9 Tips om je Beste Gebruikersconferentie tot nu toe te Organiseren

Als je consumenten bij je merk wilt betrekken, dan kan het organiseren van een gebruikersconferentie de manier zijn. Na het presenteren van je product of functies op een dergelijk evenement, zal 91% van de aanwezigen positievere gevoelens over je merk hebben. Bovendien zal 85% van de bezoekers eerder een aankoop bij je doen.

Klinkt te mooi om waar te zijn? Nou, er is maar één ding om in gedachten te houden. Hoewel een boeiende gebruikersconferentie een van de meest effectieve manieren is om leads te genereren, kan het ook een enorme onderneming zijn. Maar raak niet in paniek.

Lees verder om te leren over:

• Hoe gebruikersconferenties je bedrijf ten goede komen
• Waar je op moet letten bij het organiseren van je gebruikersconferentie
• Hoe het bij je klanten en gebruikers te promoten
• Wat je kunt doen om een boeiend evenement te organiseren

Wat gebruikersconferenties de investering waard maakt?

Gebruikersconferenties gaan over meer dan je gebruikers in dezelfde ruimte rond te laten hangen. Deze evenementen geven een gezicht aan je merk en je bedrijf. Hiermee kun je een verstandhouding met potentiële gebruikers opbouwen en je relaties met bestaande klanten versterken.

Wat meer is, een boeiende gebruikersconferentie zal je aanwezigen aan het praten krijgen. Deze mond-tot-mondreclame zal de naamsbekendheid vergroten.

Een ander ding is de potentiële innovatie die op een gebruikersconferentie plaats kan vinden. Wanneer je nieuwsgierige potentiële gebruikers, loyale klanten en je eigen goed geïnformeerde teamleden samenbrengt, dan hoor je meer ideeën en krijg je meer feedback. Dit kan je helpen om je aanbod te verbeteren om nog meer consumenten aan te trekken.

Hoe het doel van een gebruikersconferentie te definiëren

Voordat je een gebruikersconferentie organiseert, moet je duidelijk zijn over wat je hoopt te bereiken. Ga met je team zitten en denk na over de levenscyclus van je product en bedrijf. Wat is je doel voor de conferentie?

Enkele van de doelen die je kunt overwegen zijn:

• Klantentrouw opbouwen door verhoogde vernieuwingen
• Ontwikkeling van je nieuwe klantenbestand
• Deelnemers informeren over je aanbod en branche

Tip: Bekijk dit artikel voor tips over het ontwikkelen van je doelen.

Hoe een gebruikersconferentie te plannen

Zoals elk evenement hebben gebruikersconferenties naast een duidelijk doel een solide plan nodig. Houd deze punten in gedachten om je evenement de beste start te geven.

1. Zorg ervoor dat mensen geïnteresseerd zijn

Je conferentie op het laatste moment moeten annuleren, omdat je niet genoeg aanmeldingen hebt gekregen, is een situatie die we allemaal willen vermijden. Je moet de interesse inschatten voordat je je evenement aankondigt.

Gebruik peilingen op social media om je doelgroep te vragen of ze een conferentie nuttig zouden vinden. E-mailenquêtes en vragenlijsten kunnen ook feedback van je klanten en abonnees genereren.

Heb je een duidelijker idee van hoeveel mensen geïnteresseerd zijn in je evenement? Laten we doorgaan.

2. Kies de juiste locatie

Je moet een ruimte vinden die bezoekers aantrekt en het formaat van je conferentie ondersteunt.

Overweeg warme locaties in de winter en locaties die gemakkelijk bereikbaar zijn per vliegtuig, spoor en over de weg. Zorg ervoor dat er ruimtes zijn voor interacties, gesprekken en trainingssessies. Zitplaatsen in de stijl van een amfitheater, grote schermen en wifi zijn waarschijnlijk belangrijker dan pingpongtafels en coole kunstinstallaties.

Vermijd afgelegen locaties, zelfs als ze mooi en ontspannend zijn. Je moet ook locaties vergeten die te stimulerend zijn, zoals pretparken. Je deelnemers kunnen zich dan eenvoudigweg niet op je evenement concentreren. (En echt, wie kan hen dat kwalijk nemen?)

Tip: Leer meer over de verschillende locatie-opties en prijzen.

3. Op de details ingaan

Als je eenmaal je budget hebt bepaald, stel je jezelf dan de volgende vraag: “Wat willen mijn bezoekers op dit evenement?”

