Je hebt je als vrijwilliger opgegeven om een zakelijk evenement voor jouw bedrijf te organiseren. Het probleem is dat jij Jon Snow bent als het gaat om evenementenplanning; je weet niets.
Dus wat nu?
De tijd tikt door en je hebt geen tijd voor een cursus evenementenplanning. Daarom ben je hier: Voor een spoedcursus over hoe je je eerste zakelijke evenement organiseert.
Lees verder om erachter te komen hoe je:
- Het doel van het evenement bepaalt
- Alles verdeelt in beheersbare taken
- Een realistisch budget opstelt
- Een toepasselijke datum kiest
- Een tijdlijn bepaalt
- Een team samenstelt
- Een locatie vindt
- Het evenement promoot
Als je dit artikel hebt gelezen, ben je meer Bran Stark dan Jon Snow.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
1. Begin met het einde
Misschien klinkt het als reverse engineering, en dat is het ook.
Als je een evenement gaat organiseren, kom je al snel vast te zitten in de onmiddellijke details. Maar alle projecten hebben een visioen en een macro plan nodig voor je begint met de minutia.
Bedenk wat je je collega’s en bazen mee wilt geven met het evenement. Is het netwerken? Educatie? Amusement? Alle drie?
Wat organiseer je precies?
Het is een…
- Conferentie of seminar
- Vakbeurs
- Retraite
- Kerstborrel
- Teambuilding evenement
- Productlancering
Het is ook essentieel om rekening te houden met je doelpubliek. De verwachtingen van je gasten zijn afhankelijk van de markt en de looncategorie. Begin bij het einde en bepaal zo het plan van aanpak.
2. Maak een lijst met componenten
Als je een algemeen idee hebt van hoe het evenement moet worden, is het tijd om je plan te segmenteren. Plan iedere component die nodig is om het een succes te maken.
Afhankelijk van het evenement, heb je het volgende nodig:
- Locatie
- Decoratie
- Eten en drinken
- Entertainment
- Marketingmateriaal
- Transport
- Accommodatie
- Ticketverkoop
Denk eraan dat het niet uitmaakt hoe groot een project op het eerste gezicht lijkt. Het belangrijkste is dat je het kunt opdelen in kleine en beheersbare componenten.
Open Google Docs en Sheets en segmenteer je plan in losse taken. Rangschik deze dan op basis van urgentie.
3. Bepaal een budget
Misschien kun je je eigen budget voor het evenement niet bepalen. Evenementenplanners hebben in feite zelden onbeperkte fondsen om mee te werken.
Dat is oké. Je kunt het doen met wat je hebt. Het is zelfs mogelijk om een evenement met nul budget te organiseren.
Regel #1 voor het bepalen van een budget: Wees realistisch en laat 10% aan reserves over.
Zodra je weet hoeveel je hebt om mee te werken, is het tijd om offertes te verzamelen. Vergelijk de kosten van verschillende locaties, cateraars, print shops en andere zaken die je nodig hebt voor je evenement.
Hoe eerder je kunt boeken, hoe waarschijnlijker het is dat je een goede prijs krijgt. Anders moet je gewoon zo goed mogelijk onderhandelen.
4. Kies een datum
Als je een datum kunt kiezen, is het nu een goed moment om dat te doen. Als het een seizoensgebonden evenement is, zoals een kerstborrel, hebt je misschien beperkte opties. De keuze voor jouw datum kan beïnvloed worden door deze factoren:
- Wie wil je dat er komen (en hoeveel tijd van tevoren hebben ze nodig)
- Hoe lang duurt het om alles voor te bereiden (zie #5)
- Wanneer je het product of de dienst lanceert
- Wanneer de locatie beschikbaar is (zie #6)
Maak het een voorlopige datum. Je moet het waarschijnlijk iets aanpassen als je de juiste locatie gevonden hebt.
5. Creëer een tijdlijn
Ieder plan heeft een tijdlijn, en als jij er ook één opstelt kun je ervan profiteren. Het hoeft niet meer te zijn dan een reeks aan deadlines die je moet halen, zodat alles op tijd gebeurt.
Regel #1 bij het creëren van een tijdlijn: Houd rekening met onverwachte vertragingen.
Het is goed om optimistisch te zijn. Maar tijdens het organiseren van een zakelijk evenement, is het beter om realistisch te zijn.
Hier zijn een aantal onverwachte vertragingen waar je rekening mee moet houden:
- De locatie kan een dubbele boeking hebben
- Misschien is de decoratie niet op voorraad
- De catering kan te laat zijn
- Print shops kunnen je bedrijfsnaam verkeerd spellen
- Er kunnen problemen zijn met transport
Het is niet waarschijnlijk dat al deze dingen gaan gebeuren, maar zelfs met één of twee van deze problemen kun je het moeilijk krijgen.
Het is goed om te denken aan Murphy’s Law bij het creëren van je tijdlijn.
6. Stel je team samen
Misschien heb je meer dan één paar handen nodig om van je evenement een succes te maken. Zelfs als het een evenement op kleine schaal is, helpt het om met een team te werken.
Als je budget het niet toestaat, moet je kijken of je je collega’s kunt overtuigen om mee te helpen. Misschien vinden ze het zelfs leuk om te helpen met organiseren.
7. Een locatie vinden
Wat voor evenement je ook organiseert, je hebt een plaats nodig waar gasten zich kunnen verzamelen. Het zoeken naar een locatie kan stressvol en duur zijn.
Als je verschillende locaties bekijkt, moet je de volgende vragen in gedachten houden:
- Hoe lang is de wachtlijst?
- Is het groot genoeg voor het aantal bezoekers?
- Heeft de locatie A/V materiaal, of moet je dit zelf meenemen?
- Is er goede telefoonontvangst en WiFi?
- Hoeveel moet je betalen voor de borg?
- Wat is het beleid voor annulering en restitutie?
Zoals gezegd, is het een goed idee om de locatie zo vroeg mogelijk te boeken, voor de beste prijs.
8. Promoot je evenement
Dit gedeelte hangt ook af van het evenement dat je organiseert. Het kan zo simpel zijn als je collega’s een e-mail sturen. Maar het kan ook een volledige marketingcampagne zijn.
Als je een groter evenement organiseert, moet je ook aan het volgende denken:
- Social media berichten en advertenties
- Flyers en posters
- Blogberichten
- Evenementennotering websites
- Zoekmachineoptimalisatie (SEO)
- Directe uitnodigingen via e-mail
Het is belangrijk dat je zorgt dat er mensen komen. Zorg dat ze zich bewust zijn van de W’s: wat, wanneer en waar.
Billetto is een kaartverkoop platform die helpt jij om evenementen te beheren, te promoveren en te organiseren. Maak een evenement pagina en begin kaartjes te verkopen binnen 5 minuten.
CREËR EVENT >>
Dus in het kort…
Blijven ademhalen.
Het komt allemaal goed.
Als je je ooit zorgen maakt, is hier een eeuwenoude spirituele methode die je kunt gebruiken om rustig te worden:
Doe alsof je Donald Trump bent.
Niemand weet meer over evenementen dan jij.
Veel succes!
Geef een reactie