De Ultieme Handleiding Voor Een Succesvol Wellness Evenement

Wellness evenementen zijn een groeiend fenomeen, en dat zal niet snel veranderen. Wil je meedoen met deze grote trend? Dit is het goede nieuws: Iedereen kan een wellness evenement managen.

Het slechte nieuws? Niet iedereen is er goed in.

Hierbij komt onze ultieme handleiding voor succesvolle wellness evenementen goed van pas! Deze handleiding is verdeeld in vier fases:

• Planning
• Promotie
• Hosten
• Follow-up

Aan het einde van iedere sectie, vind je links naar onze uitgebreide handleidingen over specifieke onderwerpen. Lees hier over de belangrijkste zaken, en leer meer over de details in onze gerichte artikelen.

Laten we kijken naar de belangrijkste zaken voor een succesvol wellness evenement!

1. Het plan

Hier begint alles mee. Plan je wellness evenement op basis van de volgende richtlijnen.

Bepaal je doelpubliek

Niet iedereen is dol op wellness. Een succesvol wellness evenement is opgebouwd rondom het juiste doelpubliek. Probeer je te richten op mensen die zich bezighouden met dit soort zaken:

• Meditatie
• Yoga
• Fitness en sport
• Welzijn en stoppen met slechte gewoontes
• De medische gemeenschap
• Vegetariërs en veganisten

Zoek een plaats

Wellness evenementen kunnen heel divers zijn. Van yoga festivals tot evenementen voor duurzaam eten, er is veel om mee te werken. Dus denk aan je focus bij het zoeken naar een locatie. Denk aan deze locaties:

• Resorts voor een kalmerend spa evenement
• Fitness centra voor opwekkende, actieve uitjes
• Campings voor als je de natuur in wilt

Logistiek voor tijd en ruimte

En jij dacht dat je van logistiek af was!

Bij het plannen van je wellness evenement, moet je aan je activiteiten denken. Zijn sommigen populairder dan de anderen? Hoeveel ruimte is er nodig voor bepaalde activiteiten? Populaire activiteiten hebben veel ruimte nodig, activiteiten met veel fysieke activiteit ook.

Hoe moeten activiteiten ingedeeld worden qua tijd? Conflicten in de planning kunnen zorgen voor grote problemen.

Materiaal en benodigdheden

Wat voor materiaal heb je nodig? Als je professioneel sportschool materiaal nodig hebt, moet je een locatie zoeken waar dit al aanwezig is. Maar voor een bijeenkomst die om eten draait, heb je buffettafels nodig. En vergeet de herbruikbare of composteerbare borden en eetgerei niet.

Handleiding voor het plannen van een wellness evenement

Voor meer planningstips kun je kijken in onze gedetailleerde handleiding: “Hoe Plan Je Een Wellness Evenement: Handige Richtlijnen voor Gezond Plezier“.

2. De promotie

Je wilt publiciteit, wij weten hoe je het krijgt. We gaan je op de kaart van wellness zetten!

Het gaat om het gevoel

Denk hieraan als je aan je promotiemateriaal werkt: Wellness is een categorie die gericht is op gevoel.

Er zijn twee belangrijke richtingen om uit te kiezen voor je advertenties.

• Rust
  • Dit soort promotie gaat over mindfulness, rust en welzijn. Sfeervolle afbeeldingen en serene mensen doen het hierbij goed.
  • Woorden als “revitalisatie” en “spanning kwijtraken” laten je publiek weten wat je te wachten staat.
• Actief
  • Je wilt je publiek enthousiast maken voor fitness evenementen. Beelden van actieve, blije mensen die aan het sporten zijn, zijn een goede keuze.
  • En je moet ook gaan voor vlotte fitness woorden. “Cardio” en “versterking” enzovoort. Er is hier een hele taal om naar te kijken.

Waar moet je promotie doen?

Voor fysieke advertenties, moet je plaatselijke locaties uitkiezen voor je flyers. De locatie is belangrijk. Bowlingbanen zijn waarschijnlijk niet goed genoeg. Je wilt plaatsen die gericht zijn op wellness, zoals:

• Sportscholen en fitness-centra
• Zwembaden
• Dans- en yogastudio’s
• Co-ops en veganistische eethuizen

Digitale promotie

Voor online promotie, kun je eens een kijkje nemen naar social media gemeenschappen. Je wilt vooral dat er wellness gemeenschappen gevormd worden rond de focus van je eigen evenement.

Hashtags zijn een handige manier om je publiek te vinden. Baseer je eigen zoektocht hierop:

• #wellness
• #mindfulness
• #lifestyle

Probeer er eerst altijd achter te komen of de beheerders van een groep het goed vinden dat je aan promotie doet.

Maak reclame voor de prijs

Veel gezondheidsuitrusting is best geweldig

Help je gasten met het verkennen van wellness met leuke prijzen. Deze kunnen algemeen zijn, zoals waterflesjes of oordopjes. Voor de grote prijzen, zijn er high-tech gadgets zoals Fitbits.

Tijdens het promoten van je wellness evenement, moet je een lijst maken met de prijzen. Je kunt bepaalde prijzen ook geheim houden en hints geven. Zorg dat mensen interesse krijgen! (En boost je ticketverkoop.)

“Howdy, partner”

Werk samen met wellness groepen voor meer voordelen. Bijvoorbeeld financiering, gratis reclame, en meer.

