Hoe plan je een sportevenement: 7 handige stappen

Een goed sportevenement heeft veel voordelen voor de maatschappij. Je kunt het gebruiken voor fondsenwerving, aandacht vragen en het promoten van samenhang in de samenleving.

Het evenement plannen is het moeilijkste. Je moet de controle hebben, vanaf het moment dat je het idee krijgt tot de analyse na het evenement.

Dit kan een hele uitdaging zijn, vooral als je geen ervaring hebt. Of als het een evenement met verschillende sportactiviteiten is.

Wil je dat het evenement een groot succes is? Dit is wat je moet doen.

1. Stel een gedetailleerd plan op

Plan het goed. Hiervoor heb je hulp van experts nodig. Zorg voor een team van betrouwbare vrijwilligers en specialisten.

Bepaalde items waar je in dit stadium op moet letten zijn:

• Het doel van het evenement
• De haalbaarheid
• Wetten om dergelijke evenementen te reguleren
• Hoe lang het duurt (bijv. een dag, een paar dagen, een week, enzovoort)
• Een ruwe schatting van het budget
• Geschat aantal deelnemers
• Het identificeren van potentiële sponsoren, als je deze nodig hebt

Tip: Voor inspiratie kun je kijken naar deze “Checklist Sportevenementen” van Kent Sports.

2. Bepaal een datum, tijd en plaats

Dit is belangrijker dan de meeste mensen zich realiseren. Er zijn veel factoren om rekening mee te houden.

Hoe is het weer? Zijn alle deelnemers beschikbaar? Heb je genoeg tijd om alles te regelen? Zijn er grote sportevenementen in de buurt die jouw evenement kunnen overschaduwen?

Neem je tijd. (Niet grappig bedoeld.)

Maak dan contact met het management van de gekozen locaties en vraag naar de beschikbaarheid.

Voor je de deal sluit, moet je bevestigen dat de locatie alle nodige faciliteiten voor het sportevenement heeft. Zorg dat het management je hier gebruik van laat maken. Als zwemmen één van je activiteiten is, moet je geen locatie huren zonder zwembad.

Kijk of er aparte kleedruimtes zijn voor dames en heren. Of kijk of er ruimtes zijn die je hier tijdelijk voor kunt gebruiken.

Tip: Voor advies over het kiezen van de juiste datum, kun je kijken naar deze handleiding.

3. Verfijn het originele plan

Tot nu toe hebben we gewerkt met de ruwe ideeën die gegenereerd zijn tijdens de eerste vergadering met experts en vrijwilligers.

De datum is vastgesteld en de locatie is geboekt, dus het is tijd om het plan te verfijnen. Hiervoor moeten specifieke details worden vastgesteld, zoals de toernooien die georganiseerd zullen worden.

Laten we voetbal als voorbeeld gebruiken. Word het een toernooi met eliminatie? Met wedstrijden op grote schaal, of aangepast? Hoeveel teams gaan er spelen?

Pas dit toe op alle sportactiviteiten die je organiseert. Als je je richt op de details krijg je een duidelijker beeld van de producten en diensten die je nodig hebt.

Om efficiënter te zijn, maak je een lijst van de nodige producten en hun prijzen. Zo zul je minder snel iets missen.

4. Overtuig die sponsoren

Je hebt nu een uitgebreid plan en budget. Nu heb je een goede positie om de sponsoren die je hebt geïdentificeerd te benaderen. Geef ze informatie over het evenement, de doelen, waarom zij de ideale sponsor zouden zijn en wat je van ze wilt.

Je kunt geen fouten maken. Dingen als je communicatiestijl, benadering, betrouwbaarheid en punctualiteit tellen. Zorg dat je duidelijk maakt wat zij voor je kunnen betekenen. Wees bereid om je verzoek te onderbouwen.

Er is altijd een kans dat de beoogde sponsor je zal afwijzen, zodat je anderen moet benaderen. In dat soort gevallen moet je gewoon weer opstaan en doorgaan naar de volgende sponsor.

