Hoe Schrijf Je Een Bedrijfsplan voor Je Evenement (+Checklist)

Een bedrijfsplan voor je evenement is een handig document, waarmee je als organisator makkelijker gericht te werk kunt gaan. Maar het is ook een geweldige tool om je evenementenidee te verkopen aan potentiële investeerders.

Lees deze handleiding om meer te leren over alle verschillende onderdelen die je moet verwerken in het bedrijfsplan van je evenement om het praktisch en aantrekkelijk te maken.

1. Bedrijfsstructuur

De structuur van je evenementenbedrijf en je team zijn heel belangrijk als je investeerders wilt overhalen. Het maakt niet uit hoe geweldig je voorstel is als je geen team hebt om het een realiteit te maken.

Dit is wat je moet verwerken in de beschrijving van je bedrijfsstructuur:

• Wie je bent en wat je doet als evenementenorganisator
• Het evenemententeam dat voor je werkt (en hun titels en werkomschrijvingen)
• Wat voor soort bedrijf je hebt (zelfstandige, samenwerkingsverband, of naamloze vennootschap)
• Met welke verkopers en leveranciers je wilt werken
• De geschiedenis en voorgaande prestaties van je bedrijf

Tip:Als je bedrijfsstructuur meer complex is, kun je deze handleiding gebruiken om een beschrijving samen te stellen.

2. Evenementenbeschrijving

De evenementenbeschrijving is het grootste gedeelte van je bedrijfsplan. Dit is waar je het concept echt aan potentiële investeerders probeert te verkopen. Zorg dat je zoveel mogelijk details toevoegt.

Dit is wat je moet verwerken in de beschrijving van het evenement:

• Missieverklaring: omschrijf het algemene doel van het evenement en wat je hoopt te bereiken voor, gedurende en na het evenement.
• Doelen en tijdlijn: beschrijf de taken die uitgevoerd moeten worden, wanneer ze uitgevoerd moeten worden, wie ze gaat uitvoeren en hoe ze dit gaan doen, om het algemene doel van het evenement te bereiken.
• Evenementenprogramma: beschrijf het programma van het evenement in detail en biedt een overzicht van het soort content dat je wilt bieden aan de bezoekers van het evenement.
• Doelpubliek: laat investeerders weten welk doelpubliek je wilt bereiken (voeg je koper-personas toe), waarom zij interesse zouden hebben in je evenement, en hoe je de marketing wilt aanpakken.
• Aandeelhouders: beschrijf belangrijke aandeelhouders van het evenement, in welke mate ze betrokken zijn, en hoe het evenement voordelig zal zijn voor hen.

Je kunt ook wat geschiedenis van het evenement toevoegen, als je al eerder dergelijke evenementen hebt georganiseerd. Verwerk alle positieve resultaten, evenals je plannen om hierop voort te borduren in de toekomst.

3. Ontwikkelingsplan

De beschrijving van het evenement moet je potentiële investeerders overhalen om het huidige evenement te steunen. Voeg ook een ontwikkelingsplan voor de toekomst toe, en ze zullen geld ruiken.

• Visie voor de toekomst: laat het grote plaatje zien door je toekomstvisie voor het evenement te beschrijven. Word het volgend jaar nog groter? Zal het uitbreiden naar andere landen?

• Strategische ontwikkeling: benadruk hoe je je toekomstvisie waar wilt maken, hoe de tijdlijn eruit ziet, en wie er mee gaat werken aan deze ontwikkeling.
• SWOT analyse: laat investeerders zien dat je overal goed over na hebt gedacht, door ze een analyse te laten zien van de sterke en zwakke punten van je visie.

Tip:Als je er nog geen ervaring mee hebt, kun je hier lezen hoe je een SWOT analyse opstelt voor evenementen.

4. Evenement benodigdheden

Beschrijf onder benodigdheden voor je evenement wat je nodig hebt om het evenement tot stand te brengen. Zo krijgen investeerders een idee van hoeveel bronnen je nodig hebt en kun je ze laten zien dat je doortastend bent geweest.

Hier zijn een paar voorbeelden van de dingen die je nodig hebt voor je evenement:

• Faciliteiten: noem de locatie, catering, transport, accommodatie, parkeren, stroomvoorziening en WiFi.
• Materiaal: heb het over geluid, verlichting en podium materiaal voor artiesten of sprekers.
• Personeel: beschrijf handelingen, diensten, beveiliging, entertainment en medisch personeel dat je misschien nodig hebt.
• Juridisch: beschrijf alle verschillende vergunningen en verzekeringspolissen die je nodig hebt voor het evenement.
• Budget: voeg een schatting toe van hoeveel het bovenstaande zou kunnen kosten.

