De Rol van Organisator van een Evenement Beheersen: 10 Sleutel Vaardigheden van een Evenementenorganisator

Dus je wilt je eigen evenementen organiseren? Dan heb je alle vaardigheden nodig die nodig zijn om de rol van evenementenorganisator te vervullen. Gelukkig hebben we hier alles wat je moet weten.

Hier zijn enkele van de organisatorische vaardigheden die we in deze gids bespreken…

• Organisatie en budgettering
• Technische kennis
• Leiderschap en communicatie
• Verkoop en klantenservice

Klaar om een paar vakjes aan te vinken en je to do lijst uit te breiden?

1. Organisatie en tijdmanagement

Bovenaan onze lijst met vaardigheden voor een evenementenorganisator is de vaardigheid om — goed – te organiseren en te plannen. Zonder deze vaardigheid, zal je evenement een circus zijn… en niet het opzettelijke soort.

Het is niet eenvoudig om een evenement te organiseren. Hoe groter het evenement, hoe meer mensen erbij betrokken zijn en hoe meer er mis kan gaan als je geen plannen en back-up schema’s maakt.

Organisatorische vaardigheden zijn cruciaal, omdat je verplicht bent om…

• Deadlines te halen
• Logistiek te plannen
• Budgetten te beheren
• Personeelsschema’s te maken
• Marketing campagnes te voeren

Volgende stap: Leer hoe je je organisatorische vaardigheden en tijdmanagementvaardigheden kunt verbeteren om een solide basis op te bouwen als organisator van evenementen.

2. Aandacht voor detail

De duivel zit in de details, dus het is belangrijk om op te letten als je wilt voorkomen dat je een jonge priester en een oude priester moet bellen om je evenement te regelen.

Had de wijn de juiste temperatuur? Werkte de AV-apparatuur perfect? Lachten de obers? Was er voldoende personeel om de registratie tijdig af te handelen?

Je hebt misschien alles gepland en georganiseerd, maar het zijn de kleine dingen die bijdragen aan de ervaring van het evenement als geheel.

Volgende stap: Je kunt leren hoe je je aandacht voor detail kunt ontwikkelen om de kans op een perfect evenement te vergroten.

3. Budgettering

Ja, het gevreesde B-woord staat ook op deze lijst. Net als elke andere onderneming die middelen nodig heeft, heb je om een evenement te organiseren, budgetteringsvaardigheden nodig.

De rol van organisator van een evenement vereist dat je begrijpt welke uitgaven je hebt en waar je potentiële bronnen van inkomsten kunt vinden om je boeken in evenwicht te houden.

Volgende stap: Lees onze handleiding hoe je een evenementenbudget moet beheren zodat je boeken op orde zijn.

4. Communicatie

Het vermogen om duidelijk en effectief met mensen te communiceren, is ook een van de belangrijkste vaardigheden voor de organisator van evenementen.

De rol van organisator van evenementen houdt in dat je met een breed scala aan mensen omgaat:

• Bezoekers van het evenement
• Cateraars en andere leveranciers
• Locatie managers en personeel
• Sprekers en artiesten
• Vrijwilligers en goede doelen
• PR bureaus
• Influencers en beroemdheden
• Inspecteurs voor gezondheid en veiligheid
• Accountants en boekhouders
• Verzekeringsmaatschappijen
• Kranten en radiostations
• Particuliere donateurs
• Zakelijke sponsors
• Mensen op social media

Je moet naar ieders verwachtingen en zorgen luisteren. Tegelijkertijd moet je ook je eigen visie en verwachtingen communiceren om er zeker van te zijn dat je allemaal op dezelfde pagina zit.

Hier zijn enkele aspecten van je rol als organisator van een evenement waarvoor goede communicatievaardigheden vereist zijn:

• Voorstellen en contracten voor evenementen opstellen
• Marketingmateriaal maken om kaarten te verkopen
• Informeren van je evenemententeam en de nabespreking
• Netwerken met andere bedrijven
• Onderhandelen met locaties en leveranciers
• Dankbaarheid tonen en feedback verzamelen
• Evenementen hosten en mededelingen doen

Volgende stap: Misschien vind je deze lijst met verschillende manieren om je communicatieve vaardigheden te verbeteren handig.

5. Leiderschap

Een deel van de rol van organisator van een evenement is om taken aan andere mensen te delegeren. Of dat nu personeel van het evenement, vrijwilligers, familieleden of externe leveranciers zijn, je zult anderen er uiteindelijk bij moeten betrekken.

