17 Tips voor evenementenplanning die je hard nodig hebt

Je kunt nooit te veel tips voor evenementenplanning hebben. Een evenement plannen en uitvoeren is niet makkelijk, dus je hebt zoveel mogelijk tools nodig.

We hebben een lijst gemaakt met 17 waardevolle tips voor evenementenplanning. We hopen dat ze je leven als evenementenplanner iets makkelijker zullen maken.

Met de tips in dit artikel leer je hoe…

• Je een plan van aanpak opstelt
• Gebruik maakt van planningssoftware
• Je data verzamelt en gebruikt
• Je tijd en geld beheert
• Je een locatie vindt en voorbereid
• Je de timing precies goed krijgt
• Je een partner voor ticketverkoop vindt
• Je apps synchroniseert
• Je taken automatiseert

Klaar om te beginnen? Daar gaan we.

Tip #1: Denk groot (en schaal dan naar beneden)

Bedenk hoe het perfecte evenement eruit zou zien zonder beperkingen. Beschrijf ieder aspect van het evenement.

Ga dan terug met een rode pen en schrijf op waar je genoegen mee zou nemen. Je hebt nu een bereik om mee te werken en hebt je eigen verwachtingen gemanaged.

Tip #2: Gebruik software voor evenementenplanning

Er zijn een aantal programma’s voor evenementenplanning die je kunt gebruiken. Hiermee kun je je takenlijst, budget en deadlines beheren.

Lees onze handleiding over De beste gratis online tools voor evenementenplanning om er een aantal te bekijken.

Tip #3: Verzamel data (en gebruik deze)

Data zijn geweldig, want hiermee kun je je succes meten en resultaten voorspellen. Als je geen data hebt over voorgaande evenementen, moet je ze nu gaan verzamelen.

Kijk naar de aankooppatronen en online aanwezigheid van je gasten. Je kunt ook enquêtes houden en kijken naar casussen van evenementen die vergelijkbaar zijn met de jouwe.

Tip #4: Zorg voor efficiënt tijdbeheer

Je zult waarschijnlijk zelfstandig werken, dus zorg dat je dag gestructureerd is. Gebruik een kalender app om je taken in te plannen en pauzes te verantwoorden.

Je moet ook zorgen voor een buffer in geval van onverwachte vertragingen.

Tip #5 – Creëer een realistisch budget

Niemand houdt van spreadsheets, maar ze zijn wel nodig. Creëer een budget op basis van je visie (zie Tip #1).

Houd het vervolgens bij met een spreadsheet of software voor evenementenplanning (zie Tip #2) om te zorgen dat je je eraan houdt.

Tip #6: Denk aan extra fondsenwerving

Tijdens het plannen van een evenement is het zeker niet te vroeg om na te denken over fondsenwerving. Je hebt namelijk net een budget bepaald.

Gelukkig zijn er manieren om je financiën een boost te geven. Maak een lijst van potentiële evenementensponsoren of denk na over potentiële crowdfunding voor je evenement.

Tip #7: Onderzoek locaties (en faciliteiten)

Je moet je locatie kiezen op basis van het thema van je evenement en je budget. Maar het moet ook alle faciliteiten bieden die je nodig hebt.

Denk na over ligging, zitplaatsen, WiFi, veiligheid, catering, verlichting, geluid en alles wat je nog meer nodig kunt hebben. Zorg dat de locatie die je kiest alles heeft wat op je lijstje staat.

Tip #8: Stel gedetailleerde contracten op

Zorg altijd voor gedetailleerde contracten tussen jou, de locatie, de acts, en alle andere mensen die er bij komen kijken. Win zo nodig juridisch advies in.

Zorg dat offertes die je binnenkrijgt alles omvatten. Je wilt aan het einde van je evenement niet verrast worden door een rekening.

Lees de kleine lettertjes en zorg dat er geen misverstanden zijn

Tip #9: Bezoek de locatie voor het evenement

De meeste evenementen hebben websites met leuke plaatjes en misschien zelfs een 360-graden virtuele tour. Maar je moet er van tevoren eerst zelf naartoe gaan.

Verplaats jezelf in je gasten en probeer te bedenken wat indruk op hen zou maken. Dit kan je helpen bij het visualiseren van je evenement en de ervaring die je zal creëren.

Tip #10: Vind selfie spots

Ga in de locatie op zoek naar selfie spots. Je zult dan vaker getagd worden op social media, en dat kan later helpen met marketing.

Je kunt een selfie-muur creëren door een achtergrond bij de ingang te zetten. Zo kunnen je gasten dit als eerste op Instagram zetten.

Tip #11: Verwacht het onverwachte

Er kunnen veel dingen fout gaan bij het plannen van een evenement. Als je evenement in de open lucht is, moet je op het weer letten.

Als je je evenement in een grote stad als Londen organiseert, moet je rekening houden met files en stakingen in de metro. Er kan van alles gebeuren. Zorg dat je er klaar voor bent.

Tip #12: Houd rekening met concurrerende evenementen (en feestdagen)

Je moet zorgen dat je je evenement niet op dezelfde datum plant als je concurrent.

Ook moet je rekening houden met officiële feestdagen die je evenement in de weg zouden kunnen zitten. Afhankelijk van je doelpubliek, moet je ook buiten populaire vakantieperiodes plannen.

Tip #13: Zoek een betrouwbare partner voor ticketverkoop

Kies een ticketverkoopsite of -platform dat je leven makkelijker zal maken. Zorg dat ze alle betaalmethodes accepteren en integreren met je andere platforms.

Een bekende naam zal je evenement ook geloofwaardig maken.

Tip #14: Koppel je social media accounts

Social media hoort bij de marketingfase van je evenement, maar je moet nu al beginnen met voorbereiden.

Gebruik een aggregator zoals Buffer of Hootsuite om al je accounts van tevoren te koppelen.

Tip #15: Automatiseren, automatiseren, automatiseren

Zoek uit hoeveel aspecten van je evenement je kunt automatiseren. Plan e-mails en social media berichten.

Synchroniseer je ticketverkoop app met jouw CRM of evenementenmangement software. Automatiseer alles.

Tip #16: Maak een checklist

Zorg voor een checklist, of papier of digitaal. Trello is een goede app voor checklists. Pen en papier is ook prima.

Zorg in ieder geval dat je altijd een checklist bij je hebt. Zo kun je je voortgang bijhouden.

Tip #17: Blijf leren

Het is makkelijk om vast te komen zitten in routines, vooral als je het al even doet. Maar trends en technologische vooruitgang staan niet stil. Jij moet ook meebewegen.

Lees ebooks (en echte boeken), volg korte cursussen, en stel een Google Alert in voor nieuws over de markt.

Heb je iets geleerd?

Dat waren onze tips voor evenementenplanning…voorlopig. We zijn altijd op zoek naar meer technieken om jouw leven als evenementenorganisator makkelijker te maken.

Als je een tip voor evenementenplanning hebt waar wij het niet over hebben gehad, horen we graag van je in de opmerkingen hieronder. Delen is goed!