Hoe organiseer je geheime evenementen (+welke tools moet je gebruiken)

Waarom zou je een geheim evenement organiseren? Is het niet de bedoeling dat mensen samenkomen?

Ja en nee.

We leven in een wereld zonder mysteries, waar alles met iedereen gedeeld wordt via social media. TMI (too much information) hoort bij onze dagelijkse routine, dus er is weinig van “het onbekende”.

Onbekend terrein ontdekken zonder te weten wat je moet verwachten heeft iets magisch. We hebben al eerder geschreven over hoe exclusieve evenementen kunne zorgen dat mensen zich speciaal voelen.

Schaarsheid doet wonderen voor ticketverkoop.

Maar wat kan er exclusiever zijn dan een evenement waar maar een paar mensen van weten?

Geheime evenementen zijn niet alleen een goede manier om hype op te bouwen. Er zijn veel mogelijke redenen om een evenement te organiseren voor een selecte groep mensen.

Misschien is het bijzonder ordinair (Eyes Wide Shut, weet je nog?) of gewoon een bijeenkomst met je directe netwerk.

We hebben allemaal wel verhalen gehoord over evenementen die viral gingen op social media, en waar de hele buurt toen naartoe kwam.

Dus laten we het hebben over geheime evenementen. In dit artikel hebben we het over:

• Waarom je een geheim evenement zou moeten organiseren
• Welk gedeelte je geheim moet houden
• Welke details je uit moet laten lekken en wanneer
• Hoe je moet communiceren
• Waar je de juiste locatie vindt
• Hoe je mensen toegang verschaft tot de locatie
• Hoe je influencers gebruikt om te helpen met promotie
• Hoe je tickets voor geheime evenementen verkoopt
• Hoe je follow-up doet na het evenement

Zoals je wel kunt zien, komt er meer bij kijken dan het gewoon niet tegen iedereen zeggen.

Dus laten we beginnen!

1. Waarom zou je een geheim evenement organiseren?

Heb je je ooit afgevraagd hoe ijssalons blijven draaien tijdens de koude wintermaanden?

Ze verkopen dan warme chocolademelk.

De meeste bedrijven zullen te maken krijgen met tijden dat het beter en minder goed gaat. De sleutel tot het minimaliseren van de minder goede tijden, is je aanpak van evenementen organiseren omdenken.

Geheime evenementen zullen een interessant element toevoegen en zorgen dat je relevant blijft tijdens het laagseizoen. Het zal ook een gevoel van mysterie en exclusiviteit aan je locatie of bedrijf verbinden.

2. Wat is het geheim?

Het geheime element van je evenement is iets waar je heel goed over na moet denken. Je moet over bepaalde onderdelen mysterieus blijven

Maar je moet mensen ook genoeg laten weten om geïnteresseerd te raken. Je wilt dat ze erover gaan praten, zodat er hype opgebouwd wordt.

Secret Sessions is een singer-songwriter groep in Londen die maandelijks live evenementen organiseert. De tickets en locatie zijn alleen beschikbaar voor leden van de groep. Niemand weet wie er komt optreden—maar het is altijd een succes.

Dans Le Noir is een restaurantketen waar gasten in het donker eten en bediend worden door blinde obers. Afgezien van een paar algemene opties, weten de gasten niet precies wat ze te eten krijgen.

Secret Sessions en Dans Le Noir zijn perfecte voorbeelden van geheime evenementen. Denk erover na wat je geheim kunt houden om te interesse van je gasten op te wekken.

3. Onthul de details druppelsgewijs

Als onderdeel van je marketingcampagne, kun je de details in de aanloop naar het evenement langzaam lekken.

Begin met een algemene locatie of een algemeen thema. Maak de informatie daarna in de loop van de tijd steeds specifieker.

Bepaal een tijdlijn voor wat je wanneer gaat onthullen en kijk toe hoe de fascinatie online aanwakkert. Mensen zullen gaan uitkijken naar het volgende puzzelstukje.

4. Vind de juiste locatie

De locatie voor je geheime evenement hoeft geen geheim te zijn.

De bovengenoemde Secret Sessions worden gehouden in een bekende locatie (die we hier niet zullen onthullen) en Dans Le Noir vindt plaats in een internationale restaurantketen.

