Hoe de Datum voor een Evenement te Kiezen: 12 Dingen om te Overwegen

Wat zijn de beste datums om evenementen te organiseren? Een goede vraag die we in dit artikel proberen te helpen beantwoorden.

Het lijkt misschien eenvoudig om voor bepaalde evenementen een datum te kiezen: verjaardagen, jubilea, Kerstmis, Pasen en Oud en Nieuw… maar niet alle evenementen zijn gemakkelijk aan specifieke datums te koppelen.

Dus hoe kies je de juiste datum voor je evenement?

Er zijn 365 dagen om uit te kiezen, dus het kan intimiderend zijn om een datum te vinden en het daarop te houden. Laten we de uitsluitingsmethode gebruiken om je planningsproces een beetje eenvoudiger te maken.

Deze gids richt zich op het kiezen van een datum voor een evenement en helpt je rekening te houden met…

• Je doelpubliek
• Het werk dat gedaan moet worden
• Populaire vakantietijden
• Feestdagen
• Weer- en klimaatveranderingen
• Storingen in het openbaar vervoer
• Concurrerende evenementendata
• Beschikbaarheid van leveranciers en locaties
• Beschikbaarheid van spreker en entertainer

Zodra we al deze kwalificaties hebben doorlopen, heb je een veel beter idee van de beste datums voor een evenement.

1. Denk aan je publiek

Net als bij alles wat met evenementenplanning te maken heeft, staan je bezoekers van het evenement bovenaan wanneer je een datum voor je evenement kiest.

Weekdagen van dinsdag tot vrijdag kunnen voor deelnemers in de B2B-sector praktisch zijn. Deelnemers in de B2C-sector vinden het daarentegen misschien handiger om weekendevenementen bij te wonen.

Tip:Als je niet zeker weet wat voor je bezoekers geschikt is, lees dan onze gids over hoe je je doelgroep kunt bepalen.

2. Geef jezelf genoeg tijd

Je moet nog veel planning en promotie voor je evenement doen. De door jou gekozen datum van het evenement zou je ruim de tijd moeten geven om beide te doen, zodat het een succes wordt.

Tip:Lees onze handleidingen over de planning en promotie van evenementen om een idee te krijgen van hoeveel er in het proces omgaat.

3. Hou rekening met vakantietijden

Het is een goed idee om uit de buurt van de populaire vakantieperiodes te blijven. Mensen boeken hun reizen vaak vrij ver van tevoren. Schoolvakanties en feestdagenvallen vaak onder deze categorie.

Je moet ook proberen om datums net voor en na de populaire vakantieperiodes te vermijden. Mensen zullen er vlak voor te druk zijn met het voorbereiden van hun vakantie en daarna te druk bezig zijn om alles weer in te halen.

4. Politieke en publieke evenementen

Er kunnen ook eenmalige openbare evenementen plaatsvinden die de planning van je evenement kunnen verstoren. Politieke gebeurtenissen, zoals algemene verkiezingen, zullen vaak van je evenement afleiden.

Mensen zullen niet alleen meer geneigd zijn zich op dergelijke evenementen te concentreren, maar de media zullen zich ook in de eerste plaats op politieke gebeurtenissen en openbare evenementen concentreren.

5. Verstoring van de openbare dienstverlening

Reizigers in grote steden weten dat niets je weekendplannen meer kan verpesten dan ‘geplande wegwerkzaamheden’ of gewoon een spoorwegstaking.

Gelukkig worden ze beide ruim van tevoren aangekondigd, waardoor je je plannen kunt aanpassen. Wanneer je een datum voor je evenement kiest, besteed dan aandacht aan gecommuniceerde verstoringen van de openbare dienstverlening.

6. Hou rekening met werktijden

Als je een zakelijke conferentie of een muziekfestival organiseert dat meerdere dagen bestrijkt, dan is het weekend je vriend.

Het is veel gemakkelijker voor je deelnemers om een of twee dagen vrij te nemen voor een evenement dat van donderdag tot zondag duurt, dan om het grootste gedeelte van een werkweek vrij te nemen.

7. Wees consistent (of niet)

Het is je misschien al opgevallen dat de meeste jaarlijkse evenementen, zoals conferenties en festivals, elk jaar op hetzelfde tijdstip plaatsvinden. Het werkt omdat het hun deelnemers helpt om het een jaar vooruit te plannen.

Maar het kan ook interessant zijn om het te veranderen en het seizoen van je jaarlijkse evenement te veranderen. Hiermee kun je een geheel nieuw publiek bereiken en je concurrentie voorblijven.

8. Let op je concurrentie

Over concurrentie gesproken, let op wanneer ze hun evenementen organiseren. Je wilt hun evenementendag niet met die van jou laten botsen, zodat je dan om de bezoekers moet strijden.

Het kan daarom handig zijn om alle concurrerende evenementen in een kalender in kaart te brengen. Op die manier weet je precies wanneer ze plaatsvinden, zodat je er omheen kunt plannen.

9. Ongeacht het weer

Het weer kan een grote impact op je evenement hebben, ongeacht of het buiten wordt gehouden of niet. Regen, hagel en harde wind zijn voor openluchtfestivals duidelijk nadelig.

Aan de andere kant, wie wil er vastzitten in een benauwde zakelijke conferentie wanneer het buiten 30 graden is en de zon schijnt? (En wat gebeurt er wanneer de airconditioning uitvalt?)

Tip:Controleer de historische temperatuurgemiddelden wanneer je de datum van je evenement plant.

10. Bewustwordingsdagen

Als je evenement een specifiek thema heeft, dan moet je nagaan of er een bewustwordingsdag(of maand) is waarop je jezelf kunt afstemmen.

Traditionele media richten zich vaak op deze bewustwordingsdagen, wat betekent dat het persbericht van je evenement vaker wordt weergegeven. Social media zullen waarschijnlijk ook een geschikte hashtag hebben die je voor promotie kunt gebruiken.

11. Beschikbaarheid van locatie en leverancier

Als je je zinnen op een bepaald evenemententerrein hebt gezet of een voorkeur voor een leverancier hebt waarmee je wilt werken, dan moet je met het kiezen van de datum van het evenement rekening houden met hun beschikbaarheid.

Het is misschien geen probleem als je regelmatig evenementen organiseert waarvan zij op de hoogte zijn. Houd er echter rekening mee dat locaties en leveranciers piekmomenten hebben wanneer er veel vraag naar is.

12. Beschikbaarheid van spreker en artiesten

Hetzelfde geldt voor alle sprekers of artiesten die je voor je evenement wilt boeken. Als hun schema botst met de door jou gekozen evenementendatum, dan zullen ze zich waarschijnlijk afmelden.

Hoofdsprekers verkopen kaarten voor conferenties en grote bands verkopen kaarten voor festivals. Als ze uitvallen, dan kan dit schadelijk zijn voor het succes van je evenement.

Zet de datum vast

Nu je alle valkuilen beter begrijpt, is het tijd om de datum van je evenement aan te kondigen.

Voeg het toe aan de kalender op je website en begin met het groots te verspreiden. Kondig het op social media aan, stuur het aan je mailinglijst en vertel mensen om de datum vast te zetten.

Veel succes!