Tip: Om meer te leren over het krijgen van sponsoren voor je evenement, lees je onze gedetailleerde handleiding.

5. Creëer een dagprogramma

Het is tijd om een gedetailleerd programma op te stellen voor de dag. Plannen wordt een lastige taak, vooral als het evenement verschillende activiteiten heeft.

Denk allereerst aan de bezoekers. Sportevenementen zijn vaak gericht op families. Ze trekken een groot aantal families met kinderen aan, waarvan sommige van ver komen. Voor deze mensen is het belangrijk dat de voornaamste activiteiten klaar zijn voor het donker wordt.

Verschillende activiteiten en deelnemers kunnen ook gebruik maken van dezelfde materialen en scheidsrechters. Denk aan dit soort details. Zorg dat je deze activiteiten niet op hetzelfde moment plant, om conflicten tegen te gaan.

Het is ideaal als je de sponsoren in het programma erkent. Onderhandel met hen en overleg welke promotionele informatie je gaat gebruiken.

Tip: Om je werk iets makkelijker te maken, kun je een gratis online tool gebruiken om je programma op te zetten.

6. Zorg voor benodigdheden en scheidsrechters

Zorg dat je alle benodigdheden voor het evenement op tijd hebt. De benodigdheden voor verschillende evenementen kunnen uiteen lopen. Over het algemeen heb je dingen nodig zoals:

• Scoreborden
• Fluitjes
• Rackets
• Netten
• Ballen
• EHBO-dozen
• Posters
• Bekers
• Certificaten

Een beperkt budget is één van de grootste uitdagingen van evenementenplanners tegenwoordig. Bespaar wat geld door bepaalde duurzame items te huren.

Misschien heeft het management van de locatie al wat materiaal wat je nodig hebt. Benader hen en vraag of je dit kan lenen of huren.

Als het een professionele wedstrijd is, moet je zorgen voor professionele scheidsrechters en officianten. Zorg dat er geen belangenverstrengeling is. De officianten moeten geen connecties hebben met de teams die meedoen aan het toernooi. Als je hiervoor zorgt, vermijd je oneerlijk spel.

Spreek van tevoren af hoeveel je hen gaat betalen.

Tip: GGS International heeft een selectie aan sportmateriaal te koop of te huur voor je evenement.

7. Kijk alles twee keer na

Zorg dat je alle nodige items en materialen hebt. Zorg dat alles in goede conditie verkeert. Hetzelfde geldt voor officianten en vrijwilligers.

Zorg dat er mensen zijn die de basis van eerste hulp kunnen verlenen. Daarbij moeten ze tekenen van ziekte kunnen herkennen, zoals gevaarlijke kortademigheid. Zorg dat er een ambulance en paramedici op stand-by staan. Verspreid een lijst met noodnummers onder bezoekers.

Daarna kun je contact opnemen met alle deelnemende individuen en teams, om hun deelname te bevestigen. Zorg dat zij een opheffing van garantieverplichting tekenen. Zo ben je juridisch beschermd in geval van blessure.

Als er specifieke regels zijn voor een evenement, laat hen dit dan van tevoren weten. Je kunt ze ook een hulplijn geven, voor vragen en opmerkingen.

Geniet van het sportevenement maar…

…vergeet niet dat jij de leiding hebt.

Als organisator moet je het net als alle andere mensen naar je zin hebben. Het is oké om te juichen en foto’s te maken.

Maar je moet nooit vergeten dat jij verantwoordelijk bent voor alle deelnemers. Jouw echte succes is je evenement zo goed mogelijk laten verlopen, met zo min mogelijk problemen. Zorg dat je tijdens het evenement altijd bereikbaar bent. Blijf alert, zodat je uitdagingen en noodgevallen opmerkt.

Binnenkort hebben we een handleiding over hoe je je sportevenement op de dag zelf moet runnen. Blijf kijken.