8 Ideeën voor de cultivering van donoren in de follow-up van een liefdadigheidsevenement

Je hebt geld ingezameld voor een goed doel en een geweldig evenement georganiseerd. Hopelijk heeft iedereen het leuk gehad en veel geleerd over je goede doel.

Het feest zit erop, maar jouw werk nog niet.

Als je zorgt voor follow-up na je liefdadigheidsevenement, begin je in feite aan een bonusronde van fondsenwerving. Het is tijd om sommige bezoekers over te halen om donor te worden

In deze handleiding lees je over…

• Het bekijken van je resultaten
• Het evenementenbudget evalueren
• Content maken met het beeldmateriaal van het evenement
• Mensen bedanken en je resultaten delen
• Het verzamelen van feedback en debriefen van je team

Uiteindelijk zul je een veel betere positie hebben om je bezoekers over te halen om donor te worden.

1. Bereid je voor op follow-up

De follow-up na het evenement moet onderdeel zijn van je planning. Je kunt van te voren een bedankje opstellen en dit na het evenement aanvullen.

Tip: Gebruik een sjabloon voor een follow-up e-mail om een idee te krijgen van hoe die van jou eruit moet zien.

2. Bekijk de cijfers

Voor je follow-up e-mails verzendt, moet je de cijfers bekijken. Heb je je doelstellingen voor het evenement bereikt?

Of je doel nu was om geld in te zamelen of informatie te verspreiden, je moet sommige data die je hebt verzameld analyseren.

Je kunt je succes peilen op basis van…

• Hoeveel kaartjes je hebt verkocht
• Hoeveel mensen er zijn gekomen (als het evenement gratis was)
• Vermeldingen op social media en in de pers
• Hoeveel donoren zich aangemeld hebben
• Hoeveel geld je in totaal hebt ingezameld

Iedereen wil zien dat ze hebben bijgedragen aan een geweldig doel. Laat cijfers en feiten zien, zodat ze kunnen zien hoe belangrijk hun bijdrage is geweest.

Zo wordt men aangemoedigd om je te blijven steunen.

Tip: Gebruik deze metriek voor succes bij fondsenwerving om je prestaties in de gaten te houden.

3. Evalueer je budget

Als het feest voorbij is, is het tijd om de boeken dicht te doen. Goede doelen worden goed gecontroleerd als het om budgettering gaat, want het geld moet naar een goed doel gaan.

Maar als je je aan het budget hebt kunnen houden, is het een vrij vanzelfsprekende taak.

Cijfers waar je naar moet kijken zijn…

• Hoeveel kaartjes je hebt verkocht
• Eten en drinken wat je hebt verkocht
• Verkoop van merchandise en aandenkens
• Zakelijke sponsoren
• Donaties die je op de dag hebt ontvangen

En trek hier dan alle kosten vanaf, zoals…

• Huur van de locatie
• Kosten van de catering
• Vergoeding van sprekers of artiesten
• Marketingkosten

Vergelijk de uiteindelijke cijfers om erachter te komen of je je aan het oorspronkelijke budget hebt gehouden. Dit is handig voor het budgetteren van toekomstige liefdadigheidsevenementen.

Het is ook een goede manier om potentiële donoren te laten zien dat je verantwoordelijk met het geld omgaat.

Tip: Gebruik deze handleiding om te helpen bij het berekenen van de inkomsten en uitgaven van jouw evenement.

4. Maak content van het evenement

Er was een fotograaf die beeldmateriaal van het evenement heeft vastgelegd…toch? Nu staan er veel foto’s en video’s op je harddrive.

Als er een livestream was van je evenement, moet je de video al op je social media profielen hebben. Maar je kunt nog creatief aan de slag gaan.

Eén van de beste manieren om dit materiaal te gebruiken is een video met hoogtepunten van het evenement maken. Je kunt video’s en foto’s combineren, en beeldmateriaal dat te maken heeft met het goede doel.

Je kunt ook afbeeldingen plaatsen op social media plaatsen met citaten van sprekers bij het evenement. Dit moedigt hen aan om het met hun volgers te delen, zodat jij meer aandacht krijgt.

Beeldmateriaal is een goede manier om nieuwe donoren voor je doel te winnen. Niet iedereen is onder de indruk van feiten en cijfers — sommige mensen hebben liever tastbare resultaten.

Tip: Als je niet weet hoe je video’s moet bewerken, kun je online een vrijwillige video editor vinden.

