Hoe Kies Je Een Cateraar Voor Een Evenement: Alles Wat Je Moet Weten

Catering en evenementenplanning gaan hand in hand, dus laten we kijken naar hoe je een cateraar kiest voor je evenement.

Dit artikel gaat over…

• Eerste overweging voor je naar catering kijkt
• Hoe vind en kies je de juiste cateraar
• De kwaliteiten van een goede cateraar
• Hoe huur je een cateraar in en waar moet je het voor het evenement over hebben

Klaar voor een paar voorproefjes? Eet smakelijk.

Wat voor soort catering past bij jouw evenement?

Voor je begint aan je research, moet je bedenken wat voor soort evenement je organiseert. Zo kun je makkelijker bepalen wat voor soort cateringbedrijf je zoekt.

Vragen om jezelf te stellen:

• Hoe formeel is je evenement?
• In wat voor soort locatie is het georganiseerd?
• Hoe zijn de zitplaatsen geregeld?
• Hoe veel gasten komen er?
• Wat voor eten verwachten ze?
• Zijn er speciale dieeteisen?

De drie belangrijkste soorten cateringservice die je zult tegenkomen zijn:

• Receptie service: de minst dure optie, over het algemeen met drankjes en finger food dat de gasten consumeren terwijl ze staan en met elkaar praten.
• Buffet service: de op één na goedkoopste optie, waarbij de gasten zichzelf bedienen en kiezen uit een grote verscheidenheid aan eten en drinken.
• Tafel service: de duurste optie, waarbij de gasten aan tafels zitten en bediend worden door het personeel van de catering.

Tip: Lees meer over de voordelen en nadelen van iedere catering stijl om een beter idee te krijgen van wat er bij jouw evenement past.

Hoe vind je een cateraar

Er is een grote verscheidenheid aan bedrijven die de catering voor evenementen regelen. Laten we kijken naar de belangrijkste overwegingen voor catering en evenementenplanning om je te helpen met zoeken.

1. Formaat

Het cateringbedrijf moet het aantal gasten dat naar je evenement komt aankunnen. Het formaat van het cateringbedrijf moet passen bij het formaat van je evenement.

2. Locatie

Het is ook een goed idee om de locatie van je evenement in overweging te nemen. Een plaatselijke cateraar kan al bekend zijn met de locatie en heeft geen last van vertragingen door een lange reis.

3. Budget

Door rekening te houden met hoeveel geld je opzij hebt gezet in je evenementenbudget voor de catering, kun je de lijst met resultaten ook korter maken. Probeer een cateraar te vinden met een goede mix van waarde en prijs.

4. Locatie beperkingen

Veel locaties hebben een lijst met cateraars waar ze het liefste mee werken. Een cateraar kiezen van hun lijst vermindert niet alleen het risico op misverstanden, je kunt ook korting krijgen.

Tip:Maak gebruik van een catering directory om met één zoekopdracht offertes van verschillende cateraars te krijgen.

Hoe selecteer je een cateraar

Je hebt al wat research gedaan. Nu is het tijd om een cateraar te selecteren voor je evenement. Laten we kijken naar een aantal kwaliteiten van een goede cateraar, zodat je de juiste keuze kunt maken.

1. Communicatie

Een goede cateraar is makkelijk te bereiken en zal je telefoontjes en e-mails snel beantwoorden. Als je vanaf het begin al problemen hebt met communicatie, zullen er later alleen maar meer problemen optreden.

Tip: Lees meer over de vaktaal die gebruikt wordt in de cateringindustrie om misverstanden te vermijden.

2. Organisatie

Naast hun communicatievaardigheden, moet je ook zeker weten of de cateraar goed georganiseerd is. Heb je de offerte op tijd ontvangen? Zo niet, dan kan dit een slecht voorteken zijn.

3. Ervaring en specialisaties

De meeste evenementenplanners zijn gespecialiseerd in een bepaald soort evenementen, en voor veel cateraars geldt hetzelfde. Zorg dat jouw cateraar ervaring heeft met jouw soort evenement.

4. Klantenservice

Jouw behoeftes en verwachtingen als klant moeten bovenaan de lijst met prioriteiten van de cateraar staan. Let op of een cateraar aandacht heeft voor jouw behoeftes.

5. Flexibiliteit

Je moet controleren hoe flexibel de cateraar is met betrekking tot het menu en het serveren van het eten. Kijk of ze tegemoet kunnen komen aan dieeteisen zoals voedselallergieën en gluten-vrije maaltijden.

Tip:Kijk naar deze lijst met verschillende dieeteisen met gedetailleerde omschrijvingen.

6. Klantenreviews

Online reviews en persoonlijke aanbevelingen kunnen veel zeggen over of de cateraar het werk gedaan krijgt. Doe je due diligence en research naar de cateraar voor je deze inhuurt.

Tip:Gebruik een website als Trustpilot om een cateringbedrijf op te zoeken en hun reviews te lezen.

Hoe huur je een cateraar in

Je hebt nu vast wel een lijst met kandidaten voor de catering van je evenement. Er zijn nog een aantal manieren om de juiste cateraar te selecteren en dingen om aan te denken als je ze inhuurt.

1. Foto’s van voorgaande evenementen

Een foto zegt veel over wat je van het eten kunt verwachten…tenzij je bij McDonald’s bent. Als we aannemen dat je geen Big Macs gaat serveren, moet je zorgen dat je afbeeldingen van voorgaande evenementen laat zien.

2. Certificaten

Voor je een cateraar inhuurt, moet je hun certificaten checken. Ze moeten in overeenstemming zijn met de landelijke voedselnormen en voldoen aan de eisen van de verzekeringsovereenkomst van je evenement.

3. Ingrediënten

Misschien wil je controleren waar de cateraar de ingrediënten voor het menu vandaan haalt. Zijn het lokale ingrediënten? Zijn het biologische ingrediënten? Komen ze van verantwoordelijke bronnen?

4. Voorbereiding

Praat met je cateraar over hoe en waar het eten gemaakt wordt. Soms is het goedkoper om het eten ergens anders te bereiden, maar andere gerechten moeten in de locatie zelf gemaakt worden.

5. Proeverijen

Je hebt de plaatjes gezien, maar hoe zit het met de smaak? Een goede cateraar laat je proeven, zodat je weet of het eten aan je verwachtingen voldoet voor je hen inhuurt.

Tip:Lees over wat je kunt verwachten van een catering proeverij zodat je goed voorbereid bent.

6. Meubels en tafelgerei

Niet alle locaties bieden meubels en tafelgerei voor je evenement. Maar bij sommige cateringbedrijven is dit bij de prijs inbegrepen, dus ga na of dat een optie is.

Tip: Als de locatie en de cateraar niet voor het tafelgerei kunnen zorgen, moet je contact opnemen met een speciale leverancier.

7. Beschikbaar personeel

Kijk of het cateringbedrijf genoeg personeelsleden beschikbaar heeft voor je evenement. Over het algemeen heb je één ober nodig per twee tafels. (Minder als je een buffet organiseert.)

Tip:In dit artikel staat een tabel die de verhouding tussen obers en gasten voor de meeste evenementen laat zien.

8. Contract details

Zorg dat je naar alle details kijkt bij het controleren van het contract. Staan alle leveringen genoteerd? Is het inclusief BTW? Verwacht hun personeel tips? Heb je de kleine lettertjes gelezen?

Tip:Lees voorbeelden van cateringcontracten zodat je weet wat je moet verwachten.

9. Annuleringsbeleid

Je gaat er natuurlijk niet vanuit dat je evenement afgelast wordt, maar het is goed om voorbereid te zijn op het ergste. Kijk voor het geval dat goed naar het annuleringsbeleid.

Veel plezier!

Je moet geen kieskeurige eter zijn, maar je moet wel kieskeurig zijn als het gaat om het inhuren van cateringbedrijven. Het evenement draait uiteindelijk niet om jou. Het gaat om de ervaring van de gasten.

Als je in de toekomst evenementen wilt organiseren, is het ook verstandig om van tevoren alvast research te doen. Catering inhuren voor dit evenement zou het begin kunnen zijn van een zakelijke relatie op de lange termijn.

Hopelijk heb je nu een veel beter idee van hoe je een cateraar kiest voor een evenement dat je plant.

Veel succes!