Je kunt jezelf makkelijk verliezen in het plannen van een evenement. Er zijn veel dingen om aan te denken en rekening mee te houden.
Daarom is het goed om een kader te hebben om je in focus te houden. Met een overzicht van wat je moet doen, heb je altijd iets om op terug te vallen.
Zie het als een kaart in de wildernis van het plannen.
We hebben een sjabloon voor evenementenplanning gemaakt die je kunt gebruiken als je de weg kwijtraakt. Ieder evenement is anders, dus dit sjabloon zal niet exact passen bij dat van jou.
Maar alle evenementen hebben gemeenschappelijke eigenschappen En deze componenten zijn vaak het belangrijkst.
Volg dit sjabloon voor evenementenplanning om te zorgen dat je geen stappen mist.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Vroege voorbereiding voor het evenement
Je moet zo snel mogelijk beginnen met het plannen van het evenement. Je kunt nooit te veel tijd hebben om je voor te bereiden.
Grote evenementen worden een jaar (of meer) van tevoren gepland. Kleine of medium evenementen hebben vaak nog steeds een voorbereidingstijd van zes maanden.
1. Bepaal een thema
Tenzij je gewoon een feestje geeft, zal er een thema zijn. Het kan een verkleedfeest zijn, of een politieke conferentie. Begin met je reden om het evenement te organiseren.
2. Definieer je publiek
Als het heel duidelijk is waarom het evenement organiseert, moet je je publiek bepalen. Wie is er geïnteresseerd in dit soort evenementen? Waarom zouden ze komen? Waarom brengen ze online tijd door?
3. Bepaal een datum en tijd
Kies de beste datum en tijd voor je evenement. Zorg dat er geen conflict is met officiële feestdagen, seizoensgebonden feestdagen of populaire vakantietijden. Let ook op vergelijkbare evenementen, zodat je geen concurrentie hebt voor hetzelfde publiek.
4. Onderzoek locaties
Je kent je publiek en hebt een geschatte datum voor het evenement. Nu is het tijd om een locatie te vinden. Als je evenement buiten is, heb je de juiste vergunningen nodig. Als het binnen is, kun je een lijst maken met locaties om offertes te verzamelen.
5. Onderzoek catering
Het is ook een goed moment om het menu voor het evenement te bepalen. Is het een openlucht picknick en nemen mensen hun eigen eten mee? Of is het eten het centrale onderdeel van je etentje? Maak een lijst van plaatselijke catering bedrijven en verzamel offertes voor je budget.
6. Rekruteer een evenemententeam
Als je een klein evenement organiseert, kun je het misschien alleen. Anders is het een goed idee om een team te rekruteren. Maak een takenlijst en begin met delegeren.
7. Maak een budget
Je wilt dat het geld ook in orde is. Hoeveel kost de huur van de locatie? Hoe zit het met het eten? Betaal je je team? Je budget is ook afhankelijk van of je geld vraagt voor de toegang of winst probeert te maken.
Een paar maanden voor het evenement
Je kunt een maand of twee voor het begint naar specifieke aspecten van je evenement gaan kijken.
1. Maak een overzicht van het programma
Het is een goed idee om een programma te hebben, of je nu een feestje of een zakelijke conferentie organiseert. Zorg dat gasten 30–60 minuten later kunnen komen. Maar zorg ook dat er entertainment is voor mensen die op tijd zijn. Maak een ontwerp van het programma van het evenement.
2. Bepaal een locatie
Je hebt onderzoek gedaan, een lijst gemaakt met locaties en offertes verzameld. Nu is het tijd om een besluit te nemen. Doe de boeking en teken het contract. Zorg dat je weet wat er inbegrepen is in de prijs.
3. Zorg dat er eten en drinken is
Net als bij het bepalen van de locatie, moet je beslissen wat voor eten en drinken je gaat bestellen. Maak je het zelf? Ga je een cateraar inhuren? Bespreek de levering van het eten, en eventuele additionele versiering.
4. Huur materiaal
Als je entertainment verzorgt, het je materiaal nodig. Onderzoek en boek geluidssystemen, microfoons, projectors, en alle andere dingen die je nodig hebt.
5. Maak een pagina voor je evenement
Maak een pagina of website voor je evenement en maak social media profielen aan. Voeg ook een countdown timer toe voor de datum van het evenement.
6. Verstuur uitnodigingen
Als je evenement privé is (of als je een gastenlijst hebt), moet je ook gepersonaliseerde uitnodigingen versturen.
7. Begin met de promotie van je evenement
Nu moet je ook beginnen met de promotie. Zorg voor advertenties op social media, print flyers, en begin met een e-mailcampagne.
8. Zorg voor een systeem voor ticketverkoop
Als je een evenement met tickets hebt, moet je die tickets ergens kunnen verkopen. Zoek een platform voor ticketverkoop dat integreert met jouw evenementenwebsite en social media.
Een paar weken voor het evenement
Een paar weken voor je evenement moet je zorgen dat alles in orde is.
1. Bevestig bezoekers
Als je persoonlijke uitnodigingen hebt verstuurd, moet je bevestigen dat ze komen. Dit helpt bij het plannen van de logistiek van het evenement.
2. Plan de logistiek
Denk erover na waar mensen moeten parkeren en waar ze de locatie binnenkomen. Waar laten ze hun jassen als ze binnen zijn? Passen de zitplaatsen bij de opstelling van het podium? Staat er eigenlijk al een podium?
3. Controleer gezondheid en veiligheid
Afhankelijk van de locatie, kun je zelf controles uitvoeren voor gezondheid en veiligheid. Zorg dat er geen gevaar is van vuur of andere risico’s.
4. Bevestig catering en materiaal
Bevestig dat catering, AV materiaal, en andere leveranciers met wie je werkt allemaal in orde zijn.
5. Ga last-minute winkelen
Zijn er nog wat kleine dingen die je niet hebt? Ga deze dan een paar weken van tevoren kopen.
Een paar dagen voor het evenement
De laatste paar dagen voor het evenement zijn het drukst. Maak er het beste van en doe last-minute checks.
1. Maak de locatie klaar
Versier de binnen- en buitenkant van de locatie. Maak de zitplaatsen klaar en zorg zo nodig voor een selfie muur.
2. Test het materiaal
Zorg dat al het geluid, de verlichting, en het beeldmateriaal goed werken. Controleer of de WiFi-verbinding goed is.
3. Doorloop alles
Pak je evenementenprogramma erbij en doorloop alles dat er gaat gebeuren. Houd rekening met vertragingen en plan wat je in deze gevallen moet doen.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Laat de feestelijkheden beginnen
En dat is het! Je hebt met succes alle nodige stappen doorlopen voor je evenement. Maar je werk is nog niet klaar…
Nu moet je het evenement uitvoeren. Het plannen kost veel moeite, maar als de gasten er zijn kan er van alles gebeuren.
Hopelijk heeft dit sjabloon voor evenementenplanning je geholpen je voor te bereiden op ieder scenario.
Veel succes!
Geef een reactie