Goede leiders zijn in staat om…

• De individuele sterke punten van elk teamlid te gebruiken
• Taken te delegeren en duidelijke instructies te geven
• De communicatie tussen teamleden te vergemakkelijken
• Mensen te inspireren en motiveren om hun best te doen
• Een gevoel van vertrouwen en transparantie te creëren

Met andere woorden, je moet mensen verenigen rond een gemeenschappelijk doel en ervoor zorgen dat iedereen met elkaar opschiet en zich inspant.

Volgende stap: Bekijk dit diepgaande artikel waarin de kwaliteiten van een goede leider worden weergegeven.

6. Netwerken

Bij evenementenplanning gaat het erom mensen bij elkaar te brengen. Dat gaat in zekere zin over het creëren van een netwerk. Maar er is ook veel netwerken dat achter de schermen plaatsvindt.

Of je nu een beginner of een doorgewinterde veteraan bent, je moet voortdurend professionele relaties met alle bovengenoemde personen opbouwen en onderhouden (zie # 3).

De rol van organisator van een evenement kan ook van je verlangen dat je sociale netwerkevenementen bijwoont of dat je deelneemt aan online groepen waar je je relaties bij kunt houden.

Volgende stap: Lees meer over hoe je je netwerkvaardigheden kunt verbeteren en overweeg lid te worden van organisaties zoals de Association of Event Organizers.

7. Verkoop en onderhandeling

Als je een professionele organisator van evenementen bent, dan zit je in de evenementenbusiness. Dat betekent dat je ook een marketeer, onderhandelaar en verkoper bent.

Je moet het concept van je evenement aan potentiële bezoekers, donateurs, sponsors, influencers en vrijwilligers verkopen. Dat vereist verkoop- en marketingvaardigheden.

Tegelijkertijd moet je onderhandelen over een goede prijs voor de locatie, catering, benodigdheden, entertainment en al het andere dat je nodig hebt om je evenement tot een succes te maken.

Volgende stap: Lees onze gids over hoe je met leveranciers en locaties kunt onderhandelen om deze vaardigheden te verbeteren.

8. Klantenservice

Hoewel je met veel mensen te maken hebt, van bedrijfssponsors tot social media influencers, is geen enkele zo belangrijk als de mensen die je evenement bijwonen.

De bezoekers van het evenement zijn de klanten en de klanten hebben altijd gelijk — zelfs als ze ongelijk hebben en onredelijk zijn en je je haar uit je hoofd wilt trekken.

Volgende stap: Hier is een goede lijst met tips over hoe om te gaan met lastige klanten, zodat jij zegeviert.

9. Technische geletterdheid

Organisatoren van evenementen moeten een goed begrip van technologie hebben. Dankzij machines en automatisering is het veel eenvoudiger om evenementen te plannen en uit te voeren, maar je moet ook weten hoe je ze moet bedienen.

Hier zijn enkele van de apps en apparaten die je moet begrijpen:

• Software voor evenementenbeheer
• Social mediaplatformen
• Kaartverkoop apps
• Email marketing software
• Microsoft Office & Google G-Suite
• Tools voor projectmanagement
• AV-apparatuur (camera’s, microfoons, verlichting en projectoren)

Volgende stap: Bekijk onze lijst met gratis planningstools voor evenementen om je te helpen je werk beter te organiseren.

10. Brede kennis van evenementen

Het lijkt misschien een voor de hand liggend punt om te maken, maar je moet wel algemene kennis hebben van wat nodig is om een evenement te laten plaatsvinden.

Je hoeft geen expert te zijn om het werk van een DJ te kunnen doen, maar je moet wel weten wat de DJ nodig heeft om zijn of haar werk te kunnen doen.

Hetzelfde geldt voor alle anderen die bij je evenement betrokken zijn. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de basis van wat ze doen, zodat je kunt delegeren en aanpassen.

Hier is wat andere brede kennis van evenementen die je nodig hebt:

• Hoe een plattegrond te maken
• Hoe lang de diner service duurt
• Welke AV-apparatuur vereist is
• Hoe locatiecapaciteit in te schatten
• Hoe evenementenleveranciers te onderzoeken

Volgende stap: Je kunt dit allemaal leren door op ons blog rond te kijken of door een cursus voor het plannen van evenementen te volgen.

Voel je je uitgerust?

Als je al deze 10 organisator vaardigheden voor een evenement onder de knie hebt, dan ben je goed op weg naar een succesvolle carrière in evenementen.

Hebben we iets gemist? Voel je vrij om je suggesties toe te voegen in de reacties hieronder en deel met je mede evenementenorganisatoren.