14 Vragen om een Evenementenplanner te Stellen (+ Tools om zijn Antwoorden te Evalueren)

Het is gemakkelijk om een functiebeschrijving samen te stellen en op een vacaturesite te plaatsen. Maar weet jij welke vragen je aan een evenementenplanner moet stellen wanneer hij voor een sollicitatiegesprek komt?

In dit artikel bespreken we…

• De voordelen van het inhuren van een evenementenplanner
• Waar je goede kandidaten kan vinden
• Welke vragen je moet stellen
• Hoe hun antwoorden te evalueren

Waarom je een evenementenplanner zou moeten huren

Er kunnen vele redenen zijn waarom je misschien een evenementenplanner wilt huren. Hoewel een goede evenementenplanner niet goedkoop is, kunnen ze je vaak voor dure fouten behoeden.

1. Tijd management

Er zijn in verband met het organiseren van een evenement veel dingen te doen, en tijd is je meest waardevolle bezit. Een doorgewinterde evenementenplanner kan je helpen om het proces te stroomlijnen en je tijd te besparen.

2. Budgetbeheer

Hoewel tijd waardevol is, geldt dat ook voor geld. Een goede evenementenplanner kan je helpen bij het beheren van je evenementenbudget en namens jou met locaties en leveranciers onderhandelen, zodat je een goede deal krijgt.

3. Stressmanagement

Evenementenplanning wordt vaak als een van de meest stressvolle banen ter wereld genoemd. Aangezien je aan nog veel andere dingen moet denken, waarom zou je dan niet de extra stress aan een professional uitbesteden?

Waar naar evenementenplanners te kijken

Nu je begrijpt wat de voordelen zijn van het inhuren van een evenementenplanner, laten we dan eens kijken naar enkele plaatsen waar je gekwalificeerde kandidaten voor het organiseren van je evenement kunt vinden.

1. Approved Index

De Approved Index is een directory voor evenementenbeheer die op het moment van schrijven bijna 200 evenementenplanners op hun site heeft staan. Je kunt de resultaten ook op locatie filteren.

2. Event.org.uk

Hoewel event.org.uk eruit ziet alsof het is ontworpen door een tiener in de jaren ’90, heeft het genoeg actieve organisaties voor evenementenbeheer die in alfabetische volgorde worden vermeld.

3. Bizzabo

Bizzabo, leverancier van evenement managementsoftware, heeft een uitgebreide lijst van bedrijven die zich bezighouden met de productie, planning en marketing van evenementen.

4. Event Services Directory

De Event Services Directory doet zijn naam eer aan en dan nog meer. Je kunt er niet alleen evenementenplanners vinden, maar ook leveranciers van apparatuur, cateringbedrijven en bedrijfsentertainment.

5. CrunchBase

Hoewel CrunchBase niet echt een directory voor evenementenbeheer is, hebben ze wel een lijst van meer dan 650 evenementenplanners uit heel Europa. Als een bonus toont het ook verschillende bedrijfscijfers.

6. AEO

De Association of Event Organizers heeft een lijst met evenementenplanners die lid zijn van de vereniging. Er zijn er in de directory van de vereniging momenteel meer dan 80 om uit te kiezen.

Hier zijn de vragen om een evenementenplanner te stellen

Je weet nu waarom je misschien een evenementenplanner moet huren en waar je deze kunt vinden. Tot nu toe gaat het goed. Laten we een duik nemen in de veertien vragen om een evenementenplanner tijdens het interview te stellen.

1. Wat is je specialisatie?

De meeste evenementenplanners zullen zich in een bepaald type evenement specialiseren, van bruiloften tot zakelijke conferenties. Zorg ervoor dat hun expertisegebied op jouw evenement is afgestemd.

2. Welke diensten biedt je aan?

Evenementenplanning bestaat uit veel bewegende delen, dus zorg ervoor dat je evenementenplanner in staat is om aan al je behoeften te voldoen. Voorbeelden zijn het inkopen van sprekers en het organiseren van de catering.

3. Wat is er in je prijs inbegrepen?

Bepaal wat je voor je geld krijgt en waar je extra voor moet betalen. Maak afspraken over een vast, een uur of provisiegebonden tarief en bepaal extra kosten zoals reiskosten en ondersteunend personeel.

