Hoe je op evenementen een menigte kan beheren hangt grotendeels van de menigte zelf af. Bepaalde menigten zijn rustig. Anderen houden van hard feesten. Zo hard dat ze dingen kapot maken.
Het kan moeilijk zijn om je voor het onbekende voor te bereiden. Maar met de juiste crowd management-strategieën kun je het risico dat je evenement met een slechte ervaring eindigt aanzienlijk verminderen.
In deze handleiding hebben we het over…
- Welke evenementen crowd management nodig hebben
- Waarom dit belangrijk is
- Tips voor hoe je op evenementen een menigte kan beheren
- Gidsen, apps en bedrijven om je te helpen
Tijd om een solide managementplan voor evenementen te maken, zodat je op alles voorbereid bent.
Welke evenementen moeten aan crowd management denken?
Crowd management wordt meestal alleen relevant wanneer je evenement een grote menigte trekt. Als je een klein samenzijn met familie en vrienden plant, dan is het beheren van een menigte geen probleem.
Maar zodra je grote evenementen begint te organiseren, dan wordt het relevanter:
- Muziekconcerten en festivals
- Sportevenementen en toernooien
- Internationale zakelijke conferenties
Waarom is crowd management belangrijk?
Mensen gedragen zich anders als ze van een grote menigte met gezichtsloze personen deel uitmaken. Sterke emoties zoals vreugde, woede en opwinding kunnen zich snel verspreiden en gevaarlijk worden.
Gebrek aan crowd management kan leiden tot de vernietiging van eigendommen, persoonlijk letsel en algemeen hooliganisme. Lees deze uitgebreide lijst van rampen met een menigte om te zien hoe erg de dingen kunnen worden.
Tips voor effectieve crowd management bij evenementen
Zoals je ziet, kan een menigte gevaarlijk zijn, tenzij ze goed beheerd worden. Laten we daarom eens op enkele strategieën voor crowd management ingaan waarmee je een ramp op je evenement kunt voorkomen.
1. Ken je publiek
Voetbalwedstrijden en heavy metal festivals hebben iets meer actie dan academische conferenties en beurzen. Weet wie je bezoekers zijn en hoe ze zich in een menigte gedragen.
2. Plan van tevoren
Hoe je op je evenement met een menigte omgaat zou onderdeel van je evenementenplanningsproces moeten zijn. Nadat je een locatie geselecteerd hebt, kun je na beginnen te denken over hoe mensen zich zullen verplaatsen.
3. Informeer de relevante partijen
Als je eenmaal een idee hebt van wie, wanneer en waar, dan kun je contact opnemen met iedereen die met je evenement te maken heeft en die moet weten wat voor publiek ze kunnen verwachten.
Neem onder andere contact op met:
- Hulpdiensten
- Evenement aannemers
- Lokale overheden
- Naburige bedrijven
- Locatiebeheer
Ze kunnen je helpen om de praktische aspecten van crowd management uit te werken, omdat ze in het verleden waarschijnlijk ervaring hebben op gedaan met soortgelijke evenementen.
4. Maak een risico-analyse
Risico-analyse voor gezondheid en veiligheid op je evenement zijn een integraal onderdeel van de planning van je crowd management-strategie. Identificeer potentiële gevaren en plan hoe je mensen uit de buurt kunt houden.
5. Zorg voor een noodplan
Er kan iets misgaan, hoe zorgvuldig je je evenement ook gepland hebt. Daarom moet je altijd een noodplan hebben voor als er iets fout gaat.
Je moet voor enkele van deze worst-case scenario’s een plan hebben:
- Het weer verandert plotseling
- Ontvlambare voorwerpen vatten vlam
- Er breekt tussen aanwezigen een gevecht uit
- Iemand wordt op stelen betrapt
- Iedereen raakt in paniek en mensen vertrappen elkaar
Zoek uit wat de beste manier is om die situaties te beheren, zodat je de controle niet verliest als ze zich voordoen.
Tip: Lees onze gids voor het maken van een evenement noodplan om je te helpen er zelf een te maken.
6. Gebruik veel bewegwijzering
Als je de juiste bewegwijzering gebruikt, dan kun je voorkomen dat je op de dag veel vragen moet beantwoorden. Zorg ervoor dat je bezoekers hun weg kunnen vinden en weten waar ze niet moeten komen.
Zorg voor grote borden die van ver te lezen zijn voor onder andere:
- Registratie wachtrijen
- Toiletten
- Rookruimtes
- Personeel kamers
- Mogelijke gevaren
7. Baken de verschillende gebieden af
Gebruik barricades, pionnen, touwen of staanders om te laten zien waar mensen voor kaarten en registratie in de rij moeten staan. Maak duidelijk waar het hoofdevenement is en scherm de gebieden af waarvan je wilt dat ze met rust worden gelaten.
