6 “Feiten” over het Plannen van Zakelijke Evenementen (En Wat Je Wel Moet Doen)

Evenementenmanagement is geen nieuwe discipline.

Deze is in feite bijna net zo oud als de Egyptische piramides. Wist je dat Cleopatra de eerste bekende evenementenplanner was? Haar geweldige evenementen zouden niet mogelijk geweest zijn zonder hulp. (In haar geval, bedienden en slaven.) En ze konden het verrassend genoeg zonder al onze moderne techniek.

Voor het plannen van zakelijke evenementen is veel hard werk nodig. Niemand zal iets anders beweren. Of je nu de lancering van een product, een conferentie, of een evenement voor klanten organiseert, er is veel moeite voor nodig om de details goed te krijgen—op tijd en binnen het budget.

Daarom helpt het ook helemaal niet om veel twijfelachtige tips te krijgen. Deze kunnen niet alleen onwaar blijken, maar kunnen ook je vooruitgang en misschien zelfs het succes van je evenement in de weg staan.

Hier zijn 6 van “feiten” en manieren om ze te vermijden.

1. Er is één persoon voor nodig om een evenement te organiseren

Het is heel onwaarschijnlijk dat één persoon alle elementen van het organiseren van een evenement aankan. In feite, hoe groter, langer en complexer het evenement is, hoe meer hulp je nodig hebt om te zorgen dat het die dag allemaal perfect verloopt.

Natuurlijk, één evenementenmanager kan het werk van iedereen coördineren en alle belangrijke beslissingen nemen. Maar je zult specialistische hulp nodig hebben—in-house of van buiten—to om individuele aspecten te regelen, zoals:

• Het vinden van een locatie
• Het organiseren van een groepscatering
• Het boeken van entertainment
• Het plannen van het programma
• Merkontwikkeling
• Logistiek
• …en nog veel meer

2. Zakelijke evenementen zijn formeel

Kantoren zijn vaak benauwde plaatsen om te werken. Geen wonder dat hetzelfde geldt voor zakelijke evenementen.

In voorgaande decennia waren, grote, formele conferenties misschien de norm. Dat is niet meer het geval in de 21steeeuw.

Je evenement moet natuurlijk professioneel zijn, maar de opzet mag best ontspannen zijn. En misschien kan het zelfs eigenzinnig en—schok, horror—leuk zijn. Wat dacht je van een leuk aangeklede feesttent in plaats van een standaard vergaderzaal in een hotel?

3. De planning hoeft niet met militaire precisie gemaakt te zijn

Weer fout.

Een duidelijk schema dat heel precies gepland is is precies wat je moet hebben. Veel organisatoren proberen de dag door te komen zonder zich teveel zorgen te maken over tijden of pauzes. Het resultaat is chaos, met mensen die niet weten wanneer ze waar moeten zijn, terwijl sprekers niet weten hoeveel tijd ze hebben.

Een veel professionelere aanpak is het opstellen van een strikt programma met een schema van evenementen, inclusief lunchtijden, pauzes, en zo nodig evenementen voor de avond.

4. De locatie is niet echt belangrijk

Dit is misschien wel één van de grootste mythes.

Het tegenovergestelde is eigenlijk waar. De juiste locatie kan zorgen voor een succesvol en onvergetelijk zakelijk evenement.

Het begint bij de locatie:

• Kan iedereen makkelijk daar en weer terug komen?
• Is er snelle en betrouwbare WiFi?
• Zet de sfeer de juiste toon?

De locatie is de basis voor alles wat daar gebeurt. Maar het moet je ook alles bieden wat je nodig hebt. Of je nu kiest voor een luxe nachtclub, een privé-tuin, of een historisch paleis, doe goed onderzoek en zorg dat je vertegenwoordigers en gasten verrast.

5. Je hebt geen Plan B nodig

Op niets anders dan je originele plan vertrouwen is een gevaarlijke aanpak. Ken je Murphy’s Law die zegt “alles wat fout kan gaan, gaat ook fout”?

Je moet natuurlijk zorgen dat je alles op je lijst goed gecheckt hebt, maar er is nooit een garantie.

Zelfs de best geplande evenementen kunnen fout gaan als je het niet verwacht: Er is een storm geweest, en je locatie heeft geen stroom. Je spreker zegt op het laatste moment af door een keelontsteking. Je marketing materiaal is vertraagt bij de drukker.

Wat er ook is, je moet een noodplan hebben.

6. Er is aan het einde van het evenement niets te doen

Het zou fijn zijn om na een conferentie of opleidingsdag uit te kunnen rusten.

Maar helaas: Je werk is nog niet gedaan.

Als je het hebt afgesloten en helemaal klaar bent met de locatie, zijn er nog meer belangrijke taken die dagen of weken kunnen duren. Van feedback vragenlijsten tot andere evaluaties. Van follow-up e-mails tot het melden van taken.

Er is genoeg werk te doen om te zorgen dat je evenement alle doelen bereikt.

Auteur: Dakota Murphey verzorgt content voor een kleine selectie aan websites in de evenementenindustrie, zoals Billetto.