Maar het geeft wel een extra element van mysterie als je kiest voor één van de ondergrondse locaties in de stad.

Maar je prioriteit moet altijd zijn om een locatie te kiezen die past bij het thema van je evenement. Het belangrijkste: Zorg dat het personeel van de locatie geen geheimen onthult!

5. Zorg dat kennis nodig is voor toegang

Je kent dit concept al, als je weleens naar één van de vele speakeasies in grote steden bent geweest.

Eerst moet iemand je over de locatie vertellen. Dan moet je een steeg inlopen, je verstoppen in een container en wachten tot deze wordt opgehaald.

Maar het kan ook simpeler: Pak het juiste boek van een boekenplank in de pub en onthul een geheime deur die leidt naar de geheime locatie.

Je creativiteit is de enige grens. Voeg een kleine uitdaging toe voor je gasten. Dat zullen ze waarderen.

6. Denk na over communicatie

Aangezien je evenement geheim is, moet je slim communiceren. Je kunt hints geven op social media en aan je mailinglijst.

Maar je hebt een apart communicatiekanaal nodig voor mensen die zich echt inschrijven om te komen.

Je kunt kiezen uit meerdere opties:

• SMS-berichten
• Een WhatsApp groep
• Telefonische hotline
• Een aparte mailinglijst
• Tickets op papier
• Een gesloten Facebook groep
• Directe post (slakkenpost)
• Een speciale mobiele app

Je kunt er nooit 100% zeker van zijn dat bezoekers de geheime informatie niet delen. Maar het is in hun eigen belang om het geheim te houden, zodat hun vrienden later jaloers zullen zijn.

7. Maak gebruik van influencers (en journalisten)

Als je contact kunt maken met relevante social media influencers, kun je proberen hen in te huren voor de promotie.

Laat hen hints geven aan hun volgers, naast je andere marketing. Ze zullen veel bijdragen aan je campagne, want zij hebben de rol van “vertrouwde adviseur” naar hun fans toe.

Je kunt ook gebruik maken van journalisten of bloggers, die hetzelfde voor je kunnen doen met hun lezers. Zorg wel dat er niemand details onthult die jij nog niet hebt onthuld via je eigen kanalen.

8. Hoe verkoop je tickets voor een geheim evenement?

Bepaalde ticketverkoopsystemen geven je de optie om een privé (of geheim) evenement aan te maken.

Dat betekent dat je evenementennotering niet op de voorpagina terecht komt…en ook niet te zien zal zijn in de zoekresultaten.

Billetto biedt je de optie om dit te doen. Je kunt bepaalde tickets ook verbergen achter toegangscodes.

Je kunt deze toegangscode ook onderdeel maken van je promotiestrategie.

9. Na het evenement

Je wilt dat mensen na het evenement blijven praten, net als bij een niet-geheim evenement.

Je gasten zullen iedereen graag willen vertellen wat het geheim was, dus nu moet je creatief aan de slag gaan. Als je in de toekomst een vergelijkbaar evenement wilt organiseren, moet je een nieuw geheim bedenken.

Met andere artiesten, een andere locatie, of een heel nieuw concept. Het belangrijkste is dat zelfs mensen die naar het vorige evenement geweest zijn, niet weten wat ze moeten verwachten.

Een samenvatting…

Het organiseren van geheime evenementen heeft verschillende voordelen. Het zorgt voor hype tijdens een laagseizoen en geeft het nachtleven het nodige mysterie.

Hier zijn punten om rekening mee te houden bij het organiseren:

• Bedenk wat het geheim moet zijn
• Weet welke details je wanneer laat uitlekken
• Denk na over je communicatie met bezoekers
• Vind de juiste locatie, die bij je thema past
• Maak toegang krijgen tot de locatie onderdeel van het mysterie
• Maak gebruik van influencers en journalisten om hints te geven
• Vind een platform voor ticketverkoop zoals Billetto, dat privé-evenementen faciliteert.
• Zorg voor follow-up na het evenement, om de hype te behouden

Iedereen houdt van geheimen, en daar kun jij van profiteren. Veel succes!