Hoe Vind Je De Juiste Check-In App Voor Evenementen

Als een evenementenorganisator, is het jouw werk om ervoor te zorgen dat gasten goed kunnen inchecken bij je evenement. Gastenregistratie is één van de belangrijkste elementen. Het is vaak de eerste interactie met je bezoekers. Jouw doel is om het proces vloeiend, vlekkeloos en sneller te laten verlopen.

Daar heb je check-in apps voor evenementen voor.

Smartphone apps bieden een snellere manier om gasten te registreren bij een evenement. Ze zorgen dat er minder personeel nodig is en bieden een makkelijk alternatief voor gasten om zich online te registreren, zodat ze lange rijen kunnen vermijden.

Check-in apps voor evenementen transformeren check-in voor evenementen…en op een goede manier.

Lees verder over…

• De voordelen van check-in apps voor evenementen
• Wat moet je zoeken in check-in apps voor evenementen
• De check-in apps voor evenementen die we aanraden

Klaar om je gastenregistratie te stroomlijnen? We gaan ervoor.

De voordelen van check-in apps voor evenementen

Check-in apps voor evenementen zijn een volledige oplossing voor jouw evenementenregistratie. Van het maken van een zelf-registratie pagina, tot het verkopen van tickets, het promoten, het beantwoorden van FAQ’s, tot check-ins ter plaatse, ze bieden bijna alles.

1. Eerste indrukken

Smartphone apps zorgen dat evenementenorganisatoren voor een goede eerste indruk kunnen zorgen. Zoals het gezegde gaat, je hebt geen tweede kans om een eerste indruk te maken. Check-in apps geven je gasten vanaf het begin een positieve ervaring.

2. Minder papier

Met check-in apps is er ook minder behoefte aan papieren lijstjes. Stel dat je bedrijf ieder jaar 10 grootschalige evenementen plant. Je kunt je voorstellen hoeveel papier ervoor nodig is om de namen van alle gasten af te drukken. Met een app worden de drukkosten gereduceerd tot bijna nul. En je voorkomt ook dat papieren gastlijsten kwijtraken.

3. Last-minute wijzigingen

Check-in apps voor evenementen bieden ook makkelijke accommodatie voor onverwachte gasten. Je wilt natuurlijk niet dat de rij opgehouden wordt door gasten die nog geregistreerd moeten worden. Met meer geavanceerde apps kunnen gasten ook vragen om wijzigingen in accommodatie, eten en andere activiteiten.

4. Meer productiviteit

Check-in apps voor evenementen geven productiviteit een boost van 27% volgens een onderzoek van Frost & Sullivan. Ze verminderen ook de behoefte aan extra personeel, zodat het ook minder van je evenementenbudget kost.

5. Bezoekersinzichten

Check-in apps voor evenementen geven je ook inzichten over je bezoekers. Als je weet wie er geregistreerd is voor je evenement, kun je het bijhouden en de informatie gebruiken voor het promoten van toekomstige evenementen. Sommige evenementenapps met bredere functionaliteit kunnen je waardevolle feedback geven over de spreker, locatie, kwaliteit van het eten, en andere aspecten van het evenement.

Waar je naar moet zoeken in een check-in app voor evenementen

Bij het kiezen van een check-in app, is het belangrijk om te begrijpen of het je gasten een 5-sterren ervaring gaat bieden of niet.

De verkeerde ticketscanner kan inchecken stressvol maken en resulteren in ontevreden gasten. Je wilt niet dat je gasten de start van je evenement missen omdat je ticketscanner niet werkte.

Laten we kijken naar kwaliteiten van een goede check-in app voor evenementen.

QR codes

Een goede check-in app scant direct de QR code van een Android of iOS apparaat en biedt aangepaste QR codes voor evenementen check-in.

Synchroniseren

Jouw check-in app moet real-time synchronisatie van informatie bieden, zodat dubbel gebruik van tickets voorkomen wordt. High-speed tracking is ook handig bij verschillende ingangen.

Flexibiliteit

Het kenmerk van een goede app is veelzijdigheid en flexibiliteit. Kijk of het verschillende soorten tickets kan scannen, zoals passen voor openlucht evenementen. Het moet ook creditcard-aankopen op de dag zelf kunnen bijhouden.

