5 Redenen Waarom Evenementen Mislukken (en Wat Eraan te Doen)

Evenementen moeten plezierig zijn.

Hoe zorg je ervoor dat iedereen het naar zijn zin heeft en dat het geld binnen druppelt? Of dat de juiste mensen komen?

Als je succes wilt blijven hebben, dan zijn hier vijf fouten om te voorkomen bij het plannen van evenementen.

1. Je publiek niet kennen

Je publiek niet kennen, is als een schot in het donker.

Laten we een scenario schetsen dat kan leiden tot een mislukt evenement. Je hebt een geweldig zakelijk evenement gecreëerd om je nieuwe project beheerplatform te lanceren.

Op de grote dag staat de conferentiezaal vol met zakelijke studenten en junior managers. Er zijn slechts een handvol marketingmanagers: de grote besluitvormers. Je gaat met de verkoop niet veel verdienen. Je zit in de problemen.

Wat ging er fout?

Je hebt een evenement georganiseerd zonder duidelijke doelgroep en het aan de verkeerde mensen aangeboden. Om je evenementen een eerlijke kans op succes te geven moet je beginnen met een duidelijk publiek in gedachten.

Hoe identificeer je je doelgroep?

Hier zijn enkele snelle tips:

Creëer een klantpersona
Het creëren van een levendig en gedetailleerd klantpersona is in marketing wijdverspreid. Een persona is een semi-fictieve representatie van de persoon die je op je evenement zou verwachten. Begin met het identificeren van hun:

• Leeftijd
  Zijn ze generatie X, millennials of een ouder publiek?
• Geslacht
  Zijn je deelnemers mannen of vrouwen?
• Niveau van inkomen of functieomschrijving
  Dit heeft invloed op het niveau van exclusiviteit waarnaar je onder andere moet streven.

Andere belangrijke variabelen zijn locatie, hobby’s en interesses.

Tip: Voor meer informatie over het ontwikkelen van klantpersona’s, bekijk dan deze gids.

Onderzoek doen

Leer door middel van onderzoek meer over de gewoonten van je persona. Je kunt dit doen door:

1. Vragenlijsten
   Verstuur vragenlijsten via webgebaseerde services zoals SurveyMonkey of papieren vragenlijsten.
2. Interviews
   Zoek een gebied met veel mensen waar je persona waarschijnlijk aanwezig zal zijn. Beurzen zijn bijvoorbeeld goede plekken. Stel ze een paar vragen over hun verwachtingen van jouw soort evenement.
3. Focusgroepen
   Zoek een kleine groep mensen die bij jouw ideale persona past. Betrek ze bij groepsdiscussies en vraag-antwoordsessies.
4. Bestaande gegevens bestuderen
   Hulpprogramma’s zoals gov.uk kunnen helpen bij het identificeren van belangrijke demografische gegevens of het bekijken van toestemmingsformulieren van eerdere evenementen.

Tip: Raadpleeg voor meer informatie onze gids over de 6 beste manieren om het doelpubliek voor een evenement te identificeren.

2. Niet weten waarom ze evenementen bijwonen

Je hebt nu dus inzichten over je doelgroep. De volgende vraag is: “Welke waarde voegt jouw evenement aan hun leven toe?” Weet je waarom ze jouw evenement bij willen wonen?

Als een evenementenplanner is dit de ultieme vraag. We leven in een tijd waarin mensen naar persoonlijke ervaringen hunkeren. Ze zijn ook erg selectief wat betreft de evenementen waar ze hun tijd aan willen besteden.

De “Studie: Het Besluit om Bij te Wonen” onder 8.992 respondenten geeft aan dat:

• 92% neemt deel aan evenementen om te leren
• 78% zoekt naar de juiste evenementenlocatie
• 76% wil kansen om te netwerken en connecties te maken

 

Weeg deze informatie af tegen je doelwit deelnemers om je waardevoorstel vorm te geven. Is hun belangrijkste behoefte leren, reizen, netwerken of investeren? Zoek naar manieren om aan hun verwachtingen te voldoen.

Tip: Heb je meer hulp nodig bij het creëren van een fantastische waardepropositie? Bekijk deze gids.

3. Slecht doordachte social media marketing

Social media-platforms zijn de ideale tools voor evenementenpromotie voor evenementenplanners. Millennials zijn de leeftijdsgroep die het meest waarschijnlijk een evenement bijwoont. Een massieve 67% van de millennials is erg evenement-optimistisch (gevolgd door 66% van Generatie X).

De gemakkelijkste manier om deze twee groepen te targeten, is via social media en online interacties. SproutSocial zegt dat 75% van alle mensen waarschijnlijk voor een kaartje voor het evenement zal betalen, als ze het op sociale media zien.

Onderschat het belang van evenementenmarketing niet.

Voorbeeld: een Google-product voor ondernemers marketeer van Campus Londen heeft een evenement opgezet over hacken en cyberbeveiliging. Je zou denken dat de geweldige inhoud, een goede merknaam en een grote zakelijke achtergrond voldoende zouden zijn om de cijfers te halen.

Niet echt.

Het evenement had slechts 18 deelnemers die in een zee van lege stoelen fantastische presentaties zagen. Er was niet veel gedaan om het evenement te promoten en social media marketing zou een verschil hebben gemaakt.

