Geld is een grote factor voor het organiseren van een evenement. Jij weet dat, wij weten dat, en bedrijven weten dat—daarom maken ze gebruik van mogelijkheden om evenementen te sponsoren!
In dit artikel hebben we het over…
- De standaard vragen die je jezelf moet stellen voor je een sponsor benadert
- Hoe je potentiële evenementensponsoren onderzoekt
- Hoe je hen benadert als je een lijstje hebt
- De basiselementen en structuur van een voorstel voor evenementensponsoring
Klaar voor dat geld? We gaan ervoor!
Definieer je evenementenmerk en doelen
Voor je een voorstel voor evenementensponsoring kunt opstellen (of contact kunt opnemen met potentiële sponsoren), moet je een duidelijke definitie hebben van jou, je evenement en je doelen.
Zo maak je niet alleen je lijstje met potentiële sponsoren korter, je helpt hem ook begrijpen wat je hen kunt bieden in ruil voor hun sponsorschap.
Hieronder staan een aantal belangrijke vragen die je jezelf kunt stellen om je merk en je doelen te definiëren. Dit stelt evenementensponsoren gerust als je een voorstel stuurt.
1. Evenementenmerk
Wat voor soort evenement organiseer je? Wat zijn je doelen, je waarden en je bedrijfsfilosofie? Zorg dat je een duidelijke definitie hebt van jouw persoonlijke merk als evenementenorganisator.
2. Doelpubliek
Voor wie zijn je evenementen bedoeld? Zijn ze voor professionele mensen die graag netwerken en naar conferenties gaan? Of zijn het stoere rockster-wannabes die luchtgitaar spelen op festivals?
3. Professionele achtergrond
Wat is jouw professionele achtergrond? Heb je in het verleden al succesvolle evenementen georganiseerd? Heb je in een veld gewerkt waar je relevante vaardigheden hebt geleerd?
4. Unieke verkooppunten
Wat maakt jou anders dan alle andere evenementenorganisatoren die geld willen voor hun project? Heb jij unieke verkooppunten die jou dus uniek maken?
5. Partnerschap voordelen
Wat zijn de voordelen van een partnerschap met jou? Verkopen ze er meer door? Voelt hun personeel zich geïnspireerd? Is het goed voor de reputatie van bedrijven om met jouw naam gezien te worden?
Hoe doe je onderzoek naar potentiële evenementensponsoren?
Als je een duidelijke definitie hebt van je merk, doelpubliek en unieke verkooppunten, heb je een goede positie om te beginnen met het onderzoeken van en contact opnemen met potentiële sponsoren.
Hier zijn een aantal manieren om evenementensponsoren te benaderen:
- Zoek bedrijven die gelijksoortige evenementen hebben gesponsord. (Het is waarschijnlijk dat ze dit weer zullen doen.)
- Maak een lijst met concurrenten van deze bedrijven. (Zij willen niets missen.)
- Vraag voorgaande bezoekers welke merken ze gebruiken. (Deze merken willen jouw publiek bereiken.)
- Doe onderzoek naar je doelpubliek om erachter te komen wat zij leuk vinden. (De merken die zij gebruiken zijn goede kandidaten.)
- Gebruik Sponsor My Event om bedrijven te vinden die graag evenementen willen sponsoren.
Hoe benader je potentiële evenementensponsoren?
Je moet nu een lijst hebben van potentiële sponsoren die je kunt benaderen. Maar wacht, hoe kun je ze benaderen zonder een voorstel voor evenementensponsoring?
Wacht even.
Je moet eigenlijk verkoopgesprekken over de telefoon gaan voeren en verkoope-mails versturen. Hier zit niemand op te wachten. (Tot ze kopen, en dan houden ze van je.) Maar je bent er nog niet.
Eerst moet je erachter zien te komen met welke persoon je moet spreken. De “juiste persoon” is degene die over financiën gaat, en zij zijn altijd moeilijke te bereiken.
Het zal wat tijd kosten om verschillende online artikelen en LinkedIn profielen te bekijken, en poortwachters en collega’s te bellen en te e-mailen voor je die persoon bereikt.
Gelukkig hebben wij een geweldige handleiding voor je gemaakt. (Open die link in een ander tabblad en kom dan hier terug om instructies te krijgen voor het schrijven van je voorstel.)
Hoe schrijf je je voorstel van evenementensponsoring
Nu gaan we eraan beginnen. Een voorstel voor sponsoring is een geschreven verkooppresentatie. Er zijn dan ook geen vaste regels voor hoe je er één moet schrijven.
Je moet er alleen je evenement mee verkopen.
Als je voorbij de poortwachter bent en de juiste persoon in het bedrijf hebt bereikt, hebben ze je om een voorstel gevraagd of een afspraak met je gemaakt.
Als je van tevoren om een voorstel gevraagd bent, is een simpel Word document of PDF genoeg.
Als ze een persoonlijke ontmoeting willen, moet je een PowerPoint voorbereiden.