Kosteneffectief

Het is vanzelfsprekend dat de app betaalbaar en makkelijk in het gebruik moet zijn. Je wilt niet alleen maar bezig zijn met technische problemen tijdens de dag van het evenement.

Vragen die je jezelf moet stellen

Hier zijn wat vragen die je jezelf moet stellen om te bepalen of een check-in app geschikt is:

• Hoeveel tickets kan het per seconde scannen?
• Hoeveel kost het?
• Is er extra materiaal nodig?
• Wat is je noodplan als de WiFi niet werkt?
• Hoe goed synchroniseert het data?
• Heeft het software om het dupliceren van tickets tegen te gaan?
• Hoeveel soorten tickets kan de app scannen?
• Kun je aangepaste QR codes maken?

Welke check-in app voor je evenement moet je kiezen?

De belangrijke vraag is welke check-in app voor evenementen je moet kiezen. Er zijn veel geweldige opties voor een snel registratieproces. Laten we snel kijken naar de top vijf van tegenwoordig.

1. Cvent OnArrival

OnArrival door Cvent belooft stress weg te nemen met soepele check-ins. Met de app kunnen evenementenorganisatoren de gastendata synchroniseren via het Cvent platform voor evenementenmanagement.

Het biedt ook een zelfbediening kiosk modus zodat bezoekers zich kunnen registreren, betalen, inchecken en aangepaste badges kunnen maken. De app heeft een Bluetooth verbinding nodig om te werken en maakt gebruik van scanbare barcodes. Het is makkelijker om op te zetten en verbindt je telefoon met een iPad en een passende printer.

2. Billetto

Billetto (dat zijn wij!) biedt nog een makkelijke en gratis check-in app voor Android en iOS. Evenementenorganisatoren kunnen hun mobiele telefoons en tablets in een oogwenk omtoveren in draagbare ticketscanners.

Het is een aanvulling op Billetto’s website voor ticketverkoop waarmee organisatoren een evenementenpagina kunnen opzetten om tickets te verkopen. De tickets worden dan naar de bezoekers gestuurd via e-mail. Zij kunnen dan bepalen of ze de tickets willen printen of laten zien op hun telefoon.

3. ScanAttendee door Eventdex

ScanAttendee is een “mobile-first” evenementen-app. Het heeft een stevige onsite en online registratie interface, lead retrieval app, evenementen-app, check-in voor bezoekers, en een B2B koppel-oplossing.

De app zorgt ook dat evenementenorganisatoren badges kunnen printen en nieuwe bezoekersnamen kunnen toevoegen aan de gastenlijst op een makkelijke manier.

4. Boomset

Deze check-in app biedt vele functies zoals real-time melden, netwerken, lead retrieval, en soepele check-ins. Met de geavanceerde functies van Boomset kunnen gasten zich registreren en zelfs hun evenementenschema aanpassen.

Het is geweldige gratis check-in software voor evenementen waarmee organisatoren binnen een paar seconden namen aan de lijst kunnen toevoegen. De meest opvallende functie is de selfie modus. Gasten kunnen tijdens het inchecken een selfie nemen en deze meteen op hun badges printen.

5. Social Tables

Social Tables heeft een gratis tracking app voor evenementenbezoekers die gebruikt wordt door bijvoorbeeld Dow Jones, Forbes, en Blizzard Entertainment als ze grote evenementen organiseren. Het is een cloud-based app met simpele evenementenregistratie.

De gratis check-in app zorgt dat teams kunnen samenwerken op één platform, waar ze zich ook bevinden. Het biedt toegang tot bezoekersinformatie en beveiligt het in de cloud.

Wat is de juiste check-in app voor jou?

Check-in apps voor evenementen zijn “hip” in de industrie van evenementenmanagement. Als jij er nog geen gebruikt, loop je achter.

Binnenkort is de vraag niet meer of je zo’n app gebruikt of niet. Het zal dan gaan over welke app je gebruikt en waarom.

Laat ons in de opmerkingen hieronder weten welke check-in app je favoriet is!