Tip: Lees onze handleiding over welke verzekeringspolissen je nodig hebt voor je evenement.

5. Marketing plan

Investeerders zijn niet de enige mensen aan wie je je evenement moet verkopen. Je publiek moet er ook van weten. En je investeerders willen ook weten hoe je het nieuws gaat verspreiden.

Hier zijn een paar dingen waar je aan moet denken bij het formuleren van je marketing plan:

• Positionering: definieer je USP’s en hoe je je evenement gaat positioneren in verhouding tot je concurrentie.
• Kaartverkoop: bepaal hoeveel je tickets gaan kosten en hoe je deze wilt verspreiden.
• Promotie: specificeer welke kanalen (zoals een e-mail, reguliere post, SEM, en social media) je gaat gebruiken voor de promotie van het evenement en om je publiek te bereiken.
• Publieke relaties: identificeer de mediakanalen waar je contact mee gaat leggen en hoe je hen gaat overhalen om je evenement te publiceren.
• Budget: schat in hoeveel de promotie van het evenement in zijn geheel zal kosten.

Tip:Je kunt dit sjabloon voor evenementenmarketing downloaden om je te helpen met het opstellen van een plan.

6. Financieel plan

Er is geld voor nodig om geld te verdienen, maar mensen die in jouw evenement investeren willen wel zeker weten dat je het goed kunt beheren. Schrijf een financieel plan over hoe je het evenementenbudget gaat beheren.

Beschrijf al je mogelijke bronnen van inkomsten vanuit het evenement:

• Kaarten
• Merchandise
• Verkoop van expositieruimte
• Fondsenwerving
• Subsidies
• Donaties
• Sponsoring

Stel dan al je voorspelde uitgaven op:

• Prijs van de locatie
• Huur van materiaal
• Marketing
• Sprekers en artiesten
• Catering
• Foto’s
• Informatieborden en decoratie
• Personeel
• Apps en software

Tip: Lees onze handleiding over hoe je een evenementenbudget plant om je te helpen met het schatten van de kosten van je evenement.

7. Afronden

Nu je alle belangrijke onderdelen in je plan hebt behandeld, is het tijd om het af te ronden en te zorgen dat het er goed uitziet.

Hier zijn de onderdelen die je moet toevoegen voor en na de onderdelen die we net hebben besproken:

• Voorpagina: met naam en logo van het evenement, de titel van je bedrijfsplan, en je contactinformatie.
• Contents: maak een inhoudsopgave waarin alle verschillende onderdelen van je bedrijfsplan genoemd worden.
• Samenvatting: schrijf het hele bedrijfsplan in een gecondeseerd format, waarin alle belangrijke details behandeld worden, maar wat wel in een paar minuten te lezen is.
• Bijlagen: voeg aan het einde bijlagen toe als je extra aantekeningen, verslagen of onderzoeken wilt toevoegen die bij je bedrijfsplan passen.

Tip: Je kunt deze handleiding lezen over hoe je een bedrijfsplan opmaakt, om je een idee te geven.

Checklist voor bedrijfsplan voor evenementen

Om het samen te vatten, zijn hier de onderdelen die je moet verwerken in het bedrijfsplan voor je evenement:

• Voorpagina: titel, naam en logo van het evenement.
• Inhoudsopgave: paginanummers voor ieder onderdeel.
• Samenvatting: een gecondenseerde versie van je bedrijfsplan.
• Bedrijfsstructuur: het soort bedrijf en personeelsinformatie.
• Beschrijving van het evenement: doelen, programma en doelpubliek.
• Ontwikkelingsplan: toekomstvisie, strategie en SWOT analyse.
• Evenement benodgidheden: faciliteiten, materiaal, personeel en juridische hulp.
• Marketing plan: positionering, ticketverkoop, promotie, PR en budget.
• Financieel plan: inkomsten en uitgaven.
• Bijlagen: additionele onderzoeken, grafieken en notities.

Conclusie

Het zal wat tijd kosten om je bedrijfsplan te formuleren, maar als het klaar is zal je blij zijn dat je het gedaan hebt. Het is niet alleen handig voor potentiële investeerders, maar ook voor jou en je evenemententeam.

Denk eraan dat het bedrijfsplan voor je evenement een levend document moet zijn. Update het iedere keer als er nieuwe ontwikkelingen zijn.

Als je nog steeds meer informatie nodig hebt, kun je kijken naar deze video over het schrijven van een bedrijfsplan: