Hoe een Nachtclubevenement te Organiseren (Zonder het Dak in Brand te Laten Vliegen)

Heb je je ooit afgevraagd hoe je een nachtclubevenement organiseert wanneer je meestal te maken hebt met jonge mensen die voortdurend ruzie lopen te maken?

Ja, wij ook.

Daarom hebben we onderzocht hoe we een evenement in een nachtclub kunnen organiseren met een minimaal aantal slachtoffers en maximaal entertainment.

Lees verder om te leren over…

• Wat onderscheidt nachtclubevenementen van andere evenementen
• Welke soorten evenementen zullen goed verlopen
• Waar je op moet letten bij het plannen van het evenement
• Hoe het het beste te promoten om de jeugd te bereiken

Wat maakt een nachtclubevenement bijzonder?

Nachtclubs staan bekend als donker, lawaaierig, duur en chaotisch. Dit alles doet niets af aan de populariteit van nachtclubs, maar het is de moeite waard om in gedachten te houden wanneer je er een evenement organiseert.

Een ding dat je bezoekers niet veel zullen doen, is praten. De muziek is meestal zo luid dat lange gesprekken onmogelijk zijn, dus pas het entertainment hierop aan.

Een andere factor die nachtclubevenementen onderscheidt, is de klantenkring. Je publiek zal meestal uit jongere mensen bestaan, aangezien 31 jaar wordt beschouwd als het afsluitpunt voor het uitgaan.

Ten slotte is er de chaosfactor. Combineer jeugdige roekeloosheid en hormonen met alcohol en “andere stoffen” en je hebt een tikkende bom klaarstaan om je nacht nog spannender te maken.

Wat zijn goede soorten evenementen voor in een nachtclub?

Je zult bij het plannen van een nachtclubevenement met bepaalde beperkingen te maken krijgen, maar dat betekent niet dat je geen opties hebt. Bekijk de hier genoemde ideeën om inspiratie op te doen.

1. Thema-avonden

Iedereen houdt van een goed excuus om zich voor een avondje uit te verkleden, dus waarom geen thema-avond organiseren? Als je een thema kiest, dan kun je ook bepalen welke muziek je wilt draaien, welke DJ je wilt boeken, eventuele competities, evenals het decor van de locatie en de promotiestrategie.

Hier zijn enkele voor de hand liggende feestdagthema’s waar je mee kunt beginnen:

• Kerstmis
• Halloween
• Mardi Gras
• Oudjaarsavond
• St. Patrick’s Day
• Valentijnsdag

Maar je kunt ook thema’s gebruiken die niet seizoen afhankelijk zijn:

• Gangster-thema uit de jaren 20
• Retro discofeest uit de jaren ’70
• Ouderwets jaren 90 feest
• Carnaval thema
• Hollywood glamour
• Indoor strandfeest
• Sport thema

Tip: Lees onze gids over hoe je het perfecte thema voor je nachtclubevenement kan vinden.

2. VIP-nachtclub

Beroemdheden feesten niet in dezelfde nachtclubs als wij reguliere plebs. Maar we vinden het zeker leuk als we ons speciaal voelen. Organiseer een evenement met een gastenlijst om die beroemdheidsfactor naar je locatie te brengen en je bezoekers het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van een exclusieve club.

Tip: Lees onze handleidingen ter inspiratie over hoe je geheime evenementen en privé-evenementen kunt organiseren.

3. Karaoke wedstrijd

Het is mogelijk om in een nachtclub te worden gehoord als je het podium bestuurt met een microfoon en een PA-systeem. Organiseer een karaoke-avond waarbij je deelnemers om een barrekening strijden. Je kunt prijzen toekennen voor de beste uitvoering of mensen laten strijden om het slechtst gezongen klassieke nummer.

Tip: Gebruik deze gids om je te helpen bij het organiseren van een karaoke-evenement in je nachtclub.

4. Live-acts

Aangezien je een podium en een geweldig geluidssysteem hebt, is je nachtclub een ideale plek om een live-evenement te organiseren. Boek een bekende DJ, band of cabaretier om het publiek enthousiast te maken. Zorg ervoor dat je de live act als een belangrijk ingrediënt voor je marketingstrategie voor het evenement gebruikt.

Tip: Raadpleeg onze gids voor het organiseren van een show om je met de details te helpen.

Hoe een nachtclubevenement te plannen

Het proces voor het plannen van een nachtclubevenement is vergelijkbaar met de meeste andere evenementen, met enkele belangrijke uitzonderingen. Bekijk elk punt om er zeker van te zijn dat je tijdens de planning geen details mist.

1. Zet je doelgroep vast

Ontdek wie precies in je evenement geïnteresseerd zou zijn. Je kent de leeftijdscategorie, dus duik dieper in op hun hobby’s, interesses en de trends die ze volgen.

Tip: Gebruik onze gids voor het vinden van je doelgroep om zo gedetailleerd mogelijk te worden.

2. Vind de perfecte locatie

Als je nog geen nachtclub hebt, dan moet je er een vinden. Niet alle nachtclubs zijn hetzelfde gemaakt en sommige hebben een betere reputatie en locaties dan anderen.

Tip: Lees onze gids over het vinden van de juiste locatie voor je nachtclubevenement.

3. Boek het entertainment

Of je nu voor een thema-avond hebt gekozen of niet, je moet in elk geval een DJ boeken. Als je hebt besloten dat je een live band of ander entertainment wilt, dan is dit het moment om de acts te onderzoeken.

Tip: Hier is een boekingsbureau voor club-dj’s die je kunt gebruiken.

4. Organiseer de beveiliging

Dit is een zeer belangrijk onderdeel van je planning. Dingen zullen zeker escaleren als je niet het juiste beveiligingsniveau hebt georganiseerd, dus zorg ervoor dat je dit aspect van je evenement hebt behandeld.

Tip: Hier is een bedrijf voor nachtclubbeveiliging die je kunt bellen om beveiligers in te huren.

Hoe een nachtclubevenement te promoten

Gezien de leeftijdscategorie van je bezoekers, is het veilig om te zeggen dat je het grootste deel van je evenementenmarketing op social media zult doen. Maar zelfs hier zijn enkele valkuilen om te vermijden.

1. Focus op het juiste platform

Je bezoekers zullen niet op LinkedIn zitten en waarschijnlijk ook niet op Twitter. Focus op Instagram, Facebook en Snapchat (misschien zelfs Pinterest om het vrouwelijke deel van je publiek te bereiken).

2. Pronk met eerdere nachten

Foto’s en video’s van de locatie, de DJ, de drankjes en de dansende menigte zijn je grootste verkoopargument. Zorg ervoor dat je deze regelmatig op alle relevante social mediakanalen plaatst.

3. Maak een social media-wedstrijd

Kaarten giveaways zullen een big deal zijn voor je doelmarkt, dus zorg ervoor dat je een wedstrijd op social media organiseert. Het helpt bij het creëren van hype rond je evenement en de nachtclub zelf.

Tip: Raadpleeg onze gids voor het hosten van een wedstrijd voor het weggeven van kaartjes op social media.

4. Verzamel telefoonnummers

Niet voor latere afspraakjes, maar om je nachtclubevenement te promoten via sms-berichten en WhatsApp. Het is een onderbenutte vorm van marketing die heel goed werkt met de jongere demografie.

Tip: Lees hier meer over hoe je via sms en WhatsApp je evenement op de markt kunt brengen.

5. Werk samen met influencers

Niets doet meer wonderen voor een nachtclubevenement dan influencers op social media. Zorg ervoor dat je er minstens een of twee in je team hebt om je te helpen het evenement online te promoten.

Tip: Gebruik een directory voor influencers op social media om je te helpen de juiste mensen te vinden.

Hoe een nachtclubevenement te hosten

Met alle planning en promotie op orde, is het tijd om naar de dag van je nachtclubevenement te kijken. Zorg ervoor dat je nog wat laatste voorbereidingen treft voordat de gasten arriveren.

1. Bereid evenementensignalering voor

Je hebt een aantal basisaanduidingen nodig om mensen te laten weten waar het toilet is, waar ze kunnen roken en wat ze wel en niet kunnen doen. Zorg ervoor dat ze groot en helder genoeg zijn voor dronken mensen om te lezen.

Tip: Lees onze gids over alle bewegwijzering die je nodig hebt.

2. Controleer gezondheid en veiligheid

Clubbezoekers kunnen op zichzelf een gezondheids- en veiligheidsrisico vormen, dus zorg ervoor dat alle scherpe voorwerpen uit de weg zijn en dat niets in brand kan vliegen.

Tip: Leer hoe je een risicobeoordeling uitvoert in ons artikel over gezondheid en veiligheid van evenementen.

3. Controle over de menigte

Overleg met het veiligheidsbedrijf dat je hebt ingehuurd om te zien hoe je de stroom van mensen het beste kunt beheersen, zodat niemand gewond raakt en er niets gestolen wordt.

Tip: We hebben een paar tips over menigte management verzameld om je te helpen.

4. Plan voor een noodgeval

Wat is beter dan een plan? Een back-up plan! Zorg ervoor dat je op onvoorziene omstandigheden bent voorbereid voor wanneer er op de dag van het evenement iets fout gaat.

Tip: Raadpleeg dit artikel over noodplannen voor evenementen voor meer informatie.

5. Zorgen voor soepel inchecken

Je wilt dat iedereen zo snel mogelijk incheckt. Zorg ervoor dat er genoeg mensen zijn die de deuren bemannen en kaartjes scannen.

Tip: Ons artikel over het inchecken van gasten zal je door de basis principes heen helpen.

Klaar om te feesten?

Nu zou je beter uitgerust moeten zijn om niet alleen de juiste menigte te bereiken, maar ook een onvergetelijke (of vergeetbare, afhankelijk van het aantal drankjes dat er gedronken worden) entertainment avond te bieden.

Weet je al hoe je een nachtclubevenement organiseert en wil je je ervaringen delen? Laat hieronder een reactie achter en deel ze met de community.