4. Wie gaat er aan het evenement werken?

Zoek uit wie je belangrijkste contactpunt is en hoeveel andere mensen betrokken zijn bij het organiseren van je evenement. Krijg een overzicht van wie iedereen is en hoe je met hen in contact kan komen. (Misschien wil je ook voor het personeel van het evenement aparte interviewvragen bedenken.)

5. Hoeveel tijd heb je nodig?

Hoeveel tijd je evenementenplanner nodig heeft om je evenement te organiseren, hangt af van de grootte en het soort evenement en van het aantal andere evenementen waaraan hij tegelijkertijd werkt.

6. Hoe kies je een evenementenlocatie?

De locatie zal vaak de grootste kostenpost zijn in je evenementenbudget, dus het is belangrijk dat de evenementenplanner dit zorgvuldig kiest. Stel deze vraag om hun aandacht voor detail te peilen.

7. Heb je goede leverancierscontacten?

Kies een evenementenplanner die goede relaties heeft met leveranciers die apparatuur, decor, transport, catering en entertainment bieden. Op die manier krijg je waarschijnlijk een goede deal.

8. Hoe beheer je het evenementenbudget?

Geld is bij het plannen van een evenement altijd een probleem, omdat het gemakkelijk is om de controle over het budget te verliezen. Vraag hoe de evenementenplanner het budget beheert en ervoor zorgt dat hij niet teveel uitgeeft.

9. Hoe beheer je de tijdlijn?

Net als geld is tijd een kritieke factor in de organisatie van evenementen. Het is een belangrijke vraag om te stellen, omdat je evenementenplanner meerdere evenementen tegelijkertijd kan combineren – wat een grote uitdaging is.

10. Met welke technologie ben je bekend?

Er is een hele reeks tools voor evenementenbeheer beschikbaar om planners van evenementen hun tijd, geld, marketing en kaartverkoop te helpen organiseren. Ontdek welke tools je kandidaat kent.

11. Hoe beheer je de veiligheid van evenementen?

Gezondheid en veiligheid zijn een groot probleem als het evenementen betreft, net als de verschillende verzekeringspolissen die je moet afsluiten. Vraag je evenementenplanner hoe hij risicobeoordelingen uitvoert.

12. Wat zijn je annulerings- en terugbetalingsbeleid?

Zoals bij elke andere serviceprovider moet je altijd weten wat er gebeurt als je annuleert of een terugbetaling wilt. Zorg ervoor dat dit duidelijk in het contract dat je tekent is vastgelegd, zodat je verrassingen voorkomt.

13. Heb je officiële certificaten?

Hoewel certificaten niet super belangrijk zijn, kan het geruststellend zijn als je evenementenplanner er enkele heeft. Vraag naar zijn officiële opleiding en of hij deel uitmaakt van brancheorganisaties.

14. Hoe meet je het succes van een evenement?

Tot slot is het essentieel dat je het eens bent over de statistieken voor succes. Vraag naar welke gegevens hij kijkt en hoe hij feedback van eerdere klanten heeft verwerkt om zijn prestaties te verbeteren.

Hulpmiddelen om de antwoorden van de evenementenplanner te helpen evalueren

Er zijn niet veel tools specifiek voor evenementen als het gaat om het evalueren van de antwoorden die je krijgt. Er zijn echter veel nuttige tools ontworpen om antwoorden op sollicitatiegesprekken te evalueren.

Hier zijn er enkele van die je kunt aanpassen om je na het interview te helpen:

• De Manager Foundation biedt een uitgebreid en aanpasbaar evaluatieformulier voor sollicitatiegesprekken aan.
• De HR-afdeling van de regering in Vermont heeft een snel en eenvoudig evaluatieformulier dat je ook kunt gebruiken.
• MaRS heeft een gids over het ontwerpen van interviewvragen, zodat het eenvoudig is om de antwoorden achteraf te beoordelen.

Vraag maar raak

Er zijn veel relevante vragen om een evenementenplanner te stellen voordat je overweegt om deze in te huren. Als je ze aan het begin vraagt, bespaart dit je later veel meer hoofdpijn en misverstanden.

Heb je in het verleden een evenementenplanner gehuurd? Deel je ervaringen met de community door een opmerking achter te laten in het onderstaande gedeelte.