12 Soorten Locaties Voor Evenementen (En Hoe Je de Kosten van de Locatie Kunt Begrijpen)

Als je onze handleiding hebt gelezen over hoe je een locatie vindt, vraag je je waarschijnlijk af hoeveel geld je moet uitgeven.

Prijzen voor de locaties lopen net zo uiteen als de verschillende soorten evenementen die er georganiseerd worden. Dus om de prijzen voor locaties te begrijpen, moeten we kijken naar de locaties die beschikbaar zijn.

De 12 meest voorkomende soorten evenementenlocaties

Een evenementenlocatie kan iedere plaats zijn waar je evenement plaatsvindt. (Het hoeft geen muren of een plafond te hebben.) Er zijn wel bepaalde soorten locaties die ideaal zijn voor evenementen.

Lees verder om erachter te komen welke soort locatie er het beste bij jouw volgende evenement past.

1. Bars, cafés en clubs

Als je een feest of live show organiseert, zijn er weinig plaatsen die hier beter bij passen dan bars en clubs. Het kan ook voordelig zijn om deze locaties overdag te huren.

Meest geschikt: feestjes, live muziek, cabaretavonden en proeverijen.

2. Restaurants

Je kunt een privé-eetkamer boeken of, als je evenement groot genoeg is, het hele restaurant afhuren.

Meest geschikt voor: etentjes, verjaardagen, bruiloftsrecepties, zakelijke vergaderingen en proeverijen.

3. Hotels

Veel hotels hebben restaurants, bars, balzalen, conferentiezalen en andere evenementenruimtes, zodat ze ideaal zijn voor veel verschillende soorten evenementen.

Meest geschikt voor: feestjes, etentjes, proefevenementen, zakelijke vergaderingen, conferenties, presentaties, netwerk evenementen en bruiloftsrecepties.

4. Conferentiecentra

Veel conferenties vinden plaats in hotels, maar speciale conferentiecentra zijn ook een populaire keuze. Ze hebben hier alle AV middelen die je nodig hebt en zorgen vaak ook voor de catering.

Meest geschikt voor: conferenties (duh), zakelijke vergaderingen, presentaties en netwerk evenementen.

5. Bedrijfscentra

Er bestaat enige overlap tussen bedrijfscentra en conferentiecentra. Over het algemeen zijn bedrijfscentra meer gericht op dagelijks activiteiten zoals vergaderingen en samenwerking.

Meest geschikt voor: zakelijke vergaderingen, netwerk evenementen en presentaties.

6. Buurtcentra

Gemeentes en organisaties (zoals kerken) hebben beschikbare ruimtes voor privé verhuur. De locaties zijn niet altijd opvallend, maar je kunt vaak een hele goede deal krijgen.

Meest geschikt voor:vergaderingen en buurtevenementen.

7. Sportclubs

Plaatselijke sportclubs, bijvoorbeeld voor golf, voetbal en rugby, kunnen extra ruimte hebben die ze willen verhuren voor privé-evenementen om meer inkomsten te genereren voor hun leden.

Meest geschikt voor: sportgerelateerde evenementen.

8. Kunsthallen

Kunsthallen zijn ruimtes die voornamelijk leeg zijn zodat er ruimte is voor de kunstprojecten. Daarom is er ook ruimte om allerlei evenementen te organiseren, en je kunt misschien ook onderhandelen over een schappelijke prijs.

Meest geschikt voor:workshops, ontmoetingen met artiesten en netwerk evenementen.

9. Academische locaties

Net als sportclubs, verdienen academische instellingen graag wat extra geld. Je zult merken dat scholen en universiteiten graag een gedeelte van hun ruimte te huur aanbieden voor privé-evenementen.

Meest geschikt voor: schrijfworkshops, netwerk evenementen en presentaties.

10. Statige huizen

Als je een luxe locatie zoekt waar niet iedereen kan komen, kun je op zoek gaan naar statige huizen om je volgende evenement in te organiseren. Ze zien er geweldig uit…maar er zit ook een prijskaartje aan.

Meest geschikt voor: bruiloftsrecepties, etentjes en bedrijfsuitjes.

11. Stadions en arena’s

Als je een groot concert organiseert met duizenden bezoekers, kun je het beste kiezen voor stadions en arena’s. Maar je vindt hier ook kleinere ruimtes voor kleinere evenementen.