Laten we het hebben over hoe je een voorstel voor evenementensponsoring schrijft.
1. Beschrijf het evenement in een notendop
Het evenement is de kers op de taart die je potentiële sponsoren voorzet als je hen wilt aantrekken voor investering.
Zorg dat dit eerste deel alle relevante details bevat die interessant kunnen zijn voor sponsoren:
- Evenementennaam
- Datum en tijd
- Sprekers en artiesten
- Catering en leveranciers
- Locatie
- Wat je evenement bijzonder maakt (zoals de USP’s)
Je potentiële sponsoren hebben misschien ook interesse in de geschiedenis of achtergrond van het evenement (als je al eens eerder zo’n evenement hebt georganiseerd).
Uiteindelijk zullen ze interesse hebben in wat je doet. Wat is het doel van het evenement, en wat is je missie als evenementenorganisator?
2. Presenteer je doelpubliek
Het soort evenement dat je organiseert geeft een indicatie op wie het gericht is. De tweede sectie van je voorstel is waar je precies kunt beschrijven wat je doelpubliek is.
Hier zijn een aantal details die je kunt verwerken (hoe meer, hoe beter):
- Leeftijdscategorie
- Geslacht
- Interesses
- Beroep
- Inkomensniveau
- Technische kennis
Omdat het visuele element van je voorstel voor sponsoring ook een rol speelt in hoe het ontvangen wordt, moet je nadenken over een infographic voor je doelpubliek.
Tip: Lees onze handleiding over hoe je je doelpubliek identificeert zodat je precies weet wat erin moet.
3. Demonstreer je staat van dienst
Weet je nog dat we het eerder hebben gehad over je professionele staat van dienst? Nu is het tijd om op te scheppen over wat je bereikt hebt en de resultaten.
Het is heel goed dat je een goed idee hebt voor je evenement. Het is ook geweldig dat jullie hetzelfde doelpubliek hebben. Maar waarom zouden ze jou vertrouwen met hun geld?
Jouw professionele staat van dienst laat zien dat jij weet wat je doet. Als je wilt dat mensen investeren in je evenement, moet je een bepaalde mate van geloofwaardigheid laten zien.
Tip: Kijk naar hoe je een evenementenplanner CV opstelt zodat je je staat van dienst kunt laten zien.
4. Geef een overzicht van je proces
Je hebt het concept van je evenement uitgelegd, op wie het gericht is, en waarom jij de beste persoon bent om het te organiseren. Je hebt het vertelt, en nu moet je het laten zien.
Laat precies zien hoe je je evenement stap voor stap gaat uitvoeren. Zo kunnen sponsoren zien dat je echt weet waar je het over hebt en dat je plannen realistisch zijn.
Stel je voor dat je een bedrijfsplan schrijft dat je wilt gebruiken om een lening te krijgen bij de bank. De bank om geld vragen of sponsoren proberen te krijgen is hetzelfde principe.
Tot slot moet je je marketing ook opnemen in je tijdlijn. Zo kunnen sponsoren zien hoeveel aandacht ze zullen krijgen van je doelpubliek, als onderdeel van jullie deal.
Tip: Gebruik dezehandleiding voor tijdlijnen voor evenementen als een voorbeeld voor je eigen tijdlijn.
5. Stel een aantal sponsorpakketten voor
Als je je evenement, het doelpubliek en je staat van dienst goed hebt aangeprezen, is het tijd om je potentiële sponsoren te laten zien hoe ze een graantje mee kunnen pikken.
Je moet sponsorpakketten samenstellen zodat ze aandacht krijgen en meer verkopen.
Je pakketten moeten dingen omvatten zoals (klik op iedere optie voor een voorbeeld):
- Website banners
- Live stream takeover
- Drinken en catering
- Goodie bags en brochures
- Evenementenapp functies
Tip: Lees onze handleiding over ideeën voor evenementensponsoring om inspiratie te vinden voor je voostel.
Sjabloon voor voorstel evenementensponsoring
Als je overdonderd bent door alle informatie die je moet verwerken in je voorstel voor evenementensponsoring, geen zorgen: Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden.
Er zijn een aantal kant-en-klare—en belangrijker nog, gratis—sjablonen voor voorstellen voor evenementensponsoring die je kunt gebruiken en aanpassen voor je evenement.
Better Proposals is een goed voorbeeld van een handig en professioneel sjabloon om te gebruiken. Je kunt ook naar template.net gaan en meer dan 13 sjablonen van voorstellen voor evenementensponsoring vinden om mee te werken.
Klaar om investeerders te benaderen?
Gefeliciteerd, je bent goed bezig met het vergaren van fondsen voor je evenement. Denk eraan dat je ieder voorstel moet aanpassen. Iedereen houdt van een persoonlijke touch.
Heb je ervaring met het verzenden van voorstellen voor sponsoring? Deel het met ons in de opmerkingen!