Een aantal ideeën voor partnerorganisaties zijn:

• Het Rode Kruis
• Plaatselijke milieugroeperingen
• Veganistische restaurants
• Plaatselijke fitness centra

Voordelen van goede doelen zijn bloed geven, demonstraties voor sportschool materiaal, gezonde catering, of zelfs gezonde screening.

Tickets!

Voor een succesvol wellness evenement moeten er tickets verkocht worden. Zoek een platform voor ticketverkoop, zoals Billetto.

Handleiding voor het promoten van een wellness evenement

Kijk naar onze uitgebreide handleiding voor extra details: “Hoe Promoot Je een Wellness Evenement: Zorg Voor Een Goede Opkomst“

3. Hosten

Hier begint het echte plezier! Hosten kan hectisch zijn, maar met onze handleiding kun je zelf een succesvol wellness evenement organiseren.

Toolkits

Met de juiste digitale tools, kun je een geweldige wellness evenement organiseren. Websites voor ticketverkoop zijn een voorbeeld van deze tools, en je kunt hier meer mee dan tickets verkopen.

Gebruik je platform voor ticketverkoop om:

• Print en deel je gastenlijst en evenementendetails met je team
• Verkoop kaartjes aan de deur met box office software
• Scan tickets om gasten in te checken

Je team staat klaar

Wat de focus van je evenement ook is, het team moet klaarstaan met antwoorden voor je gasten. Een team bij een beurs voor gezond eten moet alles weten over koolhydraten, calorieën en proteïnen. Een fitness team moet het verschil weten tussen herhalingen, sets, uithoudingsvermogen en spiergroei-massa.

Maak je locatie in orde

Voor een wellness evenement moet er veel materiaal voorbereid worden. Daarom moet je vroeg aanwezig zijn. Accessoires voor sport en spelletjes, buffettafels en gezondheidsscreening stations zijn een aantal dingen waar je voor moet zorgen.

Bewustzijn en Plan B

Check je middelen voor het evenement. Eten moet vers en klaar zijn. Voor openlucht evenementen, moeten er paraplu’s en poncho’s zijn voor regen. Werkt al het materiaal goed? Zorg dat alles er schoon en uitnodigend uitziet, dat er niets is wat in conflict kan zijn met de sfeer van wellness.

Handleiding voor het hosten van een wellness evenement

Kijk voor meer details in onze handleiding: “Hoe Host Je Een Wellness Evenement met een Gezond Resultaat“.

4. De follow-up

Als het allemaal voorbij is, is er nog steeds werk te doen. Vergeet niet aan follow-up te doen met deze belangrijke stappen na het evenement.

Bedank mensen

Simpel en effectief. Toon je dankbaarheid: Er zijn genoeg mensen die het verdienen. Bedank:

• De locatie
• Je bezoekers
• Je hardwerkende evenemententeam
• Eventuele partnerorganisaties

Al deze deelnemers moeten bedankt worden. Dit is een belangrijke stap voor het opbouwen van relaties in de wellness gemeenschap. Dankbaarheid zelf is een belangrijk facet van wellness, en de mensen die je bedankt zullen het voelen!

Feedback

Soms is wellness een fijnmazig onderwerp. De feedback van gasten kan je laten weten hoe je het doet. Denk aan dit soort vragen:

• Heb je belangrijke nieuwe info geleerd over wellness?
• Wat was de belangrijkste wellness tip die je tijdens het evenement hebt meegekregen?
• Is je houding tegenover wellness veranderd? (Zo ja, hoe is het veranderd?)
• Op wat voor manier ben je geïnspireerd om je leven of fitness routine te veranderen?

Gezonde data

Alle evenementen moeten de tijd nemen om de statistieken achteraf te analyseren. Maar wellness evenementen moeten letten op speciale info. Behalve ticketverkoop en omzet, moet je kijken naar lidmaatschappen voor de sportschool die aangeschaft zijn tijdens het evenement.

Of belangrijker nog, de resultaten van een gezondheidsscreening die je misschien hebt uitgevoerd. Contact maken met de gasten na het evenement is heel waardevol voor het opbouwen van relaties. Deel de resultaten van de screening en laat ze weten dat je betrokken bent.

Houd een debriefing

Uiteindelijk moet je debriefen. Er is nog een stap die alle evenementenorganisatoren moeten nemen.

Wellness evenementen zijn gericht op de gasten een gezonder leven geven. Daarom moet je met je team de deelname en tevredenheid van je gasten bespreken. Waren ze vol energie en enthousiasme? Hebben ze veel geleerd of van het gezonde eten genoten?

Laat je team weten dat ze heel waardevol zijn geweest. Dit was meer dan alleen maar een feestje. Het ging over mensen helpen.

Handleiding voor follow-up na een wellness evenement

Met onze gedetailleerde handleiding doe je de follow-up helemaal goed: “Hoe Doe Je Follow-Up Na Je Wellness Evenement: 5 Stappen Om Eens Goed Over Na te Denken“.

Houd alles goed in de gaten

Met onze uitgebreide handleiding, komt je wellness evenement helemaal tot leven. Lees onze gedetailleerde handleidingen over iedere fase van het evenement, die je hierboven aan het einde van ieder onderdeel vindt. Veel succes!