Meest geschikt voor:sportevenementen, concerten, cabaretshows, theaterproducties en presentaties.

12. Parken en velden

Je kunt veel soorten evenementen in de open lucht organiseren—hier is genoeg beschikbare ruimte voor. Neem contact op met je gemeente om erachter te komen welke parken of velden je kunt gebruiken.

Meest geschikt voor: markten, beurzen, festivals, concerten, cabaretshows en theaterproducties.

Prijs van de locatie

Als je een locatie hebt uitgekozen voor je evenement, is het tijd om naar de verschillende prijsstructuren te kijken. Niet alle locaties rekenen een vaste prijs voor de huur.

Hieronder vind je een paar van de vaakst voorkomende prijsstructuren.

1. Huurbedrag

Een huurbedrag is een vaste prijs die je betaalt op basis van hoe lang je de locatie nodig hebt. Je kunt de locatie meestal huren voor een paar uur, een halve dag of een hele dag.

Je kunt vanaf 10 euro per uur in goedkope locaties alles doen wat je maar wilt…tot duizenden euro’s per dag als je het prestigieuzer wilt aanpakken.

Huurbedragen kunnen kaal zijn (zie #2 hieronder) of inclusief catering en technisch materiaal. Het hangt allemaal af van jouw deal met de locatie.

2. Kale huur

Kale huur is hetzelfde als een huurbedrag (zie #1 hierboven), behalve dat er naast de gehuurde ruimte niets in de prijs is inbegrepen. In veel gevallen betekent dit dat er niet eens decoratie is.

Het is een goede oplossing als je eten, drinken, decoratie en technisch materiaal zelf wilt organiseren. Maar je moet goed uitrekenen of je op deze manier wel geld bespaart.

3. Pakket per persoon

Pakket per persoon is een prijsstructuur die precies doet wat er op de verpakking staat: je betaalt een bepaald bedrag voor iedere bezoeker.

Dat betekent dat de prijs inclusief het eten en drinken voor de gast is. Pakket per persoon prijzen zijn meestal tussen €30–100 per gast.

4. Dagarrangement

Hotels en conferentiecentra die zich richten op zakelijke evenementen bieden dagarrangementen. Deze hebben ongeveer dezelfde prijsklasse als pakket per persoon deals (zie #3 hierboven).

Dagarrangementen zijn anders omdat ze vaak inclusief AV materiaal zijn, plus andere materialen die de bezoekers nodig kunnen hebben, zoals pennen en notitieboekjes.

5. Minimaal uitgavebedrag

Veel hotels, restaurants, bars en clubs bieden je een minimaal uitgavebedrag. Dat betekent dat je van tevoren niets hoeft te betalen voor de huur van de ruimte, maar je moet wel zorgen dat je gasten een bepaalde hoeveelheid geld uitgeven.

Als je gasten hun eigen drankjes en eten gaan kopen, is dit misschien een goede oplossing voor jou. Zorg wel dat de items op het menu niet te duur zijn.

Het nadeel van deze prijsstructuur is dat jij het verschil moet betalen als je het minimale uitgavebedrag niet haalt. Minimale uitgavebedragen kunnen variëren van €200 op een werkdag tot duizenden euro’s in het weekend.

6. Minimaal aantal gasten

Bij sommige locaties moet je in plaats van een minimaal uitgavebedrag een minimaal aantal gasten halen. Dit is misschien nog wel een betere deal dan het minimale uitgavebedrag.

Hierbij hoef je alleen maar te zorgen dat er een bepaald aantal gasten komt. De locatie berekent dat iedere gast genoeg uit zal geven om de kosten te dekken en te zorgen voor winst.

Maar net als bij de optie voor een minimaal uitgavebedrag, moet je het verschil betalen als er niet genoeg gasten naar de locatie komen.

Tip: Lees deze uitgebreide handleiding over de prijzen van locaties om beter te begrijpen hoeveel je opzij moet zetten in je evenementenbudget.

Laat de zoektocht naar locaties beginnen…

Je weet nu wat voor soort locaties er beschikbaar zijn voor je evenement en welke prijsstructuren zij bieden, dus je hebt een veel betere positie om een goede deal te vinden en te onderhandelen.

Als je zelf een ervaring hebt met het huren van locaties waar we het in dit artikel niet over hebben gehad, kun je dit aangeven in de opmerkingen hieronder!