Je spreker opstelling zal een enorme aantrekkingskracht hebben, dus zorg ervoor dat je deze op de interesses van je publiek afstemt. Je kunt zelfs een presentator hebben om het evenement soepel te laten verlopen en een leuke sfeer te garanderen.

Vergeet ook je inrichting en voedselopties niet. Deze moeten ruim van tevoren worden geregeld en helpen om je bezoekers zich gewaardeerd en welkom te laten voelen. Dat betekent dat je je publiek moet begrijpen… en rekening moet houden met eventuele dieetbeperkingen en allergieën.

Tip: Raadpleeg deze gids voor een grondige checklist voor de planning van evenementen.

Hoe een gebruikersconferentie te promoten

Evenementpromotie eindigt niet wanneer je conferentie begint. Voor het beste resultaat moet je je evenement voor, tijdens en erna promoten. Hier zijn een paar manieren om dat te doen.

1. Promotie voorafgaand aan het evenement

Op social media posten kan je hele publiek enthousiast maken. Je kunt een voorproefje van je locatie, sprekers en sessies geven. Maar roep niet alleen het woord promotie, voeg een persoonlijk tintje toe om echt impact te maken. Het versturen van gepersonaliseerde swag aan geregistreerde deelnemers zal je bedrijf doen opvallen en loyaliteit opbouwen.

2. Promotie tijdens je evenement

Zodra je gebruikersconferentie aan de gang is, wordt het promoten van je aanbod cruciaal. Neem bewegwijzering en product displays op in je locatie om je product constant onder de aandacht te brengen. Informatiecabines en training over je product aanbieden is een andere manier om met je mogelijkheden te pronken.

3. Promotie na het evenement

Zelfs als je evenement voorbij is, ben je nog steeds niet klaar. Dit is het perfecte moment om de hoogtepunten van je conferentie op social media te delen. Je kun je aanwezigen ook een opmerking van waardering sturen en hun feedback vragen. Hierdoor blijven mensen over je evenement praten, voelen ze zich gewaardeerd en kijken ze uit naar je volgende gebruikersconferentie.

Tip: Bekijk enkele creatieve ideeën voor promotie van evenementen die je misschien wilt overwegen.

Hoe een gebruikersconferentie te hosten

Laten we, nu de planning en promotie klaar is, wat voorbereidingen treffen om een boeiend evenement te organiseren. Deze aanwijzingen zorgen ervoor dat je gebruikers zich VIP’s voelen.

1. Betrek voldoende teamleden

Het is belangrijk om personeel in de buurt te hebben om met je aanwezigen te communiceren en hen zich gewaardeerd te laten voelen. Zorg ervoor dat teamleden van alle afdelingen komen en niet alleen van de verkoop. Dit biedt verschillende perspectieven en meer kennis, niet alleen een keiharde verkoop.

2. Creëer een unieke en onvergetelijke ervaring

Plan verschillende ervaringen, van netwerken en vraag- en antwoordsessies tot leuke ijsbrekers en actieve ontmoetingen. Overweeg je om van je gebruikersconferentie een jaarlijks iets te maken? Zorg ervoor dat je de agenda elk jaar verandert om de opwinding te behouden.

3. Maak gebruik van technologie

Het feit dat een gebruiker of klant niet bij je conferentie aanwezig kan zijn, betekent niet dat ze deze moeten missen. Met livestreaming en moderne evenemententechnologie kan je hele publiek nog steeds van je aanbod genieten. Het resultaat? Degenen die niet aanwezig kunnen zijn, voelen zich inbegrepen, terwijl degenen die wel aanwezig zijn een verslag van hun ervaring hebben. Je gebruikers zullen er dol op zijn.

Tip: Lees in dit artikel meer over evenemententechnologie.

Breng je aanbod onder de aandacht

Het organiseren van gebruikersconferenties kan precies zijn wat je nodig hebt om met je bedrijfsaanbod te pronken en merkloyaliteit te stimuleren. Met deze tips kun je je meest boeiende gebruikersconferentie tot nu toe organiseren.

Auteur: Christa Parrish is de Content Marketing Specialist bij Whova. Als voormalig vertaler is ze altijd op zoek geweest om de juiste woorden voor het juiste publiek te vinden.

Maar ze is niet alleen verzot op taal. Ze houdt ook van naar het strand gaan, te veel sjaals bezitten en lezen. Je kunt hier via LinkedIn contact met haar opnemen.