5. Bedank iedereen voor hun bijdrage

Zorg dat je iedereen bedankt voor hun hulp bij het succesvol organiseren van het evenement. Dit maakt het persoonlijker, zodat het waarschijnlijker is dat de bezoekers in de toekomst donoren worden.

Stuur altijd een bedankje naar…

• Bezoekers van het evenement
• Sprekers en artiesten
• Locatie en leveranciers
• Sponsoren en donoren
• Evenemententeam

Je hoeft geen honderden handgeschreven brieven te versturen. Maar het is een goed idee om bepaalde belangrijke mensen, zoals je grote donoren, persoonlijk te bedanken.

Tip: Kijk naar deze citaten om mensen te bedanken voor het doneren van geld om inspiratie op te doen.

6. Deel je resultaten (en vertel een verhaal)

Iedereen is geïnteresseerd in wat het liefdadigheidsevenement heeft bereikt. Je follow-up e-mail moet zoveel mogelijk relevante informatie bevatten.

Overspoel mensen niet met gecompliceerde statistieken en cijfers, maar geef ze een breed overzicht van de cijfers. Laat zien hoe hun steun heeft geholpen.

Dit zijn een aantal resultaten die je na het evenement kunt delen:

• Hoeveel geld je hebt ingezameld en hoeveel informatie je hebt verspreid
• Artikelen en vermeldingen in de media
• Social media reacties en shares

Het belangrijkste is dat je de nadruk legt op wat deze resultaten betekenen voor het doel. Wat kan het goede doel doen met alle extra geld en aandacht?

Vertel een verhaal dat te maken heeft met het goede doel en hoe de steun heeft geholpen. Gebruik het om aan te tonen wat verdere donaties kunnen betekenen voor het goede doel.

Tip: Lees over hoe je succes van fondsenwerving kunt peilen en extra resultaten kunt toevoegen.

7. Vraag iedereen om feedback

Eén van de belangrijkste onderdelen van follow-up van evenementen is vragen om feedback. Alle betrokkenen kunnen je inzichten geven die waardevol kunnen zijn voor toekomstige evenementen.

Om feedback vragen zal je niet alleen verder helpen, het zorgt ook dat gasten en sponsoren het gevoel krijgen dat ze echt een deel zijn van het evenement.

Je kunt een feedback formulier versturen en bezoekers vragen om je evenement te beoordelen op een schaal van 1 tot 5. Maar je moet ook zorgen dat ze ergens opmerkingen kunnen toevoegen, voor meer gedetailleerde feedback.

Als je het specifieker wilt maken, moet je je bezoekers vragen…

• Wat ze goed vonden aan het evenement
• Hoe je het volgende evenement kunt verbeteren
• Of ze interesse zouden hebben in vergelijkbare evenementen
• Of ze zouden overwegen om een donatie te doen aan het goede doel

Tip: Gebruik een website als SurveyMonkey om je eigen feedback formulier te maken.

8. Debrief je team

Het laatste deel van de follow-up van je evenement is een debriefing houden. Je zou al een algemeen idee moeten hebben van wat werkte en wat niet.

Als dat niet zo is, is het nu tijd om je af te vragen…

• Heb je je doel bereikt?
• Wat ging er goed?
• Wat ging er fout?
• Hoe kun je het beter doen?

Bespreek dit uitgebreid met je team en gebruik de feedback die je krijgt. Kijk of je voor je volgende evenement de positieve dingen een boost kunt geven en de negatieve dingen kunt verminderen.

Gebruik de kans om de resultaten van het evenement dat net heeft plaatsgevonden nog eens te bekijken. Je moet je team enthousiast maken voor de volgende fondsenwerving voor een goed doel.

Tip: Lees deze handleiding voor een goede debriefing van je team bij een liefdadigheidsevenement.

In het kort

Je hebt nu met succes follow-up gedaan na afloop van je liefdadigheidsevenement. Hopelijk heb je nu blije donoren, sponsoren en leden van je evenemententeam.

Het belangrijkste is dat je hopelijk een aanzienlijke bijdrage hebt geleverd aan een goed doel. En de feedback die je hebt gekregen kan je helpen bij je volgende evenement.

Over het volgende evenement gesproken, nu is het nog vers. Je hebt de bezoekers van je evenement geholpen bij het nemen van de eerste stap om een donor te worden.

De volgende stap is aan jou!