8. Beperk de toegang tot alcohol
Alcohol is een goede ijsbreker, maar als het in overvloed door een opgewonden menigte wordt geconsumeerd, dan kan het ook een heleboel andere dingen breken. Afhankelijk van je publiek, kun je overwegen om bepaalde limieten in te stellen.
9. Screen bezoekers
Als je denkt dat er een kans is dat een aantal van je bezoekers zullen proberen om iets illegaals naar je evenement mee te nemen, overweeg dan om het veiligheidsteam iedereen te laten fouilleren wanneer ze aankomen.
Tip: Bekijk deze gedetailleerde gids voor de beveiliging van evenementen voor wat tips over screening van bezoekers en meer.
10. Stroomlijn het inchecken om wachtrijen te verminderen
Een zekere manier om mensen boos te maken is om ze te laten wachten. Lange rijen kunnen anders geciviliseerde bezoekers van evenementen in hun polaire tegengestelden veranderen.
Hier zijn enkele manieren om het inchecken te stroomlijnen:
- Heb meerdere incheck punten
- Gebruik een ticketing-app zoals Billetto
- Wijs klantgericht personeel toe om registranten af te handelen
- Gebruik draaihekken, barcodescanners of RFID-chips
Tip: Onze gids voor het afhandelen van het inchecken van bezoekers tijdens evenementen helpt je om de stress van lange wachtrijen te verminderen
11. Zorg voor het juiste aantal medewerkers
Je kunt het niet alleen, dus zorg ervoor dat je het juiste aantal medewerkers hebt aangenomen in verhouding tot de grootte van de drukte die je verwacht.
Er zouden plaatsaanwijzers moeten zijn om mensen rond te leiden. Je hele team moet de indeling van de locatie kennen. Ze moeten ook een gemakkelijke manier hebben om met elkaar te communiceren, zoals walkietalkies of een groeps-chat op ieders telefoon.
Plaats je personeel strategisch op de locatie en zorg ervoor dat je belangrijke aandachtspunten behandelt:
- Ingangen
- Incheck lijnen
- Kaartloketten
- Zitplaatsen
- Gastenservice bureaus
- Presentatieruimtes
12. Huur beveiliging
Grote evenementen vereisen meestal een extern beveiligingsbedrijf dat getraind is in het omgaan met grote menigten, gewelddadig gedrag en gevaarlijke situaties.
Het beveiligingspersoneel dat je inhuurt, moet met het volgende omgaan:
- Deelnemers op smokkelwaar screenen
- Fysieke confrontaties verbreken
- Contact met de hulpdiensten opnemen
13. Vraag iedereen om verdacht gedrag te melden
Je beveiligingspersoneel zal niet overal aanwezig zijn, dus je moet meer ogen werven. Vraag je team en bezoekers van het evenement om iets duisters of verdachts aan de beveiliging te melden.
14. Heb een manier om iedereen te waarschuwen
Het is gemakkelijk door een brullende menigte overstemd te worden, dus je hebt andere vormen van communicatie nodig voor het geval je hen van iets belangrijks op de hoogte moet stellen. Overweeg een PA-systeem te gebruiken om je bericht te versterken of indien mogelijk je bezoekers via je evenementen-app te waarschuwen.
15. Bekijk je strategie
Zodra je evenement voorbij is, bekijk je je crowd management-strategie. Praat met je team en beveiligingsbedrijf en vraag wat goed werkte en wat er verbeterd kan worden.
Bedrijven en tools om je te helpen om een menigte te beheren
Er zijn voldoende middelen en getrainde professionals om je met crowd management en beveiliging te helpen.
Hier zijn enkele van de populairste Britse beveiligingsserviceproviders:
Je kunt ook tal van nuttige handleidingen op websites van brancheverenigingen vinden:
Tot slot zijn er een aantal softwaretoepassingen voor crowd beheersing:
Onthoud, kinderen: veiligheid eerst!
Grote evenementen kunnen erg leuk zijn, vooral als ze luide muziek en veel alcohol bevatten. Maar het is een goed idee om een team volwassenen rond te hebben lopen om ervoor te zorgen dat iedereen veilig blijft.
Hopelijk helpen deze strategieën voor crowd management je om ervoor te zorgen dat iedereen tijdens je volgende evenement een goede ervaring heeft.
Heb je eerste hand ervaringen en meningen over hoe je menigten op evenementen kunt beheren? Laat hieronder een opmerking achter!