8 Gouden richtlijnen voor het plannen van een gemeenschapsevenement

Organiseer je een evenement voor de plaatselijke bewoners? Dan moet je deze gouden richtlijnen voor het plannen van een gemeenschapsevenement lezen.

In deze handleiding hebben we het over…

• Wat een gemeenschapsevenement is
• Hoe je een openbare bijeenkomst organiseert en vrijwilligers krijgt
• Het belang van een checklist voor evenementenplanning
• Gezondheids- en veiligheidsprocedures
• Openbare aansprakelijkheidsverzekering en werkgeversaansprakelijkheidsverzekering
• Risicobepaling
• Vergunningen voor eten, alcohol, gokken en amusement
• Hoe je contact opneemt met plaatselijke media
• Privacy en gegevensbescherming

Er is veel om te bespreken, dus laten we beginnen.

Wat is een gemeenschapsevenement?

Een gemeenschapsevenement wordt georganiseerd door plaatselijke bewoners, voor plaatselijke bewoners. Het wordt meestal gepland en geleid door vrijwilligers die de plaatselijke gemeenschap hechter willen maken.

Voorbeelden van gemeenschapsevenementen zijn:

• Straatfeestjes
• Filmvertoningen
• Pub-quizzen
• Tunierdagen
• Ruilwinkels
• Thema-dagen
• Live optredens
• Voedselfestivals
• Boerenmarketen

Het kan met andere woorden alles zijn, van een verloting tot een fondsenwerving voor liefdadigheid. De enige grens is jouw verbeelding.

1. Organiseer een openbare bijeenkomst

Meestal wordt een gemeenschapsevenement geleid door vrijwilligers, in plaats van professionele organisatoren. Dus je moet plaatselijke bewoners vinden die graag willen helpen bij het opzetten van het evenement.

Een goede manier om dit te doen is door eerst een openbare bijeenkomst te organiseren. Je kunt dit buiten doen, of in een buurthuis, of in de plaatselijke kerk.

Hier zijn een paar manieren om de bijeenkomst onder de aandacht te brengen:

• Bezorg flyers in de buurt
• Hang posters op in plaatselijke winkels en op prikborden
• Schrijf een brief in de plaatselijke krant
• Kondig het aan op de plaatselijke radio
• Maak een online evenement aan en nodig je buren uit

Als je de mensen samen hebt gebracht, moet je het breed en simpel houden. Je hoeft niet alles van tevoren uit te stippelen.

Je wilt mensen eerst enthousiast maken voor het idee van het evenement. Vraag buurtbewoners die naar de vergadering komen en mee willen doen aan de organisatie om input.

2. Gebruik een checklist voor evenementenplanning

Zorg dat je alle ideeën die je krijgt bij de openbare bijeenkomst opschrijft. Als je de lijst hebt kunnen bekijken, is het tijd om specifieker te gaan werken.

Kom erachter wat er nodig is om de ideeën voor je evenement uit te voeren. Bestel dan alles op prioriteit en bepaal hoeveel het gaat kosten.

Tip: Je kunt onze checklist voor evenementenplanning gebruiken om je te helpen bij het plannen van je gemeenschapsevenement.

3. Lees meer over gezondheids- en veiligheidsprocedures

Gezondheids- en veiligheidsprocedures worden vaak gezien als de ultieme spelbrekers. Maar ze zijn er om te zorgen dat er tijdens het evenement niemand gewond raakt.

Je moet er rekening mee houden wie er naar het evenement komen en waar het plaatsvindt. Je komt hier met gezond verstand een heel eind: Je moet gewoon denken aan Murphy’s Law.

Dit zijn een aantal vragen om jezelf te stellen als je nadenkt over veiligheid en gezondheid:

• Is er potentieel gevaarlijk materiaal nodig voor het evenement?
• Kan er iemand letsel oplopen tijdens de activiteiten van het evenement?
• Is er een kans dat de locatie te heet of te koud zal zijn?
• Is er potentieel brandgevaar?
• Komen er kwetsbare mensen naar het evenement?
• Hebben je vrijwilligers van tevoren training nodig?
• Wat doe je bij een ongeval?

Tip: Leer meer over het vereenvoudigen van veiligheids- en gezondheidsprocedures.

4. Openbare aansprakelijkheidsverzekering en werkgeversaansprakelijkheidsverzekering

Het is belangrijk om verzekerd te zijn als er, ondanks al je moeite, toch iets fout gaat.

De verzekeringen waar we nu naar zullen kijken zijn openbare aansprakelijkheidsverzekering en werkgeversaansprakelijkheidsverzekering.

De openbare aansprakelijkheidsverzekering is geen wettelijke verplichting. Maar als er iets gebeurt, kan er een vordering tegen je worden ingediend. En dat wordt al snel heel duur.

Openbare aansprakelijkheidsverzekering

Je hebt een openbare aansprakelijkheidsverzekering nodig als er een kans is op letsel bij mensen, of verlies, diefstal, of beschadiging van eigendommen. Met andere woorden, zo’n beetje alle grotere evenementen.

Werkgeversaansprakelijkheidsverzekering

Je hebt ook een aparte werkgeversaansprakelijkheidsverzekering nodig als je betaald personeel hebt. Maar het is geen wettelijke verplichting als er alleen vrijwilligers zijn.

5. Zorg voor een risicobepaling

Een risicobepaling is een lijst van alles wat er mis kan gaan. Zoals mensen die gewond raken of eigendommen die beschadigd raken.

Je moet een risicobepaling doen om de kans dat er iets fout gaat te minimaliseren. Net als bij gezondheids- en veiligheidsprocedures, moet je veel gebruik maken van gezond verstand.

Tip: Je kunt naar deze voorbeelden van risicobepalingen kijken om een idee te krijgen van hoe het eruit ziet..

6. Zorg voor de juiste vergunningen

Voor het organiseren van een gemeenschapsevenement heb je waarschijnlijk één of twee vergunningen nodig. Als het een evenement is met gokken, alcohol en entertainment heb je er zeker een paar nodig.

Hier zijn een paar activiteiten waar je een vergunning voor nodig kunt hebben:

• Verlotingen en gemeenschapsloterijen
• Bingo-, race- en casino-avonden
• Live muziekevenementen
• Filmvertoningen
• Serveren van alcohol
• Serveren van eten en drinken
• Evenementen op openbaar terrein
• Inzamelingen op straat
• Straatfeestjes en parades

En hier zijn plaatsen waar je meer kunt leren over de verschillende vergunningen:

• Gambling Commission voor informatie over gok-vergunningen.
• PRS en PPL voor informatie over het gebruiken van auteursrechtelijk beschermde muziek.
• BFI voor informatie over plaatselijke filmvertoningen.
• MPLC voor informatie over het gebruiken van auteursrechtelijk beschermde films.
• Food Standards Agency voor informatie over het serveren van eten.
• Je plaatselijke gemeente voor informatie over live entertainment, inzamelingen op straat, straat-afsluitingen, het serveren van alcohol en het organiseren van evenementen op openbaar terrein.

Het is meestal een goed idee om deze vergunningen zo lang van tevoren als mogelijk aan te vragen. Bij voorkeur minstens een maand voor het evenement.

7. Benader plaatselijke media

Je moet ook je best doen voor de promotie van het gemeenschapsevenement. Social media is je vriend, maar het kan ook een goed idee zijn om plaatselijke media te benaderen.

Schrijf een persbericht voor het evenement voor je de lokale krant benadert.

Tip: Kijk naar onze gedetailleerde handleiding over hoe je een persbericht voor een evenement schrijft.

8. Privacy en gegevensbescherming

Foto’s en video’s van evenementen zijn goed voor marketing en promotie. Maar je moet voorzichtig zijn bij het plannen van een gemeenschapsevenement.

Alle persoonlijke gegevens (inclusief foto’s) zijn beschermd door GDPR regelgeving. Dat betekent dat je toestemming nodig hebt van de persoon in kwestie om het te bewaren.

Het is een goed idee om van tevoren bij de gasten aan te kondigen dat je van plan bent foto’s te maken en het evenement te filmen. Als je van plan bent het materiaal op social media te delen, moet je dit ook aangeven.

Nu alleen het evenement zelf nog

Je hebt nu alle nodige kennis om je evenement volgens de wet te organiseren.

Nu alleen nog maar…al het andere.

Gelukkig kunnen wij je helpen. Lees over voorbereiding voor een evenement, en vind geweldige tips voor evenementenplanning op dit blog.

Veel succes!