Wees echter voorzichtig. Slecht doordachte promotie op social media kan de vloek van je evenement zijn.

Herinner je je het debacle van Starbucks “Spread the Cheer”?

Een geautomatiseerde #spreadthecheer-campagne die live naar een groot scherm streamt, klinkt cool. De feed onbemand laten was absoluut een slecht idee.

Hoe zit het met de merkwaardige “coolste aap in de jungle” advertentie van H & M?

Tips voor social media evenementenmarketing

Wees niet te opdringerig
Je evenement opdringen en je niet met je publiek verbinden zal ze weg duwen. In plaats daarvan deel, communiceer en betrek mensen.

Begrijp hoe social media werkt
Hashtags kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk gestolen worden. Tools zoals Everwall kunnen je moderatierechten geven. Ga je publiek niet spammen. Zorg ervoor dat je altijd duurzame en aantrekkelijke inhoud plaatst. Buffer kan je helpen bij het plannen van social media.

Tip: Zorg ervoor dat je je evenementenmarketing onder controle hebt met deze “11 Bewezen Stappen voor een Stevige Evenementen Marketing Strategie.”

4. Gebrek aan originaliteit

Originele en creatieve ideeën zijn moeilijk te vinden. Maar ze zijn de sleutel tot succes. De concurrentie op het gebied van evenementen is intens. Een origineel evenement kan niet-zo-nieuwe ideeën ook op een nieuwe manier presenteren.

Het uniekheid van je evenement moet niet aan het idee zelf gekoppeld zijn. De planning en uitvoering zijn ook van belang.

Een origineel evenement moet indruk op je deelnemers maken en ze verbazen. ’s Werelds grootste koffieochtend– een succesvol initiatief voor kanker inzameling door Macmillan Cancer Support — geeft een goede draai aan je alledaagse goede doelen idee. Ze werven geld door mensen te vragen en ze in staat te stellen om een koffieochtend met vrienden, collega’s of familie te organiseren.

Aan de andere kant van het spectrum zijn de bedreigde muziekfestivals, zoals Safe as Milk of Down to the Woods Festival. Ze zijn geannuleerd vanwege de lage kaartverkoop. Hun herhalende bezetting lijken de mensenmassa´s niet langer te boeien.

Als je origineler wilt zijn…

… dan zijn hier een paar manieren waarop je je evenement echt uniek kunt maken:

Verzin een origineel thema
Wat dacht je van de sfeer van het evenement wat op te frissen? Laat je verbeelding de vrije loop en zoek naar inspiratie. Bezoek gelijkgestemde forums en blogs zoals het Event Manager-blog.

Tip: Voor hulp bij het bedenken van een evenementen thema, ga je naar: Hoe een evenementen thema te kiezen (en wat je moet opnemen)

Gebruik technologie om aanwezigen op de dag van het evenement te stimuleren
Gebruik virtuele en toegevoegde realiteit technologie om deelnemers tijdens het evenement betrokken en actief te houden. Nodig ze tijdens de sessies uit voor peilingen op hun smartphones. Om meer interesse te wekken, toon dan hun resultaten met behulp van grafieken in real time op grote schermen.

Tip: Voor inspiratie over het gebruik van VR-technologie voor evenementen, bekijk dan dit artikel.

5. De wet van Murphy negeren

Het Fyre-festival is een uitstekend voorbeeld van een goed gefinancierd evenement dat mislukte, niet in de laatste plaats vanwege het gebrek aan goede evenementenplanningsvaardigheden.

Betekent dit dat alle goed geplande evenementen volgens plan verlopen? Nee.

Maar goede planners begrijpen de wet van Murphy. In de wereld van evenementenplanning komen vreemde en moeilijke momenten heel vaak voor. Alle ballen in de lucht houden maakt deel uit van de klus.

Voer altijd een risicobeoordeling uit en zet alle noodplannen op schrift.

Mogelijke last minute problemen en hoe deze op te lossen

Enkele van de meest voorkomende evenementen rampen zijn…

1. Slechte weersomstandigheden
Ontwerp een plan voor bij nat weer om aan alle aanwezigen te communiceren. Als het een indoor evenement is, laat het ze weten. Deel vooraf informatie over annuleringen, terugbetalingen en herplannen. Je kunt altijd een online ticketplatform gebruiken. Dit kan je helpen om gezichtsverlies en het verwerkingen van restituties te voorkomen, die worden veroorzaakt door last minute verstoringen.

2. Een te grote menigte
Houd je registraties scherp in de gaten. Beperk de kaarten en stel een wachtlijst in. Of overweeg om naar een grotere locatie te verhuizen.

3. Er komt niemand opdagen
Dit scenario is heersend met slecht aangeboden en vrijblijvende evenementen. Betrek realtime monitoring-platformen voor kaartverkoopom op de hoogte van de cijfers te blijven.

Tip: Bekijk onze lijst met de beste gratis online planningstools voor evenementen om alles onder controle te houden.

Laat die evenementen rocken

Het is pijnlijk om te zien dat een anderszins veelbelovend evenement door de bovenstaande fouten mislukt.

Hopelijk weet je nu waar je op moet letten en hoe je kunt voorkomen dat het evenement mislukt.

Ga nu een paar memorabele evenementen voor je deelnemers maken!