

Je moet zorgen dat iedereen binnen een korte tijd eten krijgt. Zo hoeft er niemand op zijn of haar eten te wachten terwijl anderen al eten…of wachten zodat hun eten koud wordt.

17. Veranderen van zitplaats

Het is optioneel om halverwege de avond van zitplaats te veranderen. Maar het kan een handige manier zijn om mensen aan te sporen om het gesprek aan te gaan met anderen mensen, in plaats van de hele avond bij dezelfde mensen te zitten.

18. Houd het gesprek in goede banen

Als gastheer of gastvrouw is het jouw verantwoordelijkheid om te zorgen dat iedereen het naar zijn zin heeft. Als het over een zwaar onderwerp gaat (Thierry Baudet?), moet je proberen van onderwerp te veranderen als mensen zich ongemakkelijk voelen.

19. Let goed op lichaamstaal

Om subtielere manier om te zorgen dat het leuk is, is letten op de lichaamstaal van je gasten. Als de gasten er verveeld uitzien, is het tijd om verder te gaan naar het toetje.

20. Eindig met het toetje

Het is altijd een goed idee om af te sluiten met een toetje. Het hoeft niet heel deftig te zijn, maar iets zoets gaat er altijd in. Serveer het met koffie of thee, maar zorg dat de koffie cafeïnevrij is.

Hoe organiseer je een evenement voor eten en drinken: Eindig met een lekker toetje.
Eindig met een lekker toetje.

21. Ontspan je

Je hebt veel verantwoordelijkheden, maar het is belangrijk dat je je ook kunt ontspannen. Je hebt het dan meer naar je zin, en het is ook niet fijn om te zien dat de gastheer of gastvrouw steeds stress heeft.

22. Bedank de gasten voor het komen

Als de avond voorbij is, is het belangrijk om iedereen te bedanken voor het komen. Ze voelen zich dan gewaardeerd, en het is dan waarschijnlijker dat ze naar je volgende evenement komen.

23. Vraag om feedback

Je moet op de dag na het evenement altijd om feedback vragen, maar je kunt ook een paar gasten benaderen op de avond zelf. Vraag hen om wat feedback en kijk of er dingen zijn die je in de toekomst kunt verbeteren.

24. Loop met mensen mee naar de deur

Weet je die nummers van taxi’s en hotels nog? Misschien heb je daar nu wat aan. Je moet in ieder geval met mensen meelopen naar de deur.

Dat is alles!

Je weet nu hoe je een evenement voor eten en drinken host.

Hopelijk wordt het een geweldig evenement, zonder vervelende gespreksonderwerpen en ongemakkelijke situaties.

Als je nog tips hebt die hier niet tussen staan, kun je deze